読まれる電子メールの挨拶

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BusinessInsider.comによると、平均的な従業員は1日の約25％を数百通のEメールを通じた大量のメール送信に割り当てています。基本的な電子メールのエチケットを磨く必要がある人もいれば、膨大な量の通信に圧倒されているという理由だけで間違いを犯す人もいます。

就職活動中には、カバーレター、お礼のメモ、就職活動関連の連絡先へのメッセージなど、多数のEメールを送信する可能性があります。

誰かの名前のスペルミスのような厄介なエラーを避けるために時間をかけて、応答を得るメモを書くようにしてください。

件名を明確にするようにしてください。「会議の時間が変更された」または「あなたの提案について簡単に問い合わせる」など、あなたのEメールの目的を明確にする直接的なものを選択してください。

"私はあなたに知らせる必要があります…"のようなティーザーでにんじんをぶら下げないようにしてください。件名に基づいて電子メールを開くかどうかを決める人が多いので、目的を明確に示すものを選択してください。

プロの挨拶をする。状況と受取人に適切な挨拶を含めてください。一部のグリーティングは電子メールで機能しますが、通常の手紙では使用されませんが、一部のグリーティングは両方に機能します。

あなたが書いている人とあなたが送っているメッセージのタイプをどれだけよく知っているかに基づいて挨拶を選んでください。例えば、あなたがあなたが知っている誰かに手紙を書くならば、 "こんにちはジム"は適切です。「スミスさん」は、仕事を申し込むときやビジネスレターを書くときに適しています。

非常に非公式に聞こえ、一般に職場では使われない「ちょっと」と電子メールを開くことを避けます。たとえあなたのEメールの性質がリラックスしていたとしても、 "こんにちは人々"や "こんにちはみんな"からも敬遠してください。

挨拶の後は適切な句読点を使用してください。より正式なEメールの場合は、名前の後にセミコロンを使用してください。あなたが知っている人またはもっとカジュアルな通信のために、あいさつ名の後にコンマを使ってください。

電子メールを書くとき、人々がメッセージをすぐに一気に急がせようとするとき、時々以下のエラーが起こります。メッセージを確認して次の手順を実行してください。

最後にEメールアドレスを追加してください。電子メールを未送信にするオプションがない場合は、簡単に指を引く必要がある場合は、最後にアドレスを追加してください。受信者の名前を入力するのは、メールの送信準備ができていることが確実な場合だけにしてください。
古い「全員に返信」エラーを回避します。「全員に返信」を押すときは、トリガーの指を見てください。リストの全員が本当にあなたが言わなければならないことを読む必要があるかどうか考えてください。また、チェーン内の古いEメールには、全員に返信リストの誰かに見られたくない場合があることに注意してください。
ユーモアを楽にしなさい。 あなたのトーンが必ずしも輝いているわけではないので、ユーモアは電子メールで識別するのが難しい場合があります。ボディーランゲージ、表情、またはケイデンスがなければ、ユーモアは横になったり、意図せずに読者を侮辱することさえあります。安全にプレイしてください。

校正します。人々が非公式の電子メールの誤字を許すことを誤解しないでください、またはあなたがあなたの電話でタイプしているなら間違いは容認されるでしょう。あなたはあなたのEメールの間違い、特に彼らが横行している場合、あなたは厳しく判断されるかもしれません。スペルチェッカに頼らないでください。スペルチェッカが間違った単語を選ぶことがよくあります。重要な文書と同じようにEメールを校正します。特に、人々の名前のスペルが正しいことを必ず確認してからもう一度確認してください。
絵文字や顔文字を使用しないでください。 ますます、電子メールメッセージはテキストメッセージに似始めました。職場のメッセージには、現在「親指を立てる」絵文字やスマイリーフェイスが含まれることがあります。それらがより一般的になってきていても、正式な対応では絵文字や顔文字を避けてください。あなたの電子メールのあいさつが人の姓を含んでいるなら、それはあなたが絵文字や顔文字を省略するべきである確実なサインです。