会議の議事録とその重要性について学ぶ

E, É, È, Ê. Как читается буква Е с разными значками? Французский для детей. Урок 7

会議の議事録は、会議で話し合ったことや会議中に何が起こったのかについて参加者と非参加者に通知するために使用される文書化または記録された文書です。会議の議事録やメモは通常、会議中に指定された会議の議事録レコーダーによって取得されるため、会議中に発生したものに関する正確な記録が存在します。

議事録には通常以下のものが含まれます。

参加者の名前
議題項目
参加者による決定
参加者が約束したフォローアップ活動
コミットメントの完了期限
将来のレビューや歴史を文書化する価値のあるその他のイベントやディスカッション

歴史資料としての会議録

歴史的な文書として、議事録は決定につながった重要なアイデアや議論のポイントを文書化するのに役立ちます。たとえば、有効な会議の議事録には、チームが話し合った5つの選択肢と、1つが他のものよりも選択された主な理由が指定されている場合があります。

典型的なビジネスミーティングの議事録は、すべての議論を記録したり、誰が何を言ったのかを詳細に述べたりする必要はありません。もちろん、この規則は、法廷審問や法的措置が議論されている状況など、他の種類の会議では異なります。この種の会議では、会話と発言の正確な記録が必要です。しかし、人的資源が訴訟について話し合っていない限り、典型的な職場会議ではすべてのiotaを文書化するわけではありません。

議事録を共有する時期と方法

理想的には、会議の議事録はラップトップやiPadなどの電子機器に記録され、つづり、文法、および明快さの簡単なレビューに続いて、会議の終わりに会議参加者に電子的に広められます。このようにして、参加者は自分たちのコミットメントと期限についてすぐに通知を受け、質問をしたり説明を求めたりすることができます。レコーダーが議事録を転記したりエラーをチェックしたりするためにこれが不可能な場合は、会議の24時間以内にそれらを配布する必要があります。

議事録はまた、会議中にチームメンバーが行ったコミットメントを思い出させ、参加者がこれらのアイテムを自分の予定表および日々のタスクリストに転送するのに役立ちます。

レコーダーは、次回の会議の開始時に前回の会議の議事録を常に確認して、人々がそれらの会議の正確性と次の手順を確認できるようにする必要があります。

議事録の作成への組織の対応

会議の成功に不可欠な議事録は、参加者および参加できなかった従業員に会議の記録された履歴を提供します。会議の議事録が完全に提出されないと、会議の成功の見込みは低下します。バランスの取れた人々は、一度に豊富な情報を吸収して保持することができないためです。

会議の議事録をとる従業員は通常チームのメンバーであり、会議に参加している間メモを取ります。法務関連または政府関連の会議や企業理事会の会議を含む会議では、参加していない個人が公式の議事録を取り、その議事録を記録することがよくあります。

重要な情報を正確に記録するには、議事録レコーダーに詳細と集中し続けるための能力が必要です。議事録を記録しながら会議に参加できるようにするには、この従業員も効果的にマルチタスクを実行する必要があります。

一部の組織では、同じ従業員が会議ごとに議事録を作成します。あるいは、責任が従業員から従業員に移る可能性があります。議事録作成担当者の役割は、効果的なリーダーシップとコミュニケーションスキルを構築し、切望された仕事になることができます。

会議議事録レコーダーの要件

レコーダーの要件には、次の機能が含まれます。

会議で下された決定、コミットメント、および主要なディスカッションポイントを正確に記録する
会議のメンバーがコミットした行動項目と期日を記録します（行動項目には名前が付いていますが、議事録には非公式の職場での会議で何を言ったのかが記載されていません）。
会議の終わりに主要な決定と割り当て、あるいは自発的な約束と行動項目を検討して、参加者が退会する前にそれらに同意できるようにする。
出席者は分以内に意見の相違があるものを追加または修正できるため、チームプレーヤーで柔軟に対応できます。