雇用確認とサンプルポリシー

雇用確認とは、現在または以前の従業員があなたの組織に雇用されている、または雇用されているという、将来の雇用主、政府機関、または貸付機関などの外部機関による問い合わせに対する回答です。ほとんどの場合、要求元の組織は次のことを確認します。

• 雇用日
• 給与情報
• 個人がまだあなたの組織に雇用されているかどうか。

将来の雇用主による雇用確認要求の場合には、従業員の実績および潜在的な再雇用についての情報がしばしば要求されます。現在/最新の雇用情報に加えて、従業員の職責、役職、および給与履歴の特定の履歴を要求することも、雇用の検証にとって珍しいことではありません。

どのくらいの量の情報を公表するかは雇用主次第ですが、一貫して強制される雇用確認方針が存在すべきです。雇用確認要求を処理する際には、一貫性を保つことが重要です。

あなたの上司やスタッフは、雇用確認要求への対応方法や、雇用主が身元調査を行う時点でのより長く詳細な要求への対応方法についてのトレーニングが必要です。

政府機関や融資機関などの他の団体は、将来の雇用主が入手したいと思う詳細な参考文献や背景調査情報を求めないでしょう。

雇用確認サンプルポリシー

現在または以前の従業員、現在または以前の従業員の将来の雇用主、政府機関、または金融機関や貸付機関などの他の組織からの雇用確認に関する問い合わせはすべて、会社の正式な回答を得るために人事部に送信する必要があります。

いかなる状況においても、他のいかなる従業員も会社に対して書面または公式の雇用確認応答を提供する権限を与えられていません。あなたの人事部スタッフは、雇用確認要求への対応について訓練を受けています。彼らはまた、元従業員からの情報を公開するための署名された許可がファイルされているかどうかを知るでしょう。

雇用確認の要求にはすべて、情報の公開を承認する従業員または元従業員の署名が含まれている必要があります。現在の従業員の場合、礼儀として、雇用確認情報が要求されたときに人事部が従業員に通知します。

許可の署名がある場合、一般に、あなたの会社は現在および以前の従業員に関するこの情報を公開します。

• 個人が現在あなたの会社で雇用されているかどうか
• 従業員の現在または最後の役職
• あなたの会社での雇用日
• 従業員に支払われる現在または最終の給与。

要求の状況、および過去または現在の従業員からの入力に応じて、会社は給与履歴、役職履歴、および会社が従業員を解雇するかどうかを公開する場合があります。

この方針の例外は、あなたの会社の社長によって承認されなければなりません。