従業員ファイルに含まれるもの

従業員人事ファイルは、雇用申請から退職面接および雇用終了文書までの雇用関係の履歴を含むメインの従業員ファイルです。従業員の人事ファイルの情報にアクセスできるのは、人事部の従業員とその従業員の直属の上司および管理者だけです。

従業員の人事ファイルは通常、人事部スタッフがアクセスできる施錠された場所の、施錠された耐火ファイルキャビネットに保管されています。人事ファイル内の従業員情報の機密性は最も重要です。

会社で保管されているすべての従業員ファイルの中で、従業員従業員ファイルは、雇用主、監督者、または人事部スタッフが情報を得るために日々アクセスするものです。

従業員の人事ファイルの内容に関する考慮事項

従業員の人事ファイルに文書を提出する際に考慮すべき基本原則と質問はこれらです。

• 雇用主が訴えられた場合の決定を正当化するために、雇用主は特定の文書を必要としますか？雇用者は法廷で文書を必要としますか？
• 従業員は、文書が自分の人事ファイルに提出されることを知っていますか。ほとんどの場合、雇用主は、文書の内容との合意を示すのではなく、文書に署名してもらうべきであり、文書を知っていて文書を読んだことを認めなければなりません。
• 従業員に関する驚き、意見、または個人的なメモを従業員の人事ファイルに入れるべきではありません。事実だけで投機的な考えは、従業員の人事ファイルにはありません。

従業員人事ファイルの内容

以下は、雇用主が従業員の人事ファイルに保存する必要がある文書に関する推奨事項です。

雇用歴

• 求人応募
• 履歴書
• カバーレターを再開
• 教育の検証
• 雇用確認
• 拒否通知
• 職種の説明
• 職務分析レコード
• 求人レターまたは雇用契約
• 雇用代理店または臨時代理店契約（使用されている場合）
• 緊急連絡先情報
• 従業員ハンドブックの受け取りを示す署名された従業員ハンドブック確認フォーム
• カバーされたトピックと誰によってカバーされたトピックを示す新入社員オリエンテーションからのチェックリスト
• 移転協定および文書
• 従業員と雇用主との間のあらゆる契約、書面による合意、領収書、または承認（非競争的合意、雇用契約、または会社提供の自動車に関する合意など）

• 譲渡、昇進、社内での求職などの要求を含む雇用公式用紙の寿命
• 雇用に関するその他の文書

従業員の能力開発、開発計画、および改善

• 業績評価の使用済みコピーまたは従業員開発計画のコピー
• 従業員の自己評価
• 正式なカウンセリングセッションからの記録
• 出席または遅刻に関する注意
• パフォーマンス改善計画文書
• 懲戒処分レポート
• 証明書、表彰状などの従業員表彰
• 従業員の正式な提案と推奨事項、組織の対応
• トレーニング記録
• トレーニングの依頼
• コンピテンシー評価
• トレーニングクラスまたはセッションの通知またはスケジュール

• 調印の必要性
• 研修経費レポート
• 顧客または同僚からの苦情

雇用終了記録

• 従業員辞任書
• インタビュー文書を終了する
• コブラ通知
• 雇用終了チェックリスト
• 最終給与、休暇手当、会社の資産の返品など、従業員の雇用のあらゆる側面に関する最終会計