参照チェックの要求に応答する方法

参照チェック要求に応答するのは難しい仕事です。報復や訴訟の恐れがあるため、多くの雇用主はまったく対応していません。これらの推奨事項は、あなたがあなたの会社とあなたの現在の従業員の正当な利益を保護しながら、参照確認要求に合理的に対応するのを助けます。

あなたの会社の確立された参照チェックポリシーに従ってください

第一に、多くの企業は管理者が人事部に書面による参照要求を送信するよう要求しています。ただし、上司からの言及が肯定的な場合は、上司に直接口頭での言及を雇用主に提供させることに同意することができます。

文書化された形式で送信されるものはすべて人事部からのものである必要があります。または、HRスタッフが一貫性のために回答をレビューし、会社の最善の利益を保護する必要があります。一般的な参照チェック形式では、元従業員に関するこの情報を提供するように求められます。

• 役職、および時折、職責
• 最終給与、
• 雇用日、
• 「チームワーク」や「信頼性」などの特性をランク付けするように前の雇用主に依頼するチェックリストを提供します。

この事務処理は人事部に委ねるのが最善です - 少なくとも、人事部のスタッフに、あなたが送信しようと思っている可能性のある書面による回答を検討するよう依頼してください。元の従業員の仕事または仕事の特性のあらゆる側面で数値的に評価するように求める質問には答えないでください。

数値格付けは、用語の定義の共通の意味に基づいて比較することはできず、またこれらの形式で定義された数値スケールの数値の意味も同じではありません。したがって、せいぜい、それは不完全なコミュニケーションです。最悪の場合、それはあなたの元従業員の仕事の見通しを傷つけるかもしれません。

従業員が署名済みの承認をファイルに保持していることを確認する

次に、参照チェックを承認する元従業員の署名が、要求会社から送信された書類の上にあることを確認します。許可を与える前の従業員の署名なしでは、従業員に関する情報を提供してはいけません。

ポジティブリファレンスでリファレンスチェック要求に応答する

マネージャが、少ない予約で、人事スタッフと相談して元の従業員を推薦できる場合、マネージャは問い合わせを行った雇用主に電話をかけることができます。電話に応答するとき、マネージャは、電話をかける前に、参照チェックを承認する従業員の署名が人事部に登録されていることを確認する必要があります。

元従業員が優秀な従業員であり、会社を良好な条件で退職させた場合（おそらく配偶者が転居し、距離が交換できなかった場合）、元の従業員に新しいポジションを見つけるための援助をします。

または、ごく最近ではないが、あなたは一度にあなたに報告した従業員によって参照として使用されたのかもしれません。従業員について肯定的なコメントがある場合は、あなたが貢献できる肯定的なコメントで潜在的な雇用主に回答することができます。

あなたが触れたくない質問をする

照会要求の電話または文書を受け取った場合は、あなたが答えやすい質問にのみ答えてください。マネージャは、直接知識を持っている従業員のスキルと経験の分野だけを話すべきです。管理者が答えてはいけない質問がいくつかあります。

• 質問例：あなたの元従業員が彼らが考慮されている立場で成功するかどうかを予測します。 （誰かに水晶玉を手に入れた？）あなたはおそらくこの質問に答えることはできません。立場が似ているように聞こえても、同僚、雇用主の文化、顧客との関係、または従業員が成功するのに役立つ無数の要因を予測することはできません。

  良い答え：従業員が私の会社で働いていたときに働いてくれたとき、彼女はその仕事が高く評価された強力な貢献者でした。

• 質問例：従業員の弱点は何ですか？

  良い答え：彼女には、彼女が私のために働いたときに彼女の仕事を能力的に遂行する能力に影響を与えたことを言及する価値のある弱点はありませんでした。

• 例質問：従業員はなぜ彼女があなたに報告したポジションを離れましたか？

  良い答え：彼女はより大きな責任を求め、私たちの会社と製品に関する彼女の知識をまとめることを求めました。

  良い答え：彼女は自分にとって重要な個人的な理由で私たちの組織を離れました。

これらはあなたが参照チェック電話を返すかどうか潜在的な雇用主が尋ねる参照チェックの質問の種類です。

参照チェック要求に応答する：ポジティブではない

従業員が自分の仕事に不向きだったのか、他の理由で貢献していなかったのか、管理できないのかなど、従業員があなたの会社をクラウドの下に置いた場合は、電話またはフォームで人事部のスタッフに問い合わせてください。

従業員があなたの会社を辞めることをめぐる異常な状況が時々あります。おそらく、ある従業員が自分のコンピュータでポルノを見ていました - はい、彼は人事部長に自分の問い合わせ先の1つとして役立つように依頼しました。他の元従業員があなたの会社で雇用されている間に暴力を脅かしたり暴力的な行為を犯した可能性があります。

これらの元従業員はめったにあなたの会社を参照としてリストに載せないでしょうが、準備されてください。これらの電話は、標準的な対応のために人事スタッフに送信する必要があります。

ただし、ここに注意点があります。潜在的に暴力的な従業員についての照会を確認する前に、弁護士に相談してください。あなたが潜在的な雇用主に暴力的な行動を明らかにしなかった場合、元の従業員が新しい雇用主の雇用中に暴力的な行為を犯した場合、あなたの会社はこの情報を明らかにしないことに対して責任を負います。だから、あなたが従業員と別れたような異常な状況下では、あなたの弁護士に相談してください。

元従業員が一般的な参照文字を要求したとき

元従業員に一般的な参照文字を渡すことはお勧めできません。文書が存在すると、それは永遠に存続します。従業員候補者は人事部に10年と20年の期限が切れた手紙のコピーを提供しました。

一定期間が過ぎると、以前の従業員がどのような種類の従業員になったのかわかりません。そして、あなたは従業員があなたの手紙をどのように使うのか、あるいはあなたの言葉が将来の雇用主によってどう解釈されるのかを決して知りません。管理者は書面で一般的な参照文字を決して与えないことを明記した方針を採用する。

前の従業員に、あなたの会社が人事部から直接問い合わせる特定の雇用主に雇用確認を提供することを喜んで提供することを知らせます。

参照チェック要求への応答に関する最後の考え

職場で失敗するという目標を設定した従業員はほとんどいません。それでも、従業員は失敗し、企業や従業員はそれなりのやり方をします。元の従業員は全員、最初からやり直す機会があることに言及するよう求められた場合は、自分の組織から離れた条件にかかわらず、このことに留意してください。

おそらく元従業員は、彼があなたの会社で抱えていた立場に不向きでした。あなたの会社文化は、従業員のニーズと完全に一致していない可能性があります。従業員は彼の上司のそれから彼の仕事の要件について異なるビジョンを持っていたかもしれません。多分彼の私生活および結婚はあなたの会社との彼の在任期間中に解明されていました。

あなたは、従業員が失敗したり転職したりする理由についての詳細や理由をすべて知っていることは決してありません。あなたがより良い仕事、家族の移動、または夢の機会に失ったことを後悔しているのは、パフォーマンスの高い従業員にとっては簡単なことです。限界的な演奏者にとっては難しいです。

正直に言うか、最小限の情報を提供してください。成功をクリスタルボールで予測することも、未定義の用語について数値による評価やランク付けを行うこともしないでください。必要に応じて、元従業員の業績を説明する最低限の情報を提供してください。可能であれば、従業員に休憩を取り、雇用予定者と話をしてください。

参照チェックに関する最近の数字によると、最近、雇用主は参照チェックを真剣に受け止めています。雇用者の90％以上が参照をチェックしています。可能であれば、元の従業員に休憩を与えてください。