従業員の出張経費を削減する方法

出張費を抑制しようとしている雇用主に同情しているが、従業員に部屋を共有するように頼むのはどこから始めようとも終わらないところでもない。

これらのアイディアは、雇用主のために出張する平均的な従業員にとっては、それほどストレスもなく不快感もありません。従業員は、出張中にプライバシーと同僚との距離を確保したい、とくに同僚と過ごしたことがある普通の人間です。雇用主は従業員に部屋の共有を依頼する必要はありません。

従業員の出張にかかる経費を節約するその他の方法

• 従業員に可能な限り同じ日に旅行するように要求します。
• さまざまな目的地での1日当たりの支払い、割引率を設定している可能性のある優先ホテルチェーン、経費の払い戻し、超過した場合は事前にマネージャーの署名が必要な制限など、具体的な詳細を提供するしっかりとした旅行ポリシーを作成して実装します。
• 例外を事前に承認しないで、旅行ポリシーに記載されているように従業員を法の手紙に拘束します。ポリシーまたは例外によって許可されていない費用を返済しないでください。

• あなたの目的地に共通のホテルチェーンで企業の料金を再交渉または交渉する。無料の朝食、無料のカクテルアワー、午後の軽食や前菜、冷蔵庫とコーヒーメーカーなどのアメニティを備えたホテルを探してください。利用可能な場合、従業員にこれらのホテルとアメニティの使用を義務付けます。
• 予約をするときは、より安価なホテルチェーンを使用してください。ほとんどの従業員は個室の星を配っていました。星の数が少ないホテルの清潔さやその他の従業員の快適さの快適さなどの分野で、基準の低さを期待してはいけません。定期的に出張中の従業員を調査して、選択した場所が自分のニーズを満たしていることを確認します。

• American Express Global Business Travelなどの一貫した旅行予約サービスを使用して、コストを管理してください。彼らはあなたが計画し、方針を採用し、費用を節約し、そして従業員の支出を制限するのを助けます。地元の旅行サービスでも出張を節約するのに役立ちますが、アメリカン・エキスプレスの会社にとっての利点は、国内外のリーチとオンラインサービスです。
• 可能な限り1つの航空会社にサービスを利用してすべてのフライトで企業割引を受けるように手配してください。 Southwest Airlines Corporate Travelなど、航空会社の予約サービスを使用するように従業員に要求します。雇用主は、飛行機が事前に予約されている場合にも節約できます。

• 土壇場で出張を決断した従業員に認可を受けさせる。あるケースでは、クライアント企業で、従業員がイベントの2日前に予約をしたときに、数週間前に予約された場合に300ドルの費用がかかるはずだった飛行機のチケットは、1200ドルを超えます。払い戻しができない場合でも、ほとんどのチケットは譲渡可能であるため、これは緊急時にのみ発生するはずです。
• 食事代や食事代、交通手段など、他の分野での旅費を削減する。場所によって日当を変更します。たとえば、ニューヨークはラスベガスに比べて高価です。より小さく、リゾート地以外の地域はさらに手頃な価格です。出張方針には、従業員がさまざまな州や地域に出張するときに発生するコストを反映させる必要があります。

• 仮想会議、Skype for Businessなどのサービス、およびビデオを試してください。最初は不快な間、非対面型の会議は習得したスキルです。従業員は時間の経過とともにこれらのサービスを使用するため、より快適になります。ウェビナーは、さまざまな種類のトレーニング、特に複数の従業員が参加できるセミナーに適しています。
• 特に従業員が空港とホテル間を移動するときは、タクシーよりも安価な公共交通機関やシャトルサービスを利用できるようにしてください。ほとんどの大規模会議では、ホテルとカンファレンスセンター間の無料シャトルサービスを提供しています。タクシーの使用量を減らしたり、グループのタクシーの代金を払うために従業員が集める必要がある場合は、多くのお金を節約できます。

大人の従業員にタイムリーな予約、出張のための出費の予算設定、会議やトレーニングのための出張以外のオプションの検討を依頼することは、出張のコストを合理化するための正しいアプローチです。彼らは従業員を尊重しています。

従業員が尊重され、どちらがポジティブな士気を生み出すかについて気にかけているので、彼らは雇用主に利益をもたらします。彼らは前向きな関係サイクルを正しい方向に動かし続けます。

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