従業員の質問に答える方法 - 会議のヒントと戦略

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最初からパラメータを設定してフロアの制御を維持していない場合は、フロアを開いて従業員の質問を受ければ、ビジネス会議は際限なく開催できます。不機嫌そうな従業員はしばしばグループの場で発言することを望んでいるので、「すべての群衆の中に1つがあります」という言葉はビジネスミーティングの文脈ではよく当てはまります。それに必要なのは、他の人が同意して集中し始めるようにするための1つの否定的なコメントまたは質問です。しかし、その逆もまた真実でありえます。前向きな会話を始め、他の人たちが参加するように誘うと、その結果、会議に時間を割く価値があると感じて、離れて歩いても生産的な会議になることができます。

ビジネス会議に関する最大の不満の1つは、それらが不必要であり、貴重な作業時間を無駄にすることです。あなたがあなたのミーティングの目的を明確に述べ、あなたがミーティングに（そして任意のオープンディスカッションに）捧げられる時間の長さを事前に設定し、そしてミーティングのトピックと予定された期間に固執することを確認してください。また、ミーティングのアイスブレイカーやウォームアップのアクティビティを使って、ミーティングをより面白くすることもできます。

ここでは、会議中にすぐに答えたくない、または会議中のどの時点でも対処したくないという質問をした従業員に対処するための戦略を示します。

質問に対してすぐに行動する場合

質問がタイムリーで作業中であり、対処すべきだと感じた場合は、すぐに回答しますが、少しの間回答し、時間がある場合は会議の終わりにさらに質問をすると述べてフォローアップします。

ボディーランゲージを進めているというあなたの発言を支持しましょう。あなたのメモを見たり、ホワイトボードなどに向かって向きを変えたりしてください。あなたが観客を見張っているならば（特に上げられた眉毛で）、あなたはあなたがより多くの質問のために開口部を去っているという信号を送るかもしれません。

観客が否定的または敵対的であるならば、彼らの懸念を認めるが間接的にだけ。あなたが彼らの懸念を理解し共有していることを説明するために少し時間をかけてください、しかしあなたがトピックからあまりに遠く離れたならば何も達成されないでしょう。他の人々が後で質問を書き留めるように提案するか、あなたがより詳細に彼らの懸念について話し合うことができる場所であなたと個人的に会うように手配することを提案します。

単一の質問に答えるのは、次の理由で便利です。

会議の主催者が、考えていない可能性があることを説明することを許可します。
それはあなたがあなたの聴衆に聞いているというメッセージを送ります。
質問を1つだけ取ることで、自分はまだ会議を管理しているが、参加者が何を考えているのかを気にするというメッセージも送信されます。

質問を巧みに遅らせる方法

尋ねられた質問が会議の後半で扱われるならば、「それは良い質問です、そして、私たちはまもなく対処します」と述べてください。

質問された質問がトピック外であり、会議で対処されない場合は、解決のための一連の具体的な指示を記入してください。質問に答えるのを拒否したり、「この会議の目的ではない」と判断しただけでは、誤ったメッセージを従業員に送信することになりかねません。経営陣は気にしません。

会議では話し合わない質問を延期するもう1つの方法は、その人にあなた（または他の適切な管理職員）と面談するよう依頼して、より詳細に懸念について話し合うことです。あなたは（もし適切なら）質問が将来の別の会議で扱われることの考慮を正当化するのに十分に重要であると提案するかもしれません。

質問を延期すると便利です。

カジュアルな職場環境では、従業員は自由に自分の考えを話すことができず、会議を管理することができます。
ほとんどの怒っている、または不満を持っている従業員は何よりも聞かされたいです。適切な時期に適切なタイミングで彼らに響板を与えることは、小さな問題がより大きな問題になるのを避けるのに役立ちます。そして
従業員は優れたリーダーシップを必要とし、それに応えます。経営陣が公正でバランスの取れた方法で統制を維持している場合、経営陣が聞いているというメッセージを従業員に送信しますが、適切な境界を設定する必要があります。