プロジェクトリスクレジスタを作成する方法

01グッドリスクレジスタデザイン

リスク管理への参加を促進する1つの方法は、優れたリスク登録簿の設計です。正しい形式であれば、プロジェクトの全体的なリスクレベルが、自分や他のプロジェクトチームメンバーにすぐにわかります。

必要に応じて、ユーザーは個々のリスクに関する詳細に簡単にアクセスできるようになります。これは、今度はすべての人がリスクの観点から考えるように刺激します。新しいリスクが発生したときにそれを発見し、既存のリスクを軽減するための監視と対策を講じます。

02正しいフィールドを含める

最低でも、リスク登録簿には、各リスクに固有のID、その説明、対応策、およびタスクの所有者を含める必要があります。

説明は簡潔で要点を述べたものであるべきです。たとえば、「Rain Damage」として識別されるリスクには、「豪雨により畑があふれ、作物が腐敗する可能性がある」という説明が含まれる場合があります。

03追加対策

可能性、影響、および全体的なリスクの定量的尺度、およびリスクの高いプロジェクトの軽減後の残存価値を含めることをお勧めします。

自動的に計算される数値フィールドは、モンテカルロ法などのリスク評価手法を使用している場合に役立ちます。その他の有用なフィールドには、キー日付、リスクカテゴリ、リスク対応カテゴリ、近接度、緩和コスト、およびステータスがあります。

含めることができるフィールド数に制限はありませんが、リストビューレベルで表示できるのはキーフィールドだけです。リストビューレベルに不要な詳細を追加することで、ユーザーを圧倒しないでください。理想的には、より詳しい情報が必要な視聴者は、詳細をクリックスルーします。

04その他の選択肢

標準の一連のフィールドに制限されないように、プロジェクトごとにリスクレジスタデータベースを作成することをお勧めします。スプレッドシートを使用すると、プロジェクト、特に小規模なプロジェクトを追跡できますが、KahootzやPodioなどのソフトウェアで作成したデータベースの方が優れている可能性があります。必要に応じて文書や大量のテキストを簡単に追加できます。

05信号

視覚的な影響で交通信号システムに勝るのは難しいです。ユーザーは赤が高リスクを意味し、琥珀色が中リスクを意味し、そして緑が低リスクを意味します。これらの迅速な視覚的手がかりは、読者が情報をより迅速にスキャンするのを助けます。

06セキュリティ機能

プロジェクトチームの全メンバーと、場合によっては一部の利害関係者がリスクレジスタを表示できるようにして、参加を促進することをお勧めします。ただし、主要なリスク所有者および管理者のみが編集できるようにユーザーアクセス権を設定する必要があります。誰が何をいつ変更したかの監査証跡が必要です。

07サマリーリスクプロファイル

シニアプロジェクトチームのメンバーと関係者は、すべてのリスクのリストビューを要約する時間がないかもしれません。彼らにとって、サマリーリスクプロファイルは、プロジェクトに対する全体的なリスクの概要を示します。各確率と影響レベルでのリスク数を示しています。

08コミュニケーションのすべて

プロジェクトのリスク登録簿には、リスクと軽減措置が列挙されているだけではないことを忘れないでください。それはリスク管理にあなたの同僚を従事させるコミュニケーションツールです。あなたのデザインは、さまざまな観客のためにさまざまな見方でこの目的を反映するべきです。