申請者追跡システム評価ツールキット

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申請者追跡システムの意思決定者を特定する
現在の採用プロセスを文書化する
申請者追跡システムの要件を特定する
申請者追跡システムの要件を特定する
申請者追跡システムで考慮すべき主な要件
ブランドアイデンティティと意識を築く
応募者追跡システムのカスタマーサポート
申請者追跡システムベンダー評価
申請者追跡システムの詳細ベンダー評価
申請者追跡システムのためのベンダー選択のまとめ
応募者追跡システムのためのあなたの売り手選択のためのスケジュール
採用と採用についての詳細

組織のすべてのニーズを満たす適切な応募者追跡システムを見つけることは、圧倒的な作業です。申請者の追跡システムを検討する際にどこから始めればいいのか、また各ソリューションをどのように比較するのかを知っていても、それは難しいことです。

ここでは、申請者追跡システムの評価プロセス中に調査する重要な分野、質問するべき質問、および分析するための回答を見つけることができます。この情報はあなたの会社があなたのニーズを満たすために適切な応募者追跡システムを探す際に案内します。

申請者追跡システムの意思決定者を特定する

企業は、申請者追跡システムの評価プロセスを開始する前に、社内で組織化する必要があります。申請者追跡システムの評価を準備する際には、利害関係者の共同作業を行い、意思決定者に十分な情報に基づいた決定を下す時間を与えることが不可欠です。

あなたの選考委員会は、各申請者追跡システムベンダの長所と短所を評価するために準備されるべきです。選考委員会はこれらのメンバーを含めるべきである。

選考執行役員：これは通常、人事の上級副社長（SVP）または副社長（VP）で、明確な指示とビジョンを持って他の委員に権限を与えることができます。また、投資収益率（ROI）の観点からベンダーの選択を相手方に説明することもできます。
選択マネージャ：この人は、適切な検索および選択方法を作成するために、採用プロセスと会社の問題点について十分に理解している必要があります。
委員会メンバー：ユーザーの声を確実に表現し、選択されたソリューションの採用に成功するようにする。

委員会の貢献者：これらは、申請者追跡システムの選択プロセスに追加の情報を提供する他の部署のメンバーです。財政的な専門知識を持つ者は、ベンダーの財政的安定性について意見を述べたり、プロジェクト予算に関連して各申請者追跡システムの総コストを比較することができます。 IT貢献者は、ベンダーの応募者追跡システムの技術的能力について委員会のメンバーを教育し、各ソリューションを現在のシステムと比較するのに役立ちます。

委員会メンバーは、技術ツール、プロセスの最適化、およびカスタマーサービスの価値が、タレントマネジメントの企業ビジョンに関連していることを認識できる人である必要があります。

現在の採用プロセスを文書化する

応募者追跡システム選択委員会を結成した後の最初の課題は、従業員の採用プロセス、採用プロセス、採用管理者、採用担当者、および採用候補者の役割を追跡する文書を作成することです。。それからあなたの委員会はなぜ各ステップが必要であるかそしてそれが除去されたなら何が起こるであろうかについて議論するべきです。

あなたの雇用プロセスを単純化し、各ステップが本当に価値を付加し、あなたが質の高い雇用を生み出すのを助けることであることを確認してください。これにより、委員会は、採用プロセスのニーズと各申請者追跡システムの機能を比較することができます。この評価は、採用におけるベストプラクティスについて学び、現在の採用プロセスを見直して最適化する絶好の機会です。

申請者追跡システムの要件を特定する

会社の採用プロセスを明確に特定できたので、委員会は応募者追跡システムに対する会社の要件を明確にする準備が整いました。次の質問にはっきりと答えてください。

なぜあなたはこの申請者追跡システムを購入しているのですか？
現在の採用プロセスは、会社の目標と一致していますか？

これらの質問を心に留めておくことは、あなたの委員会が応募者追跡ソリューションを購入する強い主張をするのに役立ちます。あなたが選択した応募者追跡システムがROIとの強いつながりを持つようにするために、あなたの委員会はあなたが応募者追跡システムに何を望むかについて明確な期待を作成しなければなりません。

あなたの応募者追跡システムは、採用担当者と採用管理者の間のより良い関係を築き、あなたの求人の作成と承認プロセスを合理化し、そしてあなたの採用の質を改善するべきです。あなたの応募者追跡システムは自動化を通して人事の専門家の採用努力を合理化し、より効率的で費用対効果の高い採用プロセスを作り出すべきです。次のような一般的な人事問題に取り組むのに最適な時期です。

受け入れ、レビュー、および管理の効果的な方法がなく、大量の履歴書。
面倒な社内コミュニケーションによる大量の雇用機会。
情報に素早くアクセスできず、すべての採用指標についてレポートできません。
履歴書の偶然の保管のために資格のある応募者を失う。
国内外のさまざまな支店や部門間での募集活動の重複。
自社技術による過剰なITメンテナンスおよびサポート費用。
EEO-OFCCPコンプライアンスデータの無効な追跡。

テクノロジのアップグレードや機能強化のためにITから適切な注意を引くのに苦労している。

また、この機会に、次のような新しいプロセスやテクノロジによる改善の価値を検討してください。

異なるモジュールを使わないようにする
コミュニケーションを改善する
地球規模の問題に取り組む。

これを管理しやすくするためには、資格のないベンダーを排除するために不可欠な「必需品」を特定する必要があります。たとえば、基本的な要素として、ホスティングされたソリューションではITチームの負担が軽減されるため、インストール済みシステムではなくWebベースのソリューションを提供するベンダのみを検討することを委員会が決定することがあります。

申請者追跡システムの要件を特定する

明確な事業目標を特定することは、あなたの優先事項をあなたの要求に結び付けるでしょう。あなたの委員会が最初のシステム要件に集中し続けることは絶対に必要です。委員会は、あなたの会社の優先事項に沿っていないシステム要素によって気を散らされるのを避けなければなりません。あなたはあなた自身の目的を形成するとき考慮すべき重要な事業目標と重要な要件を認識しました。

申請者追跡システムで考慮すべき主な要件

プロセス効率： プロセスを一元管理することで、求人、追跡、従業員の紹介管理、異動など、さまざまなタスクを改善できます。
複数ページの質問を経ることなく、候補者が迅速かつ簡単にあなたの組織に給料と時間給を申請することができます。
費用効果が高いまま大量の採用を促進することができます。
独自の採用管理プロセスに合わせて構成でき、組織の成長やプロセスの変化に応じて進化するニーズに対応できる、高度に構成可能でスケーラブルなソリューション。
レポート機能の向上 多くの組織は、ベンダーへの総支出の決定、調達、およびメトリクスの比較に挑戦しています。単一の情報源を介して調整することで、正確な一元化された報告が可能になります。
採用担当者がすべての情報について、および特定のパラメーターによってデータベースを検索できるようにします。
ユーザーがアドホックレポートを実行して将来の使用のために基準を保存することを可能にするレポーティングセンターを含みます。また、使用料、所要時間、情報源の有効性などを含む業界標準レポートを実行することができます。

ブランドアイデンティティと意識を築く

応募者と積極的な雇用経験との間につながりを築くことは、ブランドの認知度を高めるでしょう。強力なブランドは、応募者数を伸ばし、人材プールを強化する信頼を生み出すことができます。
ブランドキャリアセンターのWebページには、会社のWebサイトからアクセスできます。
採用担当者が会社のWebサイトにキャリア情報を簡単に投稿できるようにします。
グローバルサポートのために多言語機能を提供します。
EEO / AAP準拠
そのような情報の正確な尺度を維持する能力は、連邦規制と一致し、組織に対するいかなる法的措置も回避します。それはまた、応募者の質を確立するのに役立ちます。
EEO / OFCCPで定められたガイドラインを遵守しながら、自主的なEEOデータを取得、追跡、報告することができます。
ポジションの基本的な資格を満たしている人を示すために、排除の質問で候補者を事前にスクリーニングすることができます。
コミュニケーションの向上
効果的に情報を提供し、すべてのユーザーを統合し、組織の業務を合理化する環境を確立します。
採用担当者、採用管理者、および候補者間のコミュニケーションを促進するためのコミュニケーションセンターが含まれています。また、予定のスケジュール、メモの記入、インタビューのフィードバック、大量のメッセージの送信、履歴書の受け取り時の応募者への自動返信を行うこともできます。

応募者追跡システムのカスタマーサポート

完全なユーザー採用は、実装中および実装後にベンダーによって提供されるカスタマーサポートのレベルによって異なります。
業界のベストプラクティスを採用しながら、会社とユーザーの問題を管理することに専念し、すぐに利用できるサポートチーム。
あなたの会社に無料で利用できる最高レベルのサポート。

申請者追跡システムベンダー評価

委員会が検討することを決定した潜在的な仕入先から提案依頼書（RFP）を依頼することをお勧めします。これはあなたの委員会が申請者追跡ソフトウェアが要求された仕事をすることができるかどうか決定するのを助けるためにどんなトピックでも明確化を得るあなたの機会です。あなたの委員会は、効果的なRFPを考案するために、以下の主要な問題を検討するべきです：

システムはあなたの委員会の主な関心事をサポートしますか？これは評価プロセスの前の部分と結び付いています。どの機能が必要かを判断する前に、プロセスを完全に知っておく必要があります。あなたの委員会は、あなたの最優先課題ではない機能を提供するかもしれない解決策に気を取られることはできません。魅力的に見えるかもしれませんが、派手な機能の多くは、ユーザーに採用されない限り、組織にとって何の価値もありません。
ベンダーは、同じサイズの別の組織にシステムをインストールしましたか？
あなたの委員会は、顧客満足度や導入プロセスのフォローアップ、隠れた報酬などの問題についての洞察を得ることができる参照にアクセスできるはずです。覚えておいて、機能は強力なユーザーの採用なしでは価値がありません。
実装プロセスには何が伴いますか？採用率が上がることは、適切な導入から始まります。あなたはあなたの選ばれたベンダーが適切なトレーニングと継続的なサポートなしであなたのユーザーを離れないことを確実にしたいです。導入は、組織の採用プロセスを中心に行う必要があります。組織のシステムへの適応方法を学ぶのではありません。

あなたは、あなたの実装プログラムがあなたに喪失感を与え、ベンダーの能力に自信がないままにするという感覚を決して持つべきではありません。評価プロセスの間、あなたの委員会は、あなたの部署の優先順位とビジネス目標に基づいて、あなたの申請者追跡システムプロバイダーとの長いパートナーシップのための強い基盤を作り出すという印象を持つべきです。申請者追跡システムへのユーザーの採用率が高いと、ROIが高くなることを忘れないでください。

申請者追跡システムの詳細ベンダー評価

ベンダーのビジョンと成長戦略は何ですか？ベンダーはマーケットリーダーとしてリーダーシップと先見性を示さなければなりません。包括的なソリューションを提示するために、ベンダーはあなたの特定のニーズを考慮に入れ、そして将来の変化と成長に備えなければなりません。
このソリューションが全体的な事業計画に貢献するかどうかを判断しますか？最終的には、選択エグゼクティブは、ソリューションの強力な主張をするために予想ROIを表示する必要があるでしょう。

Selection Executiveは、求人広告、検索会社の利用による従業員の価値、ベンダーから提供されたプロセスの最適化などの節約を探す必要があります。会社は従業員の定着率と候補者の質も節約するべきです。応募者追跡システムを評価するために必要なすべてのトピックを網羅した問い合わせの完全に詳細な文書を作成するのは大変なことです。
機能だけでなく、委員会は、組織の長期的なパートナーとして機能するベンダの能力について必ず話し合う必要があります。あなたの委員会がそのベンダー評価プロセスを実施するとき、あなたはあなたが以下のような要素を考慮することを忘れないでいたいです。
金融の安定： レビュー中のすべての見込みベンダーの財務諸表に対してデューデリジェンスを実行します。あなたはこれがあなたの財務委員会の貢献者があなたを導くことができるそれを通して完璧なトピックであるとわかります。
戦略的パートナーの資質： 完全なソリューションを提供するために、一部のベンダは他のサービス会社と提携して、より包括的な一連のサービスを顧客に提供します。あなたの委員会は、競合するベンダと関係しているパートナーシップを知っておくべきです。この情報は、あなたの会社と仕入先との間の可能なパートナーシップについての洞察を提供することができます。
募集機能： 会社の規模に関係なく、ベンダーは、応募者の追跡、オンボーディング、後継者育成からオフボーディングまでの全従業員ライフサイクルをサポートできるようにする必要があります。これはあなたの会社がその解決策から成長することを妨げるでしょう、そしてそれは恐らく悪化、新たな評価、そして高価な実施費用をもたらすでしょう。
今後の製品開発： ベンダーが、現在および将来の採用が直面している課題についての強力な理解を伝えていることを確認してください。変化するニーズに対応し、ソリューションの構成が最大限に活用されるようにするには、選択するベンダがテクノロジと業界のニュースを常に把握している必要があります。
HRISとの統合 あなたのIT委員会の貢献者にこの問題についての意見を提供してほしいかもしれませんが、それはあなたの委員会を部門全体に十分に役立たないであろう申請者追跡システムを使うように動かすべきではありません。考慮する価値のあるベンダは、最小限の困難さで主要な情報をそのシステムからあなたのHRISシステムに移動する能力を提供するべきです。