チャンキングが作業効率と生産性を向上させる方法

管理職として、私たちはより多くの仕事をより短い時間に収めるように努力しています。すべてのレベルで過労の専門家のための一般的な応答は同時に複数の活動を実行することによってマルチタスクを試みることです。問題は、マルチタスクが機能しないことです。

マルチタスクが仕事の生産性に最も効果的なアプローチではない理由

たとえば、午前中に歯を磨くと、その日の後半に大きな会議の議題について考え始めるとします。あなたの歯を磨くのにあなたの脳の処理能力をあまり必要としません、そしてあなたは実際にあなたの朝の歯のクリーニング作業を機械的に処理しながら議題に集中することができるかもしれません。

しかし、脳の能力をもっと必要とする2つのタスクはどうでしょうか。朝食を準備している間、あなたは電話で話しているかもしれません。両方のタスクを正しく実行することができますが、失効によるミスの可能性は大きいです。

マルチタスクの代替としてのチャンキング

「チャンク」は、人間のメモリ使用率がどのように機能するかを説明しています。いくつかのタスクを同時に完了するのを見るとき、この概念を覚えておくことは重要です。私たちは、実際には、それらを同時にするのではなく、それらの間で切り替えることです（あなたの歯を磨く場合は、それらが同時に起こるように見えるかもしれませんが）。

誰かがあなたのオフィスに入ったときにあなたが電話に出ていると想像してください。彼らはあなたのアドバイスや問題についての迅速な決定を求めます。あなたは、電話でその人の話をしばらく止め、あなたの前でメモをスキャンし、返事を書き、そして電話に戻ります。あなたは2つの活動（電話と対面会話）を同時にしませんでした。

実際には3つのタスクを順番に実行しました。通話を開始し、対面会話をしてから、通話を再開しました。上記の朝食の例と同じように、両方を同時にではなく次々に行った場合は、両方をより良く、より少ない合計時間で行うことができました。その理由は、あなたがそれぞれのタスクを始めるとき、あなたはそれに集中して始めなければならないということです。

マルチタスクの起動時間が効果的でない理由

あなたが電話をかけたとき、あなたはそれについて考え、電話番号を見つけ、そして電話をかけなければなりませんでした。あなたが中断されたとき、あなたは彼らに決定を下すことができるようにするためにその人があなたから何を望んでいるのかを把握しなければなりませんでした。最後に、あなたが電話を再開したとき、あなたは中断した場所を覚えていなければなりませんでした。あなたも言わなければならなかったかもしれません、 「おっと、すみません、誰かが入ってきました。あなたは何を言っていましたか？」

日中により多くのスタートとストップをするほど、これらの時間のかかるスタートアップの瞬間が増えます。これらの瞬間は非生産的な時間です。あなたが準備する日報を持っているならば、スタートアップの瞬間はあなたが四半期に1度しかしない報告のそれに比べておそらくかなり短いです。それでも、そのレポートを準備していて中断されても、毎回起動するまでの時間はほぼ同じです。

たとえば、30分以内にレポートを中断することなく作成できます。しかし、予定外の作業や中断が一日中発生した場合、数時間かかることがあります。この大幅な遅延は、実際の中断によるものではないことが多く、レポートの再開にかかる時間は何度もあります。

マルチタスクではなくチャンクを試すべきな理由

さて、時々あなたはマルチタスクをしなければなりません。あなたの仕事は私のように運営できるかもしれません、それでマルチタスクより良いことは何ですか？チャンキングが優れています。

チャンクとは、中断に反応するのではなく、1日をより大きなチャンクに分割するという概念です。特定のタスクに専念できる時間が増えれば増えるほど、起動までの時間が短くなり、それに応じて効率も向上します。あなたは起動時にそれほど多くの時間を費やすことはないので、あなたはより多くの時間を持つことになり、そしてあなたはより多くのことを達成するでしょう。ボーナスとして、あなたは手元の単一のタスクに集中することができるようになるので、あなたはそれをより良くするでしょう。

サイドバーとして、プロジェクトマネージャはずっと前にこのテクニックの力を考え出し、そして作業分解構造プロセスを介して「チャンク」の独自のバージョンを作成しました。

職場でのチャンキングを始める方法

それで、あなたはどうやってチャンクを始めることができますか？

• あなたがそれの感触を得るまで小さく始めてください。単一のタスク、おそらくあなたの毎週の報告書を選んでください。
• あなたがそれがかかると知っている30分を取っておきます。
• あなたのドアを閉めるか、「仕事中の天才」かそのような何かを読む看板を掲げて、それから報告と集中以外の何にも集中しないでください。
• 電話を無視してください。
• 電子メールをチェックしないでください。
• レポートを書いてください。

電話、従業員の会議、その他の定期的な活動でも同じことを試みます。集中し、あなたの日々を締め出し、そして数週間の練習の後、あなたは感じ、そしてもっと効率的になるでしょう。

ボトムライン

マルチタスクをしようとしているあなたの時間の多くを無駄にしないでください。代わりに、チャンクによって自分自身をより効率的かつ生産的にします。用語がぎこちない間、概念は有効です。

Art Pettyによる更新