一般的な受付係のインタビューの質問とベストアンサー

多くの組織では、受付係が会社の顔です。すべての新しい顧客、求職者、従業員、またはサードパーティベンダーは、受付を通過するか、受付でチェックインするため、雇用主は責任を持ち、親しみやすく、落ち着いた人を見つけることに熱心です。

受付係のインタビューで尋ねられる10の典型的な質問

ここでは、受付係によく寄せられる質問、回答の例、インタビュー中に何を言うべきかについてのヒントを紹介します。

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今すぐ見る：4つの一般的な受付係のインタビューの質問に答える方法

1.テンポの速い職場環境についていくために何をしますか。

彼らが知りたいこと： あなたのインタビュアーはあなたが追いつくことができることを確認したいです。それをどのように行うかは無関係である可能性が高いですが、あなたは準備ができた明確で自信を持っているべきです.

必死の、強調された態度は役に立ちませんし、スタッフやクライアントの目の前でよく見ることもできないので、私がする一番のことは平静を保つことです。私はタスクをトリアージしようとしているので、私は常に最も重要なタスクに最初に取り組んでいます。通常、それは会社のクライアントの1人が関わるものです。同様に、私は私がする必要があるすべての実行中のリストを保持するので、私はどんな重要な責任も無視しないようにします。

2.毎日のスケジュールをどのように整理していますか。

彼らが知りたいこと： あなたがどのようにあなたの日を組織するかは、実際には重要ではありません。重要なのは、あなたがよく組織されていて、すべての義務を適切かつ適時に遂行することを証明することです。

私は毎日私が達成する必要があるすべてのリストを作ることから始めます。私は自分のカレンダーで会議や予定を確認しているので、それらに気づくことができ、必要ならばフロントで報道を受けることができます。私の仕事では、コミュニケーションが重要なので、私は常に電話に答え、新しい要求がないか私のEメールをチェックし、それに応じてフォローアップタスクで私の予定リストを更新します。

3.受付係は、顧客の組織に対する第一印象にどのような役割を果たしますか。

彼らが知りたいこと： あなたの面接担当者は、あなたが申請している立場を確実に理解している必要がありますが、この質問はあなたの仕事の哲学に触れながら、文化的なものでもあるかもしれません。

受付係は、顧客に大きな印象を与えることができます（ポジティブまたはネガティブ）。私は顧客が最初に目にする人の一人なので、イライラしたり、対話がうまくいかなかったりすると、会社や全体的な経験に関する意見が非常に悪くなります。私にとって、それはホストがレストランであなたに挨拶するときに似ています。彼らが必死に見えるか、または失礼にふるまうなら、それからあなたの食べ物がちょうど美味しく味がしないようにそれは後で感じることができます。だからこそ、私はいつも笑顔で人々に挨拶し、すべての顧客が私の最善の注意を引いているように感じさせるようにしています。

4.電話でまたは直接に、あなたが怒っている顧客またはゲストに対処しなければならなかった時期について教えてください。あなたはどのように状況に対処しましたか？

彼らが知りたいこと： これは、ストレスや困難な状況にどう対処するかなど、いくつかある質問のうちの1つです。また、あなたが刑事上または非倫理上の活動にどのように対応したかを尋ねられることもあります。正直に言って。大げさに言ってはいけませんし、身売りもしないでください。

医院の受付係として、私は電話で欲求不満の患者を診察しました。あるとき、ある女性がその日に請求部門から電話がかかってこなかったので、彼女は電話で私に叫び始めました。不快でした！このような状況で私がやろうとしていることは、その人がこのように振る舞うためにどれだけストレスを感じなければならないかについて考えることです。彼女が叫んでしばらくして、私は言った、「あなたは本当にイライラする必要があります。何が起こっているのか、もっと教えてもらえますか」。それは会話を遅くし、彼女の音量を減らすのを助けました。彼女は状況全体を説明しました、そして私は私達の請求人がその日の間ちょうど外出していて連絡が取れるであろうと彼女に安心させました。私はまた、請求人の机の上にメモを置き、最初の仕事として女性に電話するように依頼したと彼女に言いました。電話の終わりまでに、彼女はずっと落ち着いていて、そして彼女の以前の過酷な言葉を謝罪しました。

あなたは残業しても構わないと思っていますか？

彼らが知りたいこと： あなたが残業をする気がない場合は、そう言いましょう。あなたが残業をしても構わないと思っているが、ある限度内でのみそうしているならば、それも同様に言ってください。はい、残業していないと仕事にかかるコストがかかる会社があります。しかし、あなたが自分の仕事のためにあなたの福祉やあなたの家族の福祉を犠牲にしなければならない、あるいは自分自身を守ることができないという約束をすることは受け入れられない選択肢です。あなたはあなたの可用性に合った仕事が必要です。

私は前もって一日の通知がある限り、月に数回残業しています。ヘッドアップをすることは私が私の計画を再構成することをより簡単にします。つまらないことに、私は同じ日の残業もできる可能性が非常に高いですが、私は本当に一日の通知があることを望みます。

6.あなたの最後のオフィスで何人の従業員が働いていましたか？

彼らが知りたいこと： インタビュアーは、あなたがどのような環境で働いていたか、インタビューを受けている会社とどのように比較されているか、そしてあなたが小規模または大規模な職場で快適に仕事をしているかどうかを知りたいです。

私の最後のオフィスでは、5人の従業員がいました。それは十分に小さいので、私たちは家族のように少し感じ始めました。あなたが複雑な質問をすることができる前に誰もが請求部門のMarthaが2杯のコーヒーを必要としているのを知っていました。それ以前は、私のオフィスはかなり大きく、60人の従業員でした。どちらの環境でも快適に過ごせましたが、大規模オフィスでの最初の1か月は、誰が何をし、どこに電話をかけるかを考えなければならなかったため、やや困難でした。

7.管理アシスタント、秘書、または受付係としてのあなたの以前の職務について説明してください。

彼らが知りたいこと： 面接官はあなたがあなたの履歴書に記載されている責任を調べ、それらが提供されている位置に収まることを確認したいです。これはまたあなたの職務経験で強調された点を拡大する良い機会です。

ABC Financialsの受付係として、私は顧客の最初の人でした。私は会社の5人の副社長のために電話に答えるのと同様に一般的な電話回線に答えました。私はまた、荷物の受け取り、郵便の配付、顧客や仕入先への挨拶、会議室への案内、そして会社の一般的な情報のEメールアドレスについていくことも担当していました。私は管理責任もたくさん持っていました：私はそれらの副社長のカレンダーを管理し、彼らの出張を手配し、そしてイベントで配布するためにPowerPointプレゼンテーションや他の資料を作成し改良するのを助けました。

8.電話、顧客、配達など、すぐに対処しなければならない問題にどのように優先順位を付けますか。

彼らが知りたいこと： インタビュアーマルチタスク、時間の整理、およびタスクの優先順位付けがどれだけ優れているかを知りたいと考えています。これはまた、あなたが複数の優先事項にどのように直面したかを指摘し、それらすべてをどのように処理したかを説明する良い機会です。

オフィスが混んでいるときは、マルチタスクが不可欠です。それが失礼ではないときはいつでも、私は同時にいくつかのタスクを実行しようとします。たとえば、配達員から荷物にサインしながら電話に簡単に答えることができます。マルチタスクが不可能な場合は、クライアントと顧客に焦点を合わせます。必要ならば、私が最初に別の仕事をする時間を私に与えることができるかどうか尋ねます - そして、物事が本当に忙しいなら、私は報道を私に提供するために仲間の従業員に電話をかけようとします。

9.コンピュータのスキルはどれくらい強いですか？

彼らが知りたいこと： インタビュアーは、あなたがどのコンピュータスキルを持っているか、あなたのスキルレベルが会社の期待と互換性があるかどうか、そしてどのプログラムを最も快適に使っているかを確認してほしいと思います。可能であれば、インタビューの前に、会社がどのプログラムを使用しているかを調査することをお勧めします。

私は非常に強いコンピュータスキルを持っています。 Microsoft Officeに精通しているだけでなく、私の最後の役割で会社のWebサイトを更新していたので、WordPressも快適に使用できます。私が新しいプログラムやアプリケーションを使い始めるとき、私はたいてい私の質問の大部分はオンライン検索で答えることができると思いますが、私は同僚からチュートリアルを受けることも感謝します。

10.カスタマーサービスの経験について教えてください。

彼らが知りたいこと： 面接担当者は、カスタマーサービスの経験の概要（何年、具体的な例、および問題解決にどの程度のスキルを使用しているか）を求めています。

私は10代の頃からカスタマーサービスで働いていました。私の最初の仕事は書店で働いていた、そこで私は顧客が本を見つけるのを手伝って、時々レジをカバーしました。大学時代には、今回もアルバイトをしていました。服を売っていました。それから、もちろん、ABC Companyの受付係として、私も顧客と取引をしましたが、この役割では直接販売をしていませんでした。探している本が見つかったのか、それともエグゼクティブとの出会いの時間が変わったのかに関係なく、私は顧客とやり取りして問題を解決することが本当に快適だと感じています。

受付係の質問に答えるためのヒント

最高の受付係は、詳細志向の、組織された、そして優れたコミュニケータです。したがって、受験者は経験、職場のツールへの精通度、プロセス、およびスキルセットを評価するための自由回答形式の面接の質問に答える準備をしておく必要があります。

この場合、インタビュアーは必ずしも「はい」または「いいえ」の回答を探す必要はありません。代わりに、候補者は過去の職場の状況をどのように処理したかを説明する具体的な例を挙げて回答し、会社の優先事項、期待、目標、および課題について慎重に調査した質問をすることを期待しています。

職場での技術の進歩がますます高まっているため、受付係も強力な技術的スキルを持っている必要があります。 MS Officeなどのコンピュータアプリケーションや業界固有のソフトウェアに加えて、電話システム、およびプリンタ、コピー機、スキャナ、ファックスなどのオフィス機器の使用経験があるはずです。

インタビュアーに尋ねる7つの質問

インタビュアーはあなたが質問をすることを期待するでしょう。インタビューの途中または終了時に尋ねられる質問の一覧を次に示します。

1. この仕事の日々の責任についてもっと教えてください。
2. あなたが会社のために雇いたい人にどの資質を探していますか？
3. この仕事に対するあなたの期待は何ですか、そしてどのように成功を評価しますか？
4. この仕事を最後に行った人がなぜ去ったのですか。
5. この役職は誰に報告しますか。
6. 会社でのキャリアアップの機会は何ですか？
7. 会社は従業員にトレーニングの機会を提供していますか？

最高の印象を与える方法

受付係のポジションは初心者レベルと見なすことができますが、それは企業のはしごを一歩上げることにもなり得ます。将来の雇用主は自信を持って、自信を持っている人に引き付けられます。初めてオフィスに入るとき、あなたは彼らのクライアントや患者が最初に会う人になるでしょう。

あなたの第一印象がそれが可能な限り最高であることを確認してください。面接の準備をする方法は次のとおりです。傑出した履歴書とともに、あなたがインタビューするときに部分をドレスアップするために時間をかけてください。仕事に就いたら、あなたは第一線の人になるでしょう、そしてそれはあなたの職業的イメージを雇用主に見せることが重要です。

インタビューに何を着るべきかよくわからない場合は、インタビューの着こなしに関するヒントをご覧ください。あなたの履歴書とあなたの職業上の服装の両方がうまくいっていて、あなたがありそうな質問に答える用意ができているならば、あなたはあなたが面接しているポジションを得ることに成功するでしょう。