出張時の経費払い戻し

経費払い戻しは、従業員が会社の勤務時間中に自分のお金を使うときに返済する方法です。これらの費用は通常、従業員が出張中に発生します。

旅費には、宿泊費、航空便、陸上輸送、鐘楼への助言、食事、および仕事のために旅行中に従業員が経験する可能性のあるその他の付随的な費用が含まれます。その他の事業経費には、顧客または見込みのある従業員を昼食または夕食に連れて行くこと、必要な本または雇用主がカバーする他の教材を購入すること、または運転費などの項目が含まれ得る。

組織が払い戻す費用の種類は、会社の出張、接待、および従業員ハンドブックの一般払い戻し費用ポリシーに記載されています。場合によっては、ドライクリーニングや長期の旅行でのジムのメンバーシップなどの費用がカバーされます。出張での顧客の接待は一般的な払い戻し可能な費用ですが、ほとんどの企業は食べ物や接待に支出制限を設けています。

従業員が費用を支払う方法

企業のクレジットカードを頻繁に使用する中低レベルの従業員を企業が信頼するようになるケースが増えています。自分のお金で経費を支払う代わりに、従業員は会社のクレジットカードに付随費用とチップを除くすべてを請求します。

これは、従業員が領収書を保存したり旅費報告書を記入しなくても、クレジットカードの請求書に正確な費用が記録されるため、従業員の経費払い戻しに便利なアプローチです。

出張経費を従業員に支払うもう1つの方法は、日当を使う方法です。日当は、出張中に従業員に支払われる所定の日当です。これらの費用は、宿泊費、食事代、チップ代、タクシー代、およびその他の陸上輸送費になります。

経費報告書の記入

会社のクレジットカードを使用する場合も現金を支払う場合も、従業員は旅行から戻ったときに経費精算報告書に記入する必要があります。会社のクレジットカードでは、クレジットカードの請求書に記載されている明らかに少ない料金（深夜の食事など）を説明する必要があります。彼らはまた彼らが彼ら自身のお金またはクレジットカードで支払いをした追加の付随費用のために会社に請求するでしょう。

従業員が現金を支払うとき、彼または彼女は払い戻しが要求されているそれぞれの費用を記載し、そして時々正当化する必要があるでしょう。ほとんどの会社は、経費払戻報告書を提出しなければならない日付を設定し、すべての経費はクレジットカード会社からのステートメントと同様に会計処理によって見直されます。不当な費用、または会社の方針によって除外された費用は払い戻されず、従業員に問題を引き起こします。

異常な状況

ある営業担当者が旅行で彼らと一緒にペットを連れて行き、ホテルがその料金を引き落とすことはないと主張し、ホテルのペット料金を会社のクレジットカードに請求するとします。

それは会社の資金の誤用ですか？そのようです。書面であろうとなかろうと、明らかに、会社のクレジットカードの使用は会社の経費のみに使用されるべきです。場合によっては、企業を個人的に使用すると解雇されることがあります。しかし、これはあなたが考慮する必要があるものです。従業員は会計に行き、ホテルがペット料金を引き分けることができなかったという問題を説明しましたか？それとも、従業員は経理上の費用の慎重な見直しに巻き込まれましたか。

もう1つの考慮事項は、過去に他の従業員にも同様の費用が会社から払い戻されたことがあるかどうかです。もしそうであれば、懲戒処分は適切ではありません。しかし、会社の方針で特定の支出が許可されていないことが明確に示されていて、従業員が引っかかっている（正当ではない）場合、HRは何らかの重大な懲戒処分を取るべきです。すべての状況が明確なわけではありません。時にはあなたは行動を起こす前にちょっと調べて調べてやらなければならないことがあります。