会社の会議を盛り上げるためのヒント
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目次:
あなたは毎月または定期的な会社または部門の会議の計画者ですか？あなたが注意しなければ、彼らは致命的に退屈になることがあります。あなたはドリルを知っています。会社の情報を提供するためにたくさんのトーキングヘッドが並んでいます。はい、この定期的な会議を開催したことは間違いなくあなたに敬意を表します。
従業員は、会社の戦略的方向性と一致するための情報を必要としています。彼らは、特に情報が彼らの仕事や会社の全体的な成功に影響を与えるとき、会社全体で何が起こっているのか知りたいのです。彼らは、さまざまな部門で何が起こっているのかに心から興味を持っています。
それで、あなたの従業員は興味を持っています、しかし彼らに話す頭と終わりのないパワーポイントから休憩を与えてください。最も効果的な会議では、考えさせられる質問と回答、オーディオビジュアルと参加が注目を集めました。これらのヒントはあなたに成功をもたらすでしょう。
成功した会議に必要なもの
- スピーカースタンドまたはテーブル
- マイクロフォン
- 議題
- 視覚教材
- ビデオカメラ
- 三脚
- 符号化装置
- ライブストリーミング技術
より良い会議のための10のヒント
- アイスブレーカーやウォームアップで、ミーティング、プレゼンテーション、トレーニングセッションを始めましょう。大規模な会議や短い会議では、アイスブレーカーは、周囲の人と考えたり話したりする単一の質問になることがあります。例として、人々に手を挙げさせる質問をします。砕氷船の長さは会議の長さによって異なりますので、慎重に計画してください。
- プレゼンテーション方法を多様化します。すべてのスピーカーが講義形式で聴衆と話をするならば、興味のあるヘッドさえすぐにうなずきます。人々に小グループで話すように言う。ビデオ、スライド、PowerPointのプレゼンテーションや写真などの視聴覚資料を使用します。新しい塗装プロセスについて話している場合は、塗装部品の前後に従業員を見せてください。前向きな顧客調査とコメントカードを回してください。
- 観客の参加と興奮のためにゲストスピーカーを招待します。あなたの顧客は彼らのニーズと品質要求についてあなたの労働力に言うべき多くを持っています。非営利の慈善団体と提携しているクライアント組織の1つに、寄付を受けた組織のゲストスピーカーがあります。あなたの従業員が財政的に支援している組織からの講演者はダイナマイトです。
- 対話を進めるために質問を促す。会議の前および会議中に質問を書き留めるように人々に依頼します。あなたが行くように各スピーカーに向けられた質問のための時間を見込んでください。質問にすぐに正しく答えることができない場合は、正しい答えが得られたときに回答が返ってくるように伝えます。質問が時間を超えた場合は、そのトピックに関する会議をスケジュールします。
- 見過ごされがちですが、重要な、成功した会議の戦術は、彼または彼女が尋ねられるすべての質問を大声で繰り返すように各スピーカーに依頼することです。質問をする人は話者が質問を理解したことを知っています。会議に出席する他の人々も、話者の回答から質問を推測することができるだけではありません。
- 定期的な会議の目標を設定してください。 1時間の会議で会社の事業のあらゆる側面を紹介することはできません。だから、重要な、タイムリーな問題を決定し、それらに会議の時間を費やす。出席者の過半数の利益も考慮に入れてください。 Yammer、Googleハングアウト、GoToMeeting、Skype for Business、Flowdock、電子メール、IMなどのプログラムを含む、会社情報を通信するための他の方法があることを忘れないでください。すべての戦略的企業情報の伝達は会議で行われる必要はありません。
- 議題を慎重に策定してください。参加者の大多数のニーズと利益を特定します。参加者を気持ちよくさせる良い知らせから始めましょう。
- 毎月議題の講演者の順番を変えてください。あなたは人々が同一性に飽きたくありません。議題全体に必要なビジネス項目を配布し、人々が会議の終わりを見逃さないようにします。または、最後の項目はそれほど重要ではないと考えます。数年前の「Wall Street Journal」の記事によると、米国の管理者は2つのことを正しく行えば、会議に費やす時間の80％が節約されるという。最初の課題は常に議題を持つことでした。二つ目は時間通りに始まり時間通りに終わることでした。私はあなたが各話者に彼らの話題をカバーするのに必要な時間量を許す必要があると付け加えます。彼らを自分たちの制限時間に握ってください。
- 人々が会議の内容に注意を払うように物理的環境を整えます。スピーカーの後ろや横には誰も座ってはいけません。すべての出席者用の席があることを確認します。メモをとる必要がある場合は、記入する面もあります。ビジュアルが見えること、そして人々が聞くことができることを確認してください。あなたはマイクを使う必要があるかもしれません。小道具やサンプルを部屋の中を見渡して見ることができます。会議室の物理的な環境に対して会議の規模が大きくなり過ぎた場合は、テクノロジを使用して会議室をさらにいくつかの場所にストリーミングします。あなたは確かに個人のラップトップに会議を流すことができましたが、これはいくつかの会議室の場所で他の従業員との出席を促進するチームビルディングの良い影響を否定します。
- 会議では決して食べ物の力を過小評価しないでください。食べ物は雰囲気をリラックスさせ、人々を快適にさせ、人々がポジティブなエネルギーレベルを維持するのを助け、チームの仲間意識を高めます。あなたが奉仕する食物であなたがあなたのグループの多様なニーズを満たすことを確実にしなさい。例として、ドーナツに加えて果物とヨーグルトを提供します。通常の率直さでベジタリアンやコーシャのホットドッグを提供する。
