従業員の人事ファイルのベストプラクティス

雇用者が各従業員の人事ファイルを管理するのは良い考えです。雇用歴、貢献と実績の記録、懲戒処分、昇進、業績開発計画などの文書は、人事ファイルに属します。賢い雇用主も、複数の人事ファイルを保管しています。

雇用主は、いくつかの人事記録を保管する正当な理由があります。雇用主が従業員の雇用歴を正確に把握できるように、文書化が必要です。ドキュメンテーションは雇用主の決定を裏付け、訴訟で雇用主を保護することができます - 正しく保存されています。

人事ファイルの内容は、従業員のキャリア中の重要な出来事の歴史的概要を提供します。彼らは、従業員とそのキャリアについて行われた決定をサポートします。彼らは、雇用、昇進、譲渡、報酬および表彰、ならびに決断の決定の背後にある雇用主の論理的根拠を示しています。

さまざまなガイドラインがさまざまな人事ファイルタイプに関連付けられている

さまざまな種類の人事ファイルが推奨されるため、さまざまな規則やガイドラインが各種類の人事ファイルに関連付けられています。

• それぞれのタイプの人事ファイルには、その理由に基づいて、既存の内容と内容が異なる理由があります。
• 各タイプの人事ファイルは別々に保管されています。
• 人事ファイルへのアクセスは、ほとんどの組織の特定の従業員に制限されています。多くの組織では、人事ファイルへのアクセスを人事部スタッフのみに制限しています。人事ファイルの種類によってアクセスガイドラインが異なります。
• 従業員の個人ファイルへのアクセスは許可されていますが、ほとんどの雇用主は従業員ハンドブックに個人ファイルアクセスポリシーを使用して従業員アクセスのガイドラインを設定しています。 （さまざまな州や管轄区域では規則が異なりますので、現在地を最新の状態に保ってください。）

  ほとんどの組織では、従業員の上司が全体の人事ファイルにアクセスすることを許可していません。彼らは、管理職が関連する文書を公式の人事ファイルではない自分の管理従業員ファイルに保存することを期待しています。

• 人事部は、従業員の人事ファイルを所有し、その責任を負います。

推奨人事ファイル

これが推奨される人事ファイルの種類と、それらを扱う際に知っておくべきことです。

従業員ファイル

これは、雇用主が各従業員について保持している主な人事ファイルです。人事ファイルには、各従業員の雇用履歴が格納されています。これは従業員の人事ファイルについて知っておくべきことです。

医療ファイル

従業員の医療ファイルには、雇用主が知っていなければならない重大な法的制限があります。これは、従業員の医療ファイルの機密性と内容について知っておく必要があることです。

給与計算ファイル

従業員給与ファイルへの従業員のアクセスは、医療ファイルまたは人事ファイルへのアクセスよりも制限が少なくなります。給与計算ファイルには、給与、給付金の選択、賃金率の変更、装飾、および従業員の給与に影響するその他の法的文書に関する情報が含まれています。さまざまな経理および人事部のスタッフが給与計算ファイルの情報にアクセスします。

従業員用のI-9フォームファイル

さまざまな政府機関のアクセス権があるため、従業員I-9フォーム用に個別のファイルを管理することでベストプラクティスに従います。 I-9フォームの保管に関する詳細を調べてください。

従業員の人事ファイルアクセスポリシー

各従業員が自分の人事ファイルの内容を把握できるようにする必要がありますが、ファイルの整合性、完全性、および完全性を管理する必要があります。従業員と雇用主の機密保持とアクセス制限を維持するには、人事ファイルアクセスポリシーを使用します。

従業員の人事ファイルに含めないこと

従業員の人事ファイルに含めるべきではないコンテンツに関するガイドラインをお探しですか？ここにあなたが別の、非公式の場所で維持したい、またはまったく保持したくないコンテンツについての私の最もよい推薦があります。不必要で純粋に根拠のある文書を保持すると、怪我をする可能性があります。

ドキュメンテーション

あなたはどんなドキュメンテーションがあるか知っていますか？文書という言葉は、雇用と人的資源の分野で頻繁に出現します。しかし、文書化の意味と、特定の雇用イベントを文書化する理由については、「人事管理における文書化の重要性」で詳しく説明されています。正確な雇用ファイルを作成するには適切な文書が不可欠であるため、ご覧ください。

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