従業員の業績を文書化する方法、理由、時期を把握する

人的資源および雇用の世界では、従業員の業績に関する文書化は、従業員のしつけ、退職、または公正な昇進、報奨、および認識の能力を向上または低下させることがあります。

あなたは従業員の就職歴のすべての出来事を記録するために真剣な努力をする必要があるので、ドキュメンテーションは管理者と人事スタッフにとって不可欠です。

管理職と人事部が従業員のパフォーマンスを慎重に文書化するために必要なのは、これらすべてです。

なぜあなたは従業員のパフォーマンスを文書化する必要があります

• 文書化は、パフォーマンスの問題がタイムリーかつ簡潔な方法で従業員と話し合われたという証拠を提供します。
• ドキュメンテーションは、従業員の経年的な業績の向上または向上の失敗の歴史を提供します。これは、従業員の行動、上司の行動、発生したときの出来事についての年代順で正確な説明です。
• 文書化は、規律や従業員との解雇などの不利な行動をとるという経営判断を裏付ける証拠を提供します。
• ドキュメンテーションは、従業員が同様に適格である他の従業員よりも利用可能な昇進または機会に値するという証拠を提供します。

• ドキュメンテーションは、給与の増額、減額、または昇給を受けなかった理由を証明する証拠を提供します。
• 訴訟が発生した場合、完全で徹底的な文書化は雇用主の利益を保護します。文書は、失敗した従業員を解雇する際の経営陣の行動を支援することができます。また、違法な差別などの他の理由とは対照的に合法的な理由で従業員が解雇されたことを証明することもできます。

何を文書化するか

マネージャは、ポジティブな貢献と業績の失敗の両方について、従業員の業績を文書化する必要があります。会議または会話中に、従業員が行ったこと、言ったこと、および上司が行ったことおよび行ったことを正確に文書化する必要があります。

会話中に行われた合意、目標設定、必要とされる改善、および改善のスケジュールを文書化する必要があります。文書には、管理者が従業員を支援するために行った約束も含める必要があります。

文書化する方法

文書は、会議中または従業員との会話中またはその直後に作成する必要があります。会話が実際に行われた日に会話を書き留めておくことを忘れないでください。それがメモリに基づいているので、後で待つのがドキュメントの品質に影響します。

管理者が最悪の失敗をしたことの1つは、必要に応じて従業員のカウンセリング履歴を再構築できると信じることです。きちんとした、タイムリーな文書化の経験を持っている人事担当者は、再構築された記録にだまされることはありません。記憶から復元するマネージャは、不必要で容認できないリスクを自社にもたらします。これは、構成された履歴が潜在的な訴訟に耐えられないためです。

あなたはあなたのドキュメンテーションがプロフェッショナルで、きちんとしていて、整理されているように見える必要があります。あたかも歴史について話しているかのように文書を第三者に書きなさい。誰があなたのドキュメンテーションをいつの日に読むことができるのかわからないので、それがあなたのプロ意識を反映していることを確認してください。 （カクテルナプキン、封筒、または付箋の裏は、専門的な文書としては認められません。）

従業員があなたの組織で新しい仕事に就いた場合、またはあなたが持っていた場合、あなたの文書はその従業員の新しい上司に行くべきです。あなたの記憶のために、そしてその従業員の新しい上司に知らせるために、あなたはその従業員の名前と役職、あなたの名前と役職、そして各文書にその日付を記入する必要があります。

事実、公正、合法、客観的、完全、そして一貫性のある文書を書く。意見を避け（マイクはずさんです。アリスは怠け者です。トムは私に嘘をついていました）、名前の呼びかけ、社説編集（ジョンはぎくしゃくしています。マークは態度に問題があります）。プレーヤー。）。

従業員の行動も解釈しようとしないでください。形容詞や副詞のような説明的な言葉の使用を最小限にとどめます（ゆっくり、ずさんに、不幸に、不機嫌に、失礼）。あなたの意見やそれに対する解釈ではなく、従業員特有の行動や行動を述べてください。

ドキュメンテーションでは、会話の正確な記録が必要です。事実に固執し、あなたが言ったことと従業員が言ったことだけを書き留めてください。あなたの文書が明確であること、そしてそれが事実を真っ直ぐにしていることを確かめなさい。 （いかなる潜在的な法的状況においても、文書化されたイベントのいずれかに誤りがあると、すべての文書が疑われるようになります。）

最後に、合意、コミットメント、スケジュール、必要な改善点、チェックインポイント、およびその他の詳細をメモします。誤解が発生しないように、期限と期日の日付と時刻を必ず設定してください。

人事部の文書化方針を理解してください。これにより、どの文書に従業員の人事ファイルに配置する必要があるのか​​がわかります。懲戒処分の文書は必ず含める必要があります。

文書化および保管する場所

従業員に関する文書は機密であり従業員に固有のものであるため、文書は上司、人事部、および場合によってはその従業員の次長にも秘密にされるように注意する必要があります。したがって、ドキュメントを共有のコンピュータドライブに保存することはお勧めできません。手書きの文書と印刷された管理者の文書は、ロックされた保管場所に保管するのが最善です。

あなたがこれらのガイドラインに従うならば、あなたが懲戒処分、退職、またはより可能性のある仕事への転職の援助を求めるためにHRに行くとき、HRはあなたが問題を解決するか、状況を改善するのを助けます。 HRが文書化、文書化、文書化を指示した場合、またはそれらがあなたを助けられない場合。あなたはあなたの基地の全てをカバーするでしょう。

免責事項： 提供された情報は信頼できるものではありますが、正確性と合法性を保証するものではありません。このサイトは世界中の読者によって読まれており、雇用法や規制は州によって、そして国によって異なります。あなたの法的解釈および決定があなたの居住地にとって正しいことを確かめるために、法的援助、あるいは州、連邦、または国際的な政府資源からの援助を求めてください。この情報は、手引き、考え、および援助のためのものです。