結果を生み出す効果的な会議を開催する方法

人々はビジネスミーティングに多くの時間を費やすので、ミーティング時間を持続可能な結果に変えることは成功した組織にとっての優先事項です。ビジネスミーティングを成功させる行動には、ミーティングの前、最中、および後にミーティングリーダーによる管理が必要です。

これら12のビジネスミーティング管理のヒントを活用すれば、ミーティングやチームはよりよく機能し、より良い結果を生み出すでしょう。

営業会議の前に取るべき行動

ビジネスミーティングの前の行動は、ミーティング結果を達成するための基礎を築きます。あなたはすべての必要なフォローアップをすることができます、しかし、事前作業なしで、あなたは成功することはありません。

ビジネス会議を計画する

結果を生み出す効果的なビジネスミーティングは、スマートプランニングから始まります。まず、会議の計画を立てるために他の従業員が必要かどうかを確認します（つまり、少数の部署から人を引き込む）。それから会議を開くことによってあなたが達成したいことを決め、あなたの会議のために実行可能な目標を設定します。

ビジネスミーティングに設定した目標によって、効果的なミーティングプランの枠組みが確立されます。 Stephen Coveyが「非常に効果的な人々の7つの習慣」で述べているように、「心の端から始めてください」。会議の目的によって、会議の焦点、会議の議題、および会議に参加するために必要な参加者が決まります。

あなたが会議を必要としていることを確認する

逆に聞こえるかもしれませんが、ビジネス会議の計画を立てたら、会議が自分が決めた目標を達成するための適切な手段であることを確認してください。あなたが出席者の請求可能な費用を考えるとき、会議を開催することは高価な冒険です。ミーティングが問題の解決、プロセスの改善、またはチームや部署のための長期的または短期的な戦略の立案に最適な機会であると判断するために、あらゆる努力を払います。

会議への適切な参加を確保する

ビジネス会議が目的を達成するための適切な手段である場合は、会議を成功させるために必要な出席者を確認してください。これは非常に簡単なように思えるかもしれませんが、それは最も精通したリーダーをつまずかせます - 重要な出席者は会議に出席するために利用可能でなければなりません。

時々人々は彼らの不在で代表者を送ります。デリゲートが重要な意思決定者の代わりに出席する場合は、指定されたスタッフメンバーが承認を得られる最終的な決定を下す権限を持っていることを確認してください。それ以外の場合は、会議を延期します。

会議前の作業前の配布と確認

会議の進行役が大量の紙を配ったり、PowerPointプレゼンテーションを開いたりしてディスカッションを開始することから始めた会議には、何回出席しましたか。それは真鍮の戦術に降りるためイライラしています。会議はグループの読込となり、ビジネスにとっては生産的にはなりません。

会議の前に必要な事前作業を行うことで、ビジネス会議を最も生産的にし、結果を確実にすることができます。会議の開始48時間前に、事前作業、図表、グラフ、および読み物を提供することで、全員がすぐに参加できるようになります。

会議の目的を達成するのに役立つドキュメントには、次のものがあります。

• レポートとデータ
• チャートと競合情報へのリンク
• 今月の売上
• 生産計画
• 重要なディスカッションポイントを説明するMicrosoft PowerPointスライド
• 会議の議事録、メモ、および以前の会議または関連する会議やプロジェクトからのフォローアップ

ビジネスミーティング中に取るべき行動

ビジネスミーティング中に、時間を効果的に使用すると、トピックに対する意欲が高まり、参加者からのコミットメントが生まれます。人々は彼らの日々の挑戦よりも大きな何かの一部を感じるでしょう。したがって、フォローアップの段階を設定する、十分に円滑化された積極的な会議は、会議の結果を生み出します。

効果的なビジネス会議の円滑化

会議のリーダーは、会議の参加者間の対話に積極的で生産的なトーンを設定します。効果的な会議の円滑化は、目標の見直し、または会議からの予想される結果、および議題から始まります。ファシリテーターは、グループメンバーが集中的かつ生産的な状態を保つのを助けます。

会議のデザインと議題は会議の枠組みを設定します。参加者を常に追跡する効果的な進行役は、会議の結果として期待される望ましい結果を確実に達成します。

各参加者を実行可能な行動に巻き込む

各ワークグループには、会議に登場するさまざまな個性があります。あなたは静かな同僚だけでなく、あらゆる論点を支配しようとする人々を持っています。会議を円滑化するか出席するかにかかわらず、会議の目標のプロセスに各出席者を参加させる必要があります。

これにより、各参加者は会議のトピックに確実に投資され、フォローアップが行われます。あなたは1人のメンバー、あるいは自分自身で全負荷を担おうとはしません。

効果的なビジネス会議のフォローアップ計画を作成する

ビジネスミーティング中に、行動項目を使ってフォローアップ計画を立てます。効果的な計画は次のとおりです。

• 特定のアクション項目
• アクション項目を達成するために所有権を取った人の名前
• アクション項目の期日
• アクション項目の完成を構成するものについてのコンセンサス

チームメンバーが結果を生み出すために必要な項目を達成しようとするときに経験する可能性がある現実のシナリオと成功への障壁について話し合う。フォローアップ会議が必要な場合は、全員のカレンダーに表示されるように参加者が退席するまでの時間を設定します。

営業会議後の行動

会議前および会議中の行動と計画は、期待される、前向きな、そして建設的な成果を達成するのに役立つ大きな役割を果たします。会議後のあなたの行動も同様に重要です。次回の定例会議でのフォローアップは、結果を確実にするのに十分な投資ではありません。

議事録の公開

議事録および行動計画を24時間以内に公開してください。すぐに行動項目から始めれば、人々は結果に最も効果的に貢献するでしょう。彼らはまだ会議の新鮮な記憶、さまざまな議論のポイント、および各会議項目の理論的根拠を持っています。

また、議事録の配布が遅れると、結果に影響を及ぼします。ほとんどの人が、議事録にコミットする前に議事録が到着するのを待つからです。

効果的なビジネス会議のフォローアップ

締め切りとフォローアップを尊重し、遵守することは、あなたがあなたの会議の結果を達成するのを助けます。会議の後、行動項目を持つ各人はそれぞれのコミットメントを達成するための行動計画を立てるべきです。

計画担当者がステップを書いたり、他のスタッフにタスクを委任したり、すぐにタスクを完了したりするかどうかにかかわらず、個人がフォローアップを担当します。

また、会議の途中で各自とフォローアップすることで、会議の結果を向上させることができます。あなたの目標は、進捗状況をチェックし、タスクが進行中であることを確認することです。

次回の会議中のフォローアップに対する説明責任

あなたは、各参加者が彼らのコミットメントを達成することができなかった理由をグループに話すことからなるフォローアップ会議に座ったことがありますか？結果に対する説明責任の規範または習慣を確立することは、ミーティングサイクルの早い段階から始まります。

会議の途中で進行役によるフォローアップは役立ちますが、グループは約束を受け入れられないものにしないようにしなければなりません。参加者全員がそれぞれの目的を達成したことを期待して、次の会議で進捗状況と結果について報告する。タスクが停止した場合は、次の会議で、進行するための正当な障害があるかどうかを確認し、進行方法を決定します。

継続的改善のためのビジネス会議プロセスの報告

各ビジネスミーティングを報告するという実践は、継続的な改善のための強力なツールです。参加者は順番に、現在のビジネスミーティングプロセスについて、効果的なものと無効なものを話し合います。彼らはまた、グループが目の前のトピックに関して行っていると感じる進歩についても話し合っています。