職場におけるEメールエチケットのルール
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目次:
あなたがこれまで以上に社会的にコミュニケーションをとるために電子メールを使うことはできないかもしれませんが、あなたはまだ専門的な通信のためにそれを使うでしょう。同僚、上司、クライアント、および顧客、そして将来の雇用主とこのようにやり取りする場合は、電子メールのエチケットを正しく作成するために、必ずこの6つの規則に従ってください。
あなたのマナーを気に
次のタスクに進むためにできる限り早く物事を終わらせることを急いでいる世界でも、メールで良いマナーを使うために時間をかけてください。 「してください」と「ありがとう」と言うのを怠らないでください。
あなたがよく知らない、またはまったく知らない人、あるいは正式な関係しかない人と話をするときは、別の方法で求められていない限り、その人の肩書きと姓で話をします。たとえば、「Dear Mr. White」または「Dear Ms. Grey」と言います。あなたがEメールに返信していて、元のメッセージの送信者が彼または彼女のファーストネームだけでそれに署名したならば、あなたは安全にそれらを同じようにアドレスすることは問題ないと仮定することができます。
あなたのトーンを見る
トーンは、あなたが、作家として、あなたの態度を電子メールメッセージで表現する方法です。それはそれが受け取られる方法に影響を与えます。あなたは通常、敬意を表し、親しみやすく、親しみやすいものとして、受信者に確実に遭遇することを望みます。あなたは意地悪な音や要求の多い音にはなりたくありません。送信を押す前に、メッセージを何度か読み直してください。
あなたが以前に連絡を取った相手に手紙を書くとき、「私はあなたが元気であることを願っています」のような友好的なことを言うことから始めましょう。絵文字はあなたがより簡単にトーンを伝えるのを助けるかもしれませんが、あなたが非常に非公式の関係を持っている人と書いているのでなければ、プロの電子メールでそれらを使うのは控えてください。将来の雇用主に手紙を書くときは絶対に使わないでください。
すべての大文字で電子メールまたはその一部を書くことは、常に貧弱な電子メールエチケットと見なされています。叫んでいるように見えます。
簡潔に
忙しい人には、個々の電子メールを読むのに1分以上費やす時間も傾向もありません。受信者にあなたのメッセージをすぐに読むことを許可したいけれどもそれでもそれを理解したいなら、あなたはそれを簡潔にしなければなりません。
しかし、適切な詳細を省かないでください。あなたのメッセージが最初にそれを書くためのあなたの理由をはっきりと伝えていることを確認してください。あなたが省略した詳細を説明しようとしている間にあなたが行き来することになっても、だれも時間を節約しません。
4.テキストメッセージの略語の使用を避ける
あなたが時間を節約したいとしても、あなたはあなたのプロの電子メールにテキストメッセージの略語を使うべきではありません。多くの人がそうであるように、あなたがたくさんテキストを書くならば、あなたはあなたの友人と話すためにある種の速記を使うことに慣れているかもしれません。
たとえば、「あなた」、「あなた」、「してください」の代わりに、「u」、「ur」、および「plz」を使用できます。受信者があなたと偶然の関係にある人でない限り、これらの略語はビジネス上の通信には意味がありません。
5.プロのメールアドレスを使用する
あなたの現在の仕事に関連するメッセージについては、あなたの雇用主があなたに割り当てたEメールアドレスを常に使用してください。ただし、新しいメッセージを探している場合など、仕事に関係のないメッセージを送信するためにこれを使用しないでください。代わりに個人用の電子メールアカウントを使用してください。
あなたが個人的なアカウントを持っていないなら、例えば、あなたがサービスにサインアップしたときあなたのインターネットサービスプロバイダが提供したもののように、無料の電子メールアカウントを得てください。 Gmailまたは他のサービスを使用して、プロ並みのアドレスを設定します。愚かなものや暗示的なものは使わないでください。あなたのファーストネームとラストネーム、またはフルネームが適切な選択です。
6.つづりと文法の数を忘れないでください
メールを慎重に校正することが不可欠です。あなたがどんなに忙しくても、この重要なステップを決して怠らないでください。あなたが注意を払いたいことは正しい綴りと正しい文法です。一般的な単語を正しくつづるだけでなく、受信者の名前や会社の名前も含めて、人々の名前を正しく綴ることをお勧めします。
スペルチェッカーに過度に依存することには注意してください。誤って使用しても、単語のスペルミスに気付かないことがあります。たとえば、この文脈では「2」にする必要がありますが、スペルチェッカーでは「私はあなたに質問しなければなりません」という文の中で「to」という単語にフラグを立てることはありません。 Merriam-Websterのような無料のオンライン辞書を使って、あなたが自信のない綴りをチェックしてください。
