経営者会議に生産的なイベントを開催する方法

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それにもかかわらず、時々私達はちょうど会わなければならない。 そしてはい、時間管理、アジェンダ管理、順序規則に関して専門家から得られる素晴らしいアドバイスがいくつかあります。ここでの焦点は少し異なり、管理者が5つの一般的な会議の種類を簡単で生産的なイベントに変えるのに役立つ、実証済みの真のガイダンスを提供しています。

5つの一般的な会議ソリューション

1.「テーブルの周り」のアップデートで死を排除。あなたはこの会議を知っています。部屋に18人の人々を詰め込み、それからすべての人にその存在を正当化し、偉大な従業員の名声の場で彼らの身を守るための訴訟を起こす試みのように聞こえるアップデートを共有することを要求します。 CEOや上級幹部は、これらの会議を開くことで有名で、これが企業全体で何が起こっているのかを知ることが皆のための素晴らしい方法であることを素朴に信じています。実際には、人々は大抵チューンナップして、だれも聞いていない自分自身のアップデートを計画することに集中しています。

代わりに： どうしても、同僚、チームメンバー、または主要な同僚と一緒に集まりましょう。ただし、「テーブルを囲んで」アプローチに屈してはいけません。例外的に情報を提供します。決算情報、大口顧客の獲得、組織全体の取り組みに関する最新情報など、関連するニュースを共有します。また、重要な問題を提起するために個人向けのオファーを拡張します。注目に値する広く知られていない何かが発生した場合、誰かがそれを共有する必要があります。あるグループが別のグループからの援助を必要としている場合は、要求を上げます。

それ以外の場合は、すべての出席者に共有を強制しないでください。

一般的なステータス会議。 これらは定期的なイベントとしてロックインされ、管理が不十分な場合は特に、時間のかかる致命的な問題となる可能性があります。

代わりに ：あなたが調べることができる何かのために会議に電話することはありません。その日のテクノロジツールを活用して、作業チームが最新の目に見えるステータスの更新を維持し、誰もがマウスをクリックするだけでそれを確認できるようにします。会う必要がある場合は、予定されている会議時間を半分に短縮するか、または機敏なアプローチを使用して短い「待機」セッションを実行します。これらのセッションを長引かせる窮屈さと気を散らすものについては狂信的になりましょう。ステータスの共有に焦点を当て、このフォーラム以外で問題に取り組むよう人々に求めます。

構造化されていないブレインストーミング会議。 ほとんどのブレインストーミング会議はあまりにも容易ではないので、アイデアを抑制したり、上司のアイデアを支持したり、ポストイットでクールなものの素晴らしいリストを作成したりすることになります。

代わりに： ブレインストーミングのトピックを定義し、セッションの前に招待者と共有するようにします。意見をまとめてまとめ、投稿したり、アイデアに帰属せずに共有したりします。ライブセッションを使用して、送信されたアイデアを飛び越えて構築し、リストに追加します。このセッションでアイデアを評価したいという衝動に抵抗する。ブレインライティングなど、社会化の圧力を最小限に抑える他の手法を取り入れます。そしてなによりも、アイデアを統合し、将来のセッションや状況で簡単にグループが参照できるように、アイデアを評価してアーカイブするプロセスを作成します。

4.異端審問官の見栄えを良くするオペレーションレビュー。 会議のリーダー（通常は幹部）が、1つの奮闘している機能に集中するか、全員のプレゼンテーションの弱点を探し、それからメッセンジャーを容赦なく焼くというセッションを経験したことがあるなら、このフォーマットがどれほど有害なのか知っています。このプロセスを永続化しないでください。

代わりに： 詳細なダイビングや企業の肛門保護検査を非公開にし、重要な経営指標、問題、および機会の共有に焦点を当てます。グループミーティングは、不振の領域や個人を引き裂く時間や場所ではありません。その場でフォローアップ会議を開催しますが、他の人全員にこの問題に関するあなたの目に見える反対尋問を受けさせないでください。改善のための説明責任を怠ってはいけませんが、残酷さや、会議の管理レパートリーからの世間の恥を意味するものを排除してください。

自発的な決定を要求する問題を提起する会議。 奇妙なことにまたは皮肉なことに、会議室は迅速な決断を下すための最悪の場所の1つです。初めて問題を提起して決定を求めることで人々はその場に出て、彼らはこのアプローチを使用することに対して憤慨するでしょう。

代わりに： 問題やオプションに関して主要な利害関係者を巻き込むために、グループミーティングに先んじて絶え間なく努力してください。彼らの意見を求め、あなたの視点を提供し、そして共有された利益を仲介するために働きます。ミーティングフォーラムを使用して、利害関係者の利益を検証し、その推奨事項を特定します。まだ一歩もしなくてもすぐに決断を下すことはできないかもしれませんが、セッション前の作業との仕事上の関係が強化されているでしょう。

今のところ一番下の行

私たちは本質的に共通の生き物であり、同じ場所にいなくてもつながっていくことを可能にするさまざまなテクノロジーツールを持っていますが、時にはそれは単に対面するのに役立ちます。時間を最小限に抑え、脅威にさらされない環境で高品質の情報共有を最大化する会議を開催することで、この時間を賢く活用し、参加者への敬意を示します。