成功するプロジェクトマネージャの10の習慣

他の人が苦労しているのに、なぜ特定のプロジェクトマネージャは彼らのプロジェクトを予定通りに、予算通りにそして満足している顧客と共に持って来るのですか？成功するプロジェクトマネージャが見つけるために共有する10の習慣を見てみましょう。

これらの習慣は、パフォーマンスの評価や、クライアント、チーム、またはスポンサーがプロジェクトマネージャにフィードバックを提供しているプロジェクトの最後のレビューで繰り返し言及されます。

毎回成功するまでに10年の経験は必要ありません。習慣を変えたりスキルを磨いたりすることで、プロジェクトが成功する可能性を大幅に向上させ、仕事でのストレスを軽減することもできます。

適切なチームを使用する

最も効果的で成功したプロジェクトマネージャは彼らのチームメンバーの能力を知っています。それは彼らが正しい仕事を正しい人々に割り当てることができることを意味します。

タスクに誤ったリソースを使用すると、タスクの実行時間が長くなったり、処理が遅くなったりする可能性があります。一緒に仕事をしている個人の長所と短所を知っておくと、それらをプロジェクトのタスクに最適に割り当てることができます。

プロジェクト課題の管理

すべてのプロジェクトは時々問題にぶつかります。プロジェクトマネージャが成功しても、心配する必要はありません。彼らは、問題管理のプロセスと、問題が発生したときの対処方法についても知っています。

あなたもそうすることができます。プロジェクトの問題を評価する方法を理解したら、問題管理を毎週の作業に取り入れるのが簡単な習慣になることがわかります。毎週問題ログを確認するために少し時間を取ってください。すぐに、問題の管理を継続するのは簡単な仕事であることがわかります。

変更への対処

プロジェクトは物事を変えるように設計されていますが、そのような変化は他の人々にも起こっています！プロジェクトチームに直に向けられた変更を管理し、詳細なプロジェクトスケジュールを混乱させ、新しい作業を作成し、ドキュメントを一冊更新するのは困難です。

成功したプロジェクトマネージャには、変更管理プロセスがあります。定義された手順に従うことで、構造化された反復的なものになるため、行動を習慣に変えることが容易になります。

変更管理プロセスは次のようになります。

• 変更に関する情報を受け取ります。
• 変更を評価してください。
• 変更を行うのにどれだけの作業が必要になるかを設定します。
• それが先に行く価値があるかどうかに関する勧告を用意してください。

推奨事項を準備したら、変更を組み込むべきかどうかについて決定を下すようにスポンサーに依頼します。あなたがいくつかの小さな変更をそれらがあなたの権限と権限レベルの範囲内である限りあなた自身が承認することができます。成功したプロジェクトマネージャは、変更に対処することが仕事の一部であることを認識しており、変更が発生したときにいつでも対処する計画を立てています。

プロジェクト費用の管理

財布の文字列を自分で完全に制御できなくても、プロジェクトにコストがかかる可能性が高いです。あなたの管理下で財務要素を管理できるようになることは習慣でなければなりません。定期的かつ日常的にアプローチしないと、仕事が非常に大きくなり、うまくやることが不可能になります。

幻想的なプロジェクトマネージャは、請求書、見積もり、見積もりの​​ために機能するファイリングシステムを使って、経費を最大限に活用します。予算管理ソフトウェアを使用する習慣を身に付けましょう（たとえそれが単なるスプレッドシートであっても）。

あなたがあなたが費やす予定のものの計画を立てるまで、あなたはあなたのプロジェクト費用を管理することができません。始めるためにプロジェクト予算を作成する方法についてはこちらをお読みください。

チームビルディング

プロジェクトチームはあなたのために直接働いていないかもしれません。では、なぜチームビルディングは成功したプロジェクトマネージャの習慣の一部なのでしょうか。チームを効果的に連携させる必要があり、またプロジェクトに関わる個人がお互いを信頼するようになるまでに迅速に対応する必要があるからです。あなたはチームを組むことによってそれを得ます。あなたのチームがバラバラになっている状況に気をつけてください。特に、いじめ行為は受け入れられません。

プロセスを理解する

非常に成功しているプロジェクトマネージャの6番目の習慣は、彼らが彼らのコントロールの範囲内に存在するプロセスを理解するということです。それは彼らがどんな作業手順に従う必要があるかを知っていることを意味します。手続きがあることを知っているので、ビジネスケースの書き方を考え出そうとして時間を無駄にしないでください。

最も成功しているプロジェクトマネージャは、処理する奴隷ではありません。彼らは、正しい行動がそのプロセスに従うことであることを知っています。誰もがタスクを全体的に簡単に行えるように微調整するほうがよい場合があることを彼らは知っています。その一例は、それに応じてプロセスを調整することによって、小さなプロジェクトから官僚主義を取り除くことです。

スケジュールを更新する

プロジェクトのスケジュールは偶然に任せるべきではありません。最も成功したプロジェクトマネージャは、スケジュールの正確性を定期的にチェックして更新することを習慣にします。

プロジェクトの進捗状況を追跡する方法はたくさんあります。最も重要なことはあなたがそれをするということです。あなたがこれをあなた自身の習慣にするのに苦労しているならば、それからあなた自身とあなたのスケジュールであなたの日記で週に一度の短い会議を予約してください。毎週同じ時間を使って、自分がどこにいるのか、どこにいる必要があるのか​​を確認するのに30分かかります。必要な修正を加え、チームに伝え、プロジェクトを進めます。

スケジュールの変更がプロジェクトの終了日または主要なマイルストーンの納入日に影響を与える場合は、スポンサーに相談してください。正式な承認プロセスを経ずに、ベースライン計画の基本を変更するべきではありません。

プロジェクトリスクの管理

自分のリスクレジスタに何を含めるかを知ることは1つのことですが、習慣的にそれを見直して発生したリスクに対処することは別のものです。プロジェクトの最初の部分を使ってリスクを特定し、その後それらについて再考するだけでは不十分です。リスク管理は、プロジェクトの習慣の一部である必要があります。それがなければ、リスクが問題に変わって問題を引き起こすことに気付くでしょう。

それは標準的なプロセスとリスクレビューをするために定期的なスロットを予約するのが助けることができるもう一つの分野です。チームミーティングの一環として含めることができます。チームとあなたのリスクを見直し、もはや脅威ではないものを閉じ、軽減したいと思う人々のために行動を計画する習慣をつける。

追跡時間

プロジェクトマネージャはプロジェクトの時間管理について多くのことを知っていますが、それはスケジューリングと計画の分野にある傾向があります。私たちが話しているのは、より定期的に毎日追跡する時間追跡です。タイムシートについて話しています。

プロジェクトチームは、以前にタイムシートを使用したことがない場合、タイムシートを使用することをあまり望んでいません。多くのプロジェクト管理ソフトウェアツールには、製品固有のタイムトラッキングがあります。これにより、チームとしてタイムトラッキングへの切り替えを簡単に導入できます。

チームの時間を追跡するかどうか（これが推奨されます）は、自分の時間が1日のどこに行くのかを知っておくことが重要です。あなたはあなたがあなたの時間をどのように過ごしたかを記録することを習慣にするべきです。最優先のプロジェクトタスクに時間を費やしているかどうかを理解するのに役立ちます。あなたは自分がいると思うかもしれませんが、あなたは？たとえメモ帳に記録されている時間が1時間にすぎない場合でも、タイムシートまたは何らかの形式の時間記録が役立ちます。

事業変革の実現

最後に、プロジェクトマネージャを最も成功させる習慣は、プロジェクトのアウトプットをビジネスの結果と同等にする能力です。ユーザーが自分の製品を使用しない、またはソフトウェアがすぐに時代遅れになったり、顧客があなたのように驚いたりしなければ、プロジェクトは時間の無駄になります。

最も成功しているプロジェクトチームは、彼らがどのようなビジネス成果を目指しているのかを確実に知っています。彼らは持続可能な方法でそのビジネスの変化をもたらすソリューションを構築します。プロジェクト終了時に提供されるものは、顧客によって完全に使用され、完全に採用されます。最初から成功するように構築されているので、それは成功です。

ビジネス目標を理解することは、顧客や利害関係者に影響を与えたいプロジェクトマネージャにとって重要な基準です。価値のある成果をあげたことを証明できれば、その影響と会社にもたらした価値を簡単に実証できます。

自分たちのステークホルダーに期待しているビジネス上の価値と、自分たちのプロジェクトが彼らにもたらしていることが何であれ、彼らがどのように使いたいかを尋ねる習慣をつける。彼らがどのように成功を定義しているかについて彼らに話してください。すべてのプロジェクトの開始時にこれを再現可能なプロセスに組み込むことができます。