従業員のためのI-9ファイルの内容

フォームI-9、雇用適格性確認は、米国での雇用の適格性を文書化するために国土安全保障省 - 米国市民権移民局（USCIS）が要求するフォームです。雇用者として、あなたはあなたが雇うすべての従業員のためにI-9フォームに記入しなければなりません。

1986年11月6日以降に雇用されたすべての従業員、市民、および非市民は、雇用時にフォームI-9のセクション1を記入しなければなりません。雇用者は、フォームI-9のセクション1がタイムリーかつ適切に従業員によって記入されていることを確認する責任があります。

雇用主は雇用確認を確認し、様式I-9のセクション2と3にも適切に記入されていることを確認しなければなりません。雇用主は、雇用開始日から3営業日以内に、身元と雇用の適格性に関する直接の証拠（原本、期限切れのない文書のみ）を検証することにより、フォームI-9のセクション2を記入しなければなりません。

従業員は物理的に出席している必要があり、彼または彼女の元の文書は直接本人確認される必要があります。原本をレビューする従業員は、I-9のセクション2に署名しなければなりません。

このフォームは、従業員が合衆国で働くことを合法的に許可されていることを証明する2つの承認済み身分証明書を確認したことを確認します。

従業員が米国で働く資格があることを再証明するときは、雇用主またはその権限のある代表者はセクション3に記入する必要があります。 I-9が最初に完成した日から3年以内に従業員を再雇用する場合、雇用者は新しいI-9フォームを完成するか、セクション3を完成するかを選択できます。

定期的に、あなたはあなたがすべての従業員のための完成したフォームを持っていることを保証するためにI-9フォームを監査する必要があります。あなたは真実性と完全性をチェックし、監査とI-9を完成または保管しているスタッフが受けたトレーニングの証拠を保存する必要があります。

記入したI-9フォームの場所

これらの理由から、すべての従業員I-9とそれに付随する文書を別の人事ファイルに保管することをお勧めします。

政府はこれらの用紙を検査することがあります。公務員があなたのI-9用紙を検査する場合、あなたは彼らがあなたの従業員の個人の個人ファイルとそれらに含まれる機密情報へのアクセスを許可したくないでしょう。

したがって、従業員の機密性とアクセス制限のために、従業員のI-9を特にI-9ストレージ専用の1つのフォルダに分離する必要があります。

これにより、従業員のプライバシーが保護され、従業員の人事ファイルの内容によって発生する追加の質問に雇用主が答える必要がなくなります。あなたは無意識のうちにあなたの会社をUSCISの従業員による調査の増加に開放するかもしれません。これを避けてください。

現在のI-9ファイル調査

米国移民税関執行局（ICE）によると、政府はあなたのI-9を検査する可能性があります。

「法律により、雇用主はフォームI-9を作成するために少なくとも3営業日が与えられます。多くの場合、ICEは給与のコピー、現在の従業員のリスト、定款、ビジネスライセンス」

現在の傾向は、ICEがその執行努力を増やしているということです。雇用主は、すべての従業員のI-9用紙を適切に記入し保管することができなかったために、管理者、所有者、およびHRスタッフに課せられる刑事訴訟にますます直面しています。企業はますます重大な罰金を受けており、取り上げられていません。

雇用者はI-9フォームを真剣に受け止める必要があります。真剣に。もっと言う必要がありますか？

現在のI-9フォームを参照し、国土安全保障省 - 米国市民権移民局（USCIS）でその実施のための完全な説明書を参照してください。

としても知られている：従業員ファイル、従業員レコード、人事ファイル、資料