あなたの次の手紙に最適な挨拶文を選ぶ

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ビジネスレターを書くときは、最初に適切な挨拶文を含めることが重要です。これはあなたがあなたのメッセージを電子メールで送るのか、それともメールで送るのかに関係なく当てはまります。適切な挨拶をすることはあなたの手紙のトーンを設定し、あなたがビジネスエチケットの基本的なルールを理解していることを受信者に示します。

単純な "こんにちは"、 "こんにちは"、または "こんにちは"でさえカジュアルな対応には適していますが、より正式な挨拶文は、カバーレター、推薦状、問い合わせの手紙。

以下は、ビジネスおよび雇用関連の通信に適した文字挨拶文の例のリストです。後で、あいさつ文を選択して書式を設定する方法、および名前がわからない相手に手紙を送る方法について説明します。

ビジネスレター挨拶文の例

スミスさん
スミス夫妻各位
ホワイトさん、スミスさん
スミス先生各位
スミス裁判官各位
ジョーンズさん
親愛なるジェーンドゥ
ヘイブン博士へ
ヘイブン博士夫妻各位
姓（親しい人）

これらの挨拶文はすべて「親愛なる」という言葉で始まります。あなたは単にその人の名前で手紙を始めることができますが、それは突然または失礼とさえ誤解される可能性があります。ビジネスレターの「親愛なる」という言葉で挨拶文を始めることは常に安全です。

1つの例外は、一般的な挨拶文「心配することがあります」を使用している場合ですが、それについては後で説明します。

名前とタイトルのガイドライン

あいさつ文は通常、「氏」とともに、その人の姓を使用する必要があります。または「さん」一般に、 "夫人"の使用は避けてください。あなたが女性がどのように対処されることを望んでいるかについて確信がない限り、または「ミス」。疑問がある場合は、デフォルトで "Ms."を使用します。

博士号または医学の学位を持っている人に手紙を書いている場合は、省略形の "Dr."を使用してください。ただし、教授、裁判官、ラビなどの他のタイトルの場合は、完全なタイトルを書き出して大文字にします。たとえば、裁判官への手紙でのあなたの挨拶は、「親愛なる裁判官バーナード」になります。または、あなたの対応がラビとのものだった場合、あなたは「親愛なるラビウィリアムズ」と書くかもしれません。

あなたの手紙が一人以上の人へのものであるとき、それらの名前の全てを別々に書き、それらをコンマで区切って書きなさい。たとえば、「Hobbesさん、Luxeさん、Hopmanさん」夫婦で、夫婦のうちの一人が自分の名前を変更した場合は、姓を1回だけ使用する必要があります。例えば、「スミス夫人、夫人」

人の性別が名前からはっきりしない場合があります。「Corey」や「Blake」などの名前は、一般的な女性の名前と男性の名前の両方です。その場合は、LinkedInまたは会社のWebサイトで検索して性別を特定するための調査を行います。しかし、それがあいまいなままであるならば、単にその人の氏名を書き出して、タイトルを落としてください。たとえば、「親愛なるCorey Meyer」です。

レターグリーティングの書式設定方法

コロンまたはコンマ、スペースで挨拶文に従ってください、そしてあなたの手紙の最初の段落を始めてください。コロンを使用するのがより正式な選択肢です。例えば：

スミスさん：

手紙の最初の段落

担当者がいない場合

組織に連絡担当者がいない場合は、挨拶文を省略して、手紙の最初の段落から始めるか、または一般的な挨拶文を使用することができます。

ただし、一般的な挨拶文を使用する（または挨拶文を辞める）前に、連絡している人の名前を調べてください。あなたが求人に応募または問い合わせをしていて、求職者の名前が求人リストに含まれていない場合は、会社のWebサイトでその雇用主または採用担当マネージャの役職を調べることができます。連絡先番号がある場合は、管理アシスタントに電話して、雇用マネージャの名前を尋ねることもできます。

別の種類の手紙を送信している場合でも、会社のWebサイトでその人の名前を調べるか、管理アシスタントに話すか、連絡先の人の名前を会社に問い合わせることができます。