ライティングスキル - 単語とのコミュニケーション

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あなたの文章を整理する

あなたが同僚へのメモや上司への報告を作成しているかどうか、あなたが伝えたい情報を決めるべきです。これを行う方法は次のとおりです。

メモや報告書で話し合う必要がある各項目をリストします。
重要度の高いものから順に並べてください。
メモ全体の簡単な要約を書いてください。これが最初の段落になります。
ステップ1にリストされている各項目を展開します。
受領者が何らかの措置を講じる必要がある場合は、最後の段落にその旨を記載してください。

いくつかのヒント

あなたの聴衆のために書いてください。簡単な言葉を使う。読者があなたが言おうとしていることを解読するのに辞書を必要としたくないのです。あなたはあなたの巨大な語彙であなたの読者を感動させることを試みるべきではありません。あなたは代わりにあなたの読者をいらいらさせるでしょう。ほとんどの人は同時にいくつかのタスクをこなしていて、必要な情報だけを受け取ることに興味を持っています。あなたはこれを実現させる責任があります。「彼の卑猥な性格から、彼はその仕事の最高の候補者であると認定される」と言う代わりに、「彼の親切さが彼をその仕事の最高の候補者にしている」と言う。

読者が理解できない専門用語から離れてください。あなたの作品が非常に技術的であるが、あなたが書いている人がその分野に精通していない場合は、その人が理解する言葉に固執してください。たとえば、Webサイトの設計者であれば、心理学者であるクライアントへのメモにこの文は意味をなさないでしょう。「あなたのサイトのBGCOLORとして何を使用したいのですか：#ADD8E6または#FFFFFF」。 Webページのデザインに精通している人なら誰でも、この質問を「あなたのサイトの背景色をライトブルーとホワイトのどちらにしたいですか」と翻訳できることを知っています。しかし、あなたがあなたのクライアントがこのような専門用語に精通していることを、あなたがトリコチロマニアのような心理学的用語についてのあなたの議論よりも熟知していることを期待しないでください。

一日の始まりは読者を遠ざけます - あるいは少なくともそれはあなたが言っていることを彼または彼女に思い出させません。あなたはあなたの文章が記憶に残ることを望みます。私達は頻繁に決まり文句を聞くので、私達はそれらに鈍感になります。そのとき、その言葉はあなたの文章とユニークに関連しているのではありません。やる気を起こさせようとしている部下へのメモで「今日できることを明日まで延ばさないでください」と言うのではなく。単に「先延ばしにするのをやめて、今すぐ仕事をやりましょう」と言ってください。

可能であれば、アクティブな声を使ってください。アクティブな声はあなたの文章を強くし、通常は短くします。これらの例を試してみましょう。受け身の声：「私がしたネットワーキングのおかげで売上は増加した」活発な声：「私のネットワークは売り上げを伸ばしました」

冗長にしないでください。「午後2時」や「妊婦」と言う必要はありません。「午後2時」と言ってまたは「午後2時」、「妊婦」、または「妊婦」のすべてが、あなたが言いたいことを伝えています。

もちろん、文法に注意してください。 StrunkとWhiteを使うスタイルの要素、Web上で利用可能です。シソーラスとともに、優れた辞書が近くにあるはずです。シソーラスを使用すると、使用するさまざまな単語を見つけやすくすることで、文章を新鮮に保つことができます。これらのリソースの多くはオンラインで入手できます。

校正はあなたができる最も重要なことの一つです。あなたはおそらくあなたがコンピュータで書くことのほとんどをしているので、あなたは自動スペルチェックと文法チェッカーにアクセスすることができます。ただし、注意してください。間違った文脈で使用されている単語がコンピュータ化されたスペルチェッカーによって見逃される可能性があります。たとえば、「従業員のために2人が会議に出席し、2人がGNUソフトウェアについて学ぶ」という文は、スペルミスを検出することなくスペルチェックを通過します。可能であれば、他の人に文書の校正を依頼してください。

時間が許すならば、あなたの作文を片付けて、そして後で、あるいはもっと良いことにそれを次の日に校正しなさい。