人事ファイルの概要とサンプルファイルポリシー

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雇用主は、何らかの理由で情報にアクセスする必要がある場合に、正確な情報を手元に用意して整理したいと考えています。緊急連絡先、従業員の住所、業績評価の追跡、懲戒処分、従業員の承認、および雇用申請資料の変更は、雇用主がすぐにアクセスできるようにする必要がある情報の例です。
雇用主は、ほんの数例を挙げると、従業員の選択、業績、職歴、報酬根拠、および社内昇進申請などの人事問題に関する文書を保持する必要があります。

EEOCの主張、訴訟、あるいは従業員に対する昇給や昇進の欠如を正当化する必要性さえも、雇用主がこの種の従業員文書を収集し、保持していることを要求します。

一部の従業員記録は、雇用主が維持するために連邦政府または州政府によって要求されています。従業員情報を人事ファイルにまとめることは、アクセスと法令順守および準備に意味があります。

人事ファイルの種類

事業主は、業務上の使用、従業員の機密保持、医療上のプライバシー、および法令順守のために、一般的にいくつかの種類の人事ファイルを管理しています。私は、雇用主がどれだけのファイルを保持することを要求されているかを示す法律を知らない。

ただし、人事ファイルの内容を管理し、誰がその情報にアクセスできるかについては、従業員の機密保持に関する法律が数多くあり、また、従業員のベストプラクティスがあります。これらは米国のほとんどの雇用主が維持している人事ファイルです。（世界的な法律と慣行は異なるかもしれません。）

人事ファイル： これは、雇用関係の履歴を含むメインの従業員ファイルです。
給与ファイル： 給与と福利厚生に関するすべての給与計算の問題について、個別のファイルを管理したいとします。
従業員医療ファイル： 1996年の連邦健康保険の携帯性と説明責任に関する法律（HIPAA）では、雇用主は従業員の医療記録を機密として保護する必要があります。
I-9従業員フォーム あなたのメインの機密従業員の人事ファイルを見ながら、さまざまな状況下でこれらのフォームをチェックする権限を与えられている公務員が欲しくないので、すべての従業員（従業員ごとではなく）のI-9フォームに対して別々のファイルを維持する必要があります。。

従業員ファイルへの従業員のアクセス

従業員は、人事部スタッフの指導および監督の下、従業員の人事ファイルにアクセスすることが許可されています。従業員の人事ファイルは、それらを維持および保護する責任を負う雇用主の所有物と見なされます。

サンプル人事ファイルポリシー

以下は、会社で使用するためのサンプルの人事ファイルポリシーです。推奨されているさまざまなファイルと、各ファイルにアクセスできるユーザーについて説明します。

サンプルポリシー

当社は各従業員につき3つの従業員ファイルを保持しています。

A 人事ファイル （あなたの会社名）の各従業員に対して維持されます。これらの人事ファイルには機密文書が含まれており、人事部のスタッフによって管理および管理されています。

このファイルへのアクセスは人事担当者に限定されており、各従業員の上司は従業員の業務遂行に関連する文書とともに自分のファイルを保持していると想定しています。

人事ファイルの典型的な文書には、雇用申請書、家族の緊急連絡先用紙、文書化された懲戒処分履歴、履歴書、従業員ハンドブック、および随時雇用主の承認書、最新の個人情報、および職務参照が含まれます。

すべての人事ファイルに同じ文書が含まれているわけではありませんが、各人事ファイルには同じ文書がいくつかあります。

給与ファイル また維持されます。給与ファイルには、従業員の仕事、部署、報酬の変更などの履歴が含まれています。給与ファイルへのアクセスは、適切な経理担当者と人事担当者に限定されています。

あ 従業員医療ファイル また維持されます。医療ファイルの内容は、人事部が指定したスタッフ、およびファイルに記録が保存されている従業員以外は誰にも利用できません。あなたの会社名）では、医療ファイルは最高レベルの安全な保管と機密保持を受けています。

従業員は、通常の営業時間内に人事部の担当者に連絡することによって、自分の人事ファイルを閲覧することができます。いかなる従業員も、人事担当者の存在下で閲覧しなければならない文書を自分の人事ファイルから変更または削除することはできません。

としても知られている従業員ファイル、従業員レコード、人事ファイル、資料

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