会議の議事録を保管する方法を学ぶ

議事録は、会議または会議の公式の記録として役立つ詳細なメモです。集会の担当者は、通常、参加者の一人にこの仕事の傾向があるように依頼します。ある日、誰かがあなたになれるかも！それはそれほど難しい仕事ではありませんが、重要な仕事です。議事録は何が起ころうとしているかの公式記録であるので、正確さが要求される。必要に応じて、後で他の人が参照できるようにする必要があるという詳細なメモを取る必要があります。これはあなたがこのタスクを技巧で扱うのを助けるためのいくつかのポインタです。

会議前、会議中、会議後に何をすべきかを調べてください。

会議の前に

• あなたの録音ツールを選択してください：あなたがしなければならない最初のことはあなたがあなたのノートを取る方法を決めることです。あなたは古い学校に行ってペンと紙を使いますか、それともあなたはハイテクに行き、ラップトップコンピュータ、タブレット、またはスマートフォンを使いますか？上司に確認して、特定の方法を使用することを好むかどうかを確認してください。ありそうもないですが可能です。
• 選択したツールが正常に機能していることを確認し、元のツールが失敗した場合に備えてバックアップを取ります。あなたがラップトップを持参する場合は、例えば、同様に便利なペンと紙を持っています。コンピュータがクラッシュした場合に書き込むものを探すときに、会議を中止する必要はありません。

• 会議が始まる前に会議の議題を読んでください。それはあなたがあなたの議事録の概要を定式化することを可能にするでしょう。その上の各項目の下にスペースをいくつか残して、そこにあなたのメモを書いてください。会議を運営している人が議題にこだわる限り、これを行うことはあなたの仕事を少し楽にします。

会議中

• 出席シートを渡して、全員がサインインしていることを確認します。公式の会議議事録には、すべての出席者のリストを含める必要があります。
• 誰が誰なのかを必ず知ってください。そうすれば、誰が話しているのかを識別し、その情報を正しく記録することができます。
• 会議が始まる時間に注意してください。
• すべてのコメントを書き留めようとしないでください。主なアイデアだけを含めても構いません。あなたが同意しないアイテムを除外しないように非常に注意してください。あなたのバイアスはあなたに影響を与えるべきではありません。これは公式アカウントであり、何が起こったのかについてのあなたの意見ではないことを忘れないでください。

• それを作ったすべての動機、そしてもしあれば投票の結果を書き留めてください。誰が動議を出したのかを書き留める必要はありません。もちろん、あなたの組織のルールは異なるかもしれませんので最初にそれらを確認してください。
• 任意の動機や議論に対する投票が次回の会議まで延期された場合は、それをメモしてください。
• 会議の終了時刻を記録します。

会議の後

• すべてがまだ頭の中で新鮮である間、会議の後できるだけ早く議事録をタイプしてください。メモに誤りがある場合や質問がある場合は、他の出席者と話すことですぐに解決することができます。
• 議事録の最後のコピーに、組織の名前、委員会の役職、会議の種類（毎日、毎週、毎月、毎年、または特別）、およびその目的を記載してください。
• それが始まって、終わった時を与えてください。
• 出席者のリストと、誰が会議を開催したかについてのメモを提供します。ここで議事録を取ったことを示すこともできます。参加者のリストに自分の名前を含め、自分の名前の後にかっこを付けて、議事録を取ったと言います。あるいは、文書の最後に、「それぞれの提出者」と自分の名前を書いてサインオフすることもできます。

• 送信する前に議事録を校正してください。他の人にも見てもらうよう依頼してください。あなたが誤って何かを忘れた場合、彼または彼女はあなたに知らせることができるでしょう。
• 特に指示がない限り、会議の主催者に送信してください。