提案またはRFPの要求を書く方法

futbol loco vargas

RFPまたはRFQ（ "見積依頼"）とも呼ばれる提案依頼は、会社が製品を購入したいときに発行し、その仕様を一般に公開したいときに発行する文書です。これは通常、複数の会社がその仕事に入札し、RFPがより競争力のある価格を要求する場合に当てはまります。しかし、あなたがRFPを正しく準備していない場合、あなたの努力は時間の浪費である入札を生み出すかもしれません。最良の結果を得るためにRFPを作成する方法は次のとおりです。

困難： 平均

所要時間： 数日

12のステップ

あなたの宿題をしなさい：RFPの作成を始める前に、必要なもの、必要なもの、および可能なものを見つけ出します。月に25回以上売ったことがないのであれば、1時間に1,500個のウィジェットを生成できるマシンにRFPを発行しないでください。メッセンジャーが自転車で同じくらい速く交通を通過することができるときに高出力の自動車のためにRFPを出す意味がありません。
あなたのニーズと欲求を区別してください： 現場で本社とバンの間で写真を転送できるアプリケーションを購入したい場合は、1秒あたりに必要な画像の数、必要な画像の最大サイズ、および必要な解像度を指定できます。それらの画像をカラーにするのはいいかもしれませんが、それが本当に必要かどうかを決めてください。あなたが本当に特定の特定のものを必要とするならば、「意志」、「しなければならない」、および「しなければならない」のような言葉を使ってください。これは、これらが要件であることを示しています。単に「欲しい」という仕様は、「可能」、「可能」、「任意」などの言葉で識別されるべきです。

勝者がどのように見えるかを決める：あなたのRFPに応じてあなたが得る提案は異なります。各回答企業には、それぞれ長所と短所があります。最も低コストに焦点を当てる人もいます。他の人は最高の品質に焦点を当てます。そして他の人たちは完全な機能セットを提供するでしょう。あなたが探しているものを前もって決めてください - 最も安いコスト、最も速い配達、またはその2つの組み合わせ。
文書を整理する：あなたがビジネスのために書くものはすべて、たくさんの考えを与えられ、組織されるべきです。アウトラインは始めるのに良い場所です。少なくとも、紹介、要件、選択基準、スケジュール、およびプロセスに関するセクションが必要になります。これらのセクションの多くにサブセクションがあります。

紹介文を書く：ここで、なぜあなたがRFPを公開しているのか、またそうすることによって達成したいと思うことについて、潜在的な入札者に説明します。紹介には、期日を含む、他のセクションから選択されたキーポイントの要約も含まれる場合があります。画像伝送システムにRFPを導入すると、次のようになります。 "XYZ Companyは、本社から首都圏のどこにいてもバンに画像を伝送することができる、信頼性が高く使いやすいシステムの提案を求めています。 2007年3月5日月曜日の西海岸標準時午前8時に受信されなければなりません。」

要件を説明する： このセクションは最も重要なセクションの1つで、通常は最も時間がかかります。送信する画像のサイズと透明度、および必要な速度を指定する必要があります。具体的にしなさい、しかしそれが必要でなければ仕事をいかに達成したいと思うか入札者に言わないで下さい。この部分をサブセクションに分割することをお勧めします。たとえば、（a）画像サイズと品質（b）伝送。これには、望ましい速度と、伝送を安全にするための要件（c）望ましいオプションの両方を含めることができる任意の要件の両方が含まれます。

選択基準：ここであなたが入札者にあなたがどのようにあなたが勝利を得た入札を選択するかを教えるところです。あなたはあなたが好きなだけ、あるいは少しでも漏らすことができます。「勝った入札者がいる場合は、XYZ社の判断によってのみ選択される」という文を含めることをお勧めします。各カテゴリの特定の範囲内のポイントをそれぞれ入札するスプレッドシートを作成することをお勧めします。次に、上位3つのスコアを持つチームの中からチームに最良の入札を選択させます。
タイムライン：このセクションでは、企業がどの程度迅速に行動を起こさなければならないか、およびプロセスにどのくらいの時間がかかると予想されるかを説明します。あなたがあなたの期限を設定するときに合理的になりなさい。複雑なシステムの提案を求めないようにしてから、入札者に数日以内に回答してください。 RFPが大きい場合、希望する購入が複雑な場合、または非常に詳細な回答が必要な場合は、入札の準備に時間をかけてください。これはまた、入札が成功したかどうかが通知されるまでに評価プロセスにかかる時間と、約束した金額を配信する必要がある時間を入札者に伝えることができる場所です。

プロセス： このセクションを使用して、RFPの送信から契約の獲得、および作業の開始時期までのプロセスのしくみを説明します。このセクションには、「入札は上記のステップ8で指定された日付で行われます。すべての入札は、すべての要件を満たし、即応性があることを確認するために審査されます。そして、上位3つの入札がプロポーザルチームによって評価され、落札者と代替候補が選択されます。落札者との交渉で2週間以内に契約が成立すると予想されます。」

RFPの発送方法を決める：ほとんどのRFPは郵送されますが、そうする必要はありません。 RFPを電子メールで送信することも、会社のWebサイトに投稿することもできます。入札者が応答しているRFPを識別するために使用する名前（または入札番号）を必ず指定してください。
誰がRFPを受け取るかを決めます。 あなたはすでにあなたが購入したい供給者を識別しているかもしれません。あなたの会社は許容できるベンダーのリストさえ持っているかもしれません。そうでなければ、あなたはあなたの専門的なネットワークを通して、オンラインで検索することによって、または彼らの推薦を他の材料の信頼できるベンダーに尋ねることによって可能なベンダーを見つけることができます。あなたのRFPを受け取る人のリストを大企業や確立されたベンダーだけに限定しないでください。あなたは、ビジネスを勝ち取ることに熱心であることが多い小規模のベンダーから、より良いアイデアやさらに良い価格を見つけるかもしれません。