プロジェクト管理でのマイルストーンの使用

プロジェクトの決定的な特徴の1つは、プロジェクトが一定期間続くということです。それは数週間から数年、そして場合によっては大規模な建設プロジェクトや公共事業のために何十年にも及ぶ可能性があります。

進捗状況を追跡し、タイムラインに従って主要な成果物が達成されていることを確認するために、プロジェクトマネージャはマイルストーンを使用します。

プロジェクトマイルストーンは、プロジェクトの達成を意味する、期間が0のタスクです。彼らはそこに到達するために必要なタスクの詳細な知識を持っていなくても、前進の動きと進歩を示し、何が起こっているのかを人々に示すための方法として使用されます。その点で、それらは利害関係者とのコミュニケーションや期待の設定に非常に役立ちます。

プロジェクトマイルストーンを使用する場合

プロジェクト管理のマイルストーンは、次の点を示すために使用されます。

• 重要な作業段階の開始
• 重要な作業段階の終わり
• 締め切り
• 重要な決断が下されたとき
• 具体的に指摘する必要があるその他の固定点

計画にマイルストーンを入れる頻度

トレーニングコースでは、月に1回程度計画にマイルストーンを設定することをお勧めします。これは大丈夫で優れた経験則ですが、あなたはあなたの職業的判断を使用する必要があります。重要な会議がマイルストーンとしてマークされ、決定が下され、1つのフェーズが終了して別のフェーズが開始されるなど、数ヶ月間で多くの活動が行われる可能性があります。

他の月では、実行に集中することになるかもしれませんが、マイルストーンをかけることができるものは、あったとしてもごくわずかです。

レポートの目的では、レポート作成サイクルごとに少なくとも1回マイルストーンを設定する理由を作成すると便利です。

マイルストーンがガントチャートにどのように表現されているか

マイルストーンはガントチャートの構成要素の1つであり、チャート上にダイヤモンドとして表示されます。継続時間がゼロであるため、通常のタスクとして表示されません。つまり、時間がかかることはありません。ガントチャートを計画するという目的のために、それらはただ起こります。

ガントチャートを使用していない場合でも、マイルストーンを使用できます。ガントチャートに代わる5つの選択肢があります。これらを使用して、マイルストーンを計画に組み込むことができます。

あなたが個人的に整理されたままでいて、あなたのプロジェクト管理ソフトウェアがあなたのカレンダーに完全に統合されていないならば、あなたはあなたの日記に重要な日付をコピーして貼り付けることができます。あなたの仕事の仕方にもよりますが、これからどうなるべきかを思い出すことができます。

マイルストーンに名前を付ける方法

マイルストーンには、プロジェクトのスケジュールに関する明確な説明が必要ですが、それがタスクであることを意味するものではありません。ですから、「第2段階に移行するための合意を得る」と呼ばれるべきではありませんが、「第2段階が始まる」ということになります。合意を得てフェーズ2に移行するという努力を反映させたい場合は、マイルストーンの直前にそれをカバーするタスクを追加します。

マイルストーンは、それらが表す時点を次のように記述する必要があります。

• テストフェーズ完了
• PID承認済み
• 契約締結

多くのプロジェクトマネージャは、参照しやすいようにマイルストーンに番号を付けることも選択します。作業分類構造を使用する場合は、それから番号付けを使用できます。それ以外の場合は、M1、M2などを使用して、参照している内容を明確にすることをお勧めします。マイルストーンの数が増えるにつれて、明確な命名構造がより重要になります。そのため、プロジェクトが数ヶ月にわたって実行される場合は、どのようにこれを行うのかを考えてください。

マイルストーンを承認する方法

マイルストーンはプロジェクトスケジュールの一部を構成するため、スケジュールがベースライン化されたら、マイルストーンを承認したことを考慮する必要があります。

マイルストーンの日付を変更する必要がある場合は、計画を調整するために標準の変更管理手順を使用する必要があります。これは、プロジェクトのスポンサーとチャットして、日付を変更する必要がある理由を知らせるのと同じくらい簡単な場合もあれば、新しい推奨スケジュールをまとめて批准するために計画委員会に渡すのと同じくらい正式な場合もあります。

変更する必要があるときにいつでも無駄にしないように、マイルストーンの承認プロセスがある場合は、それを使用する前に解決することをお勧めします。

コミュニケーションのためのマイルストーンの使用

マイルストーンは、計画の最低限の管理ポイントを表すため、コミュニケーションやレポート作成に役立ちます。つまり、他のすべてのタスクを実行しても、何が起こっているのかを確認しながら、マイルストーンだけを使用してプロジェクトを進めることができます。

マイルストーンを引き出してダッシュボードまたはプロジェクトレポートに配置することができます。彼らは、あなたが報告している人々、通常あなたのプロジェクトスポンサー、あるいは運営グループ（あるいはプロジェクト委員会）のような別の執行グループを満足させるのに十分なほど詳細にプロジェクトのストーリーを伝えなければなりません。毎月、または使用するレポート作成頻度で、どのマイルストーンが達成されたかを示すことができます。

マイルストーンに対するレポート作成は非常に簡単で、多くの場合テーブルとして行われます。マイルストーンの説明、期限、新しい予定日を表示します。マイルストーンが達成され、完了としてマークできる場合は、その日付も追加します。うまくいけば、それは予測された日付と同じになるでしょうが、プロジェクトは必ずしもそのようにうまくいくとは限りません。

このような表は、何が完成し何が優れているかを明確にします。スポンサーと会う前、またはレポートを送信する前に、「なぜこのマイルストーンに到達しなかったのか」という質問に対する答えを計画することができます。

プロジェクト計画が非常に長く、マイルストーンがたくさんある場合は、レポート作成サイクルごとに完了したマイルストーンを削除する方が簡単です。来月またはその月に完了したマイルストーンのみを報告します。来月は先月に完了したものをすべて削除します。そのため、既に作業が完了していることを人々に伝えることでレポートの長さを増すことはできません。

マイルストーンは、計画、スケジュール、およびレポート作成に非常に便利なプロジェクト管理ツールであり、簡単に使用できます。あなたの次のプロジェクト計画にいくつかを入れて、それらを追跡してください。

プロジェクト管理のすべての作業と同様に、これらのヒントやガイドラインを使用して自分の決定を通知しながら、必要な結果を得るために柔軟に使用してください。