会社の会議を計画する方法

おめでとうございます。あなたの会社は会社のすべてのレベルから選ばれた従業員のグループのために会議を開くでしょう。 CEOはあなたにイベントのプロジェクトマネージャの責任を与えました。これらのヒントとサンプルプロジェクト計画は、プロジェクトマネージャが会社の会議または同様に複雑なプロジェクトのためにプロジェクト計画を構築するための1つの方法を示しています。

プロジェクトを事前に計画する

あなたの最初のステップは計画を立てることです。あなたはステークホルダーとイベントについて議論することから始めます。これが昨年行われたとしたら、どうしたのでしょうか。何が悪かったのか？誰がプロジェクトを管理し、彼らは今年あな​​たが落とし穴を避けるのを手伝ってくれる？ CEOがあなたにプロジェクトを割り当てたので、彼/彼女はイベントから何を望みますか？イベントはいつになりますか？どこ？予算はいくらですか。

できるだけ多くの情報を集める。これが、プロジェクト計画を立てる際の基本になります。

チームを編成する

このプロジェクトを成功させるために他にどのようなリソースが必要ですか。あなたがこのイベントを成功させるのを助けることができる他の部門の人がいますか？助けを得るためにあなたは何をする必要がありますか？あなたはただ尋ねることができますか、またはあなたは彼らの上司から正式な承認を得る必要がありますか？あなたはそれらからどれくらいの時間が必要ですか？あなたがそれらを提供するためにどんな特別なスキルを必要としますか？あなたが望む人が利用できない場合、他の誰かがそのスキルを提供することができますか？

これは全社的な会議なので、人事はどのように役立ちますか？施設部からの援助が必要ですか。マーケティング部についてはどうですか？その分野で手助けが必要ですか。

議題を計画する

会議の長さがわかると、時間枠を埋めるようになります。オープニングスピーカーが必要ですか？誰になりますか？あなたは参加者を一緒にしておくつもりですか、それともプログラムの一部のために彼らをより小さなグループに分けますか？他に何人のスピーカーが必要ですか。あなたが小会議を開いた場合、誰がより小さなセッションを開始するでしょうか？

イベントは1日以上かかりますか？デイワンをどのように締めますか？ 2日目にどうやって再開しますか。

あなたは最後にどのようにまとめますか？閉会の挨拶が必要ですか。予約した場合、ホテルをチェックアウトする人の物流をどのように処理しますか。

スペースを探す

何人の人が来ているのか調べてください。次に、必要なスペースの大きさを決めます。イベントはどこで開催されますか？本社に空きはありますか、それとももっと広いスペースが必要ですか。 CEOは、人々が集中できるように会議をオフサイトで開催することを望みますか、それとも、コストを最小限に抑えるために会議を社内で開催することを望みますか。

あなたの地域のどの施設があなたが必要とするスペースを提供することができますか？空港の近くにあるホテルは、町の外から到着する人々の移動時間を最小限に抑えるための良い選択ですか、それとももっと静かな町の外の何かを見つけるべきですか？

施設ごとに異なる会場では何が課金されますか？それらには何が含まれていますか。また、購入して持ち込んだものは何ですか。彼らはあなたが一緒に仕事をするための個人を割り当てますか？材料や外部からの人々に関する彼らの方針は何ですか？

引き離す

少なくともこれらの質問の大部分に対する答えを集めたら、プロジェクト計画をまとめることができます。ここで示しているのはプロジェクトタスクのリストであり、作業詳細構造（WBS）のみです。タスク間またはタイムライン間の依存関係は含まれていません。それらは後で追加されるでしょう。

サンプル会社会議プロジェクト計画

「プロジェクト管理の基本ツールを使用してプロジェクトを計画する方法」では、プロジェクト計画の背後にある考え方と計画プロセス中のプロジェクト管理スキルの使用について説明しました。以下は、プロジェクト計画の作業詳細構造（WBS）が会社の会議を計画するためのプロジェクトを検索する方法です。

プロジェクトの事前計画

1. 予算を決定する
2. プロジェクトの目標を設定するためにCEOと話し合う
3. ヒントについては、以前のプロジェクトマネージャ（PM）に連絡してください。
4. 利害関係者リストを決定する
5. 利害関係者に意見を求めてください。
6. イベントの希望日を設定する
7. 必要なスピーカー/プレゼンターの数を決定します
8. 必要なサポートスタッフの数を決定します
9. 何人の従業員が参加するかを決める
10. イベントの可能な場所を一覧表示する

2.プロジェクトチームを編成する

1. マーケティングから担当者を取得
2. HRから担当者を取得
3. 購買担当者が誰かに援助を任せるかどうかを確認
4. スーザンにすべての講演者の詳細を処理するよう依頼する
5. 施設から担当者を取得
6. プロジェクトチームキックオフミーティングのスケジュール

3.アジェンダを発展させる

3a計画初日

1. 開始時間を設定
2. 時間を設定し、登録のための場所と人員を配置する
3. 午前のセッションの長さを設定する
4. スピーチの長さを設定する
5. 午前のセッションに必要な講演者数を計算する
6. スピーカー募集
7. 午前中の休憩を計画する（時間と長さ）
8. 休憩中の会議室のリフレッシュを手配する（水、ゴミなど）
9. 昼休みを計画する（時間、長さ、場所、メニュー、誰が支払うか）
10. 午後のセッションを計画する（長さ、講演者数）
11. 午後の講演者を募集する
12. 計画1日目の締め切り（時間、人、長さ）

3b計画2日目

1. 開始時間を設定
2. 午前のセッションの長さを設定する
3. 午前のセッションに必要な講演者数を計算する
4. スピーカー募集
5. 午前中の休憩を計画する（時間と長さ）
6. 休憩中の会議室のリフレッシュを手配する（水、ゴミなど）
7. 昼休みを計画する（時間、長さ、場所、メニュー、誰が支払うか）
8. 午後のセッションを計画する（長さ、講演者数）
9. 午後の講演者を募集する
10. 閉会スピーチを計画する（時間、人、長さ）
11. ホテルでチェックアウトのタイミングを調整

4.スペースを計画する

1. 出席者数を決定する
2. 座席配置を計画する（行対テーブル）
3. 必要スペースを計算する
4. そのスペース量で利用可能な場所を調べます（費用、場所、サービス込み）
5. 毎日のスピーカーの数と総数
6. 必要なサポートスタッフの数と種類を決定する
7. 何人の出席者/講演者/スタッフが部屋を必要とするかを調べます
8. 利用可能な場所で費用と日付を交渉する
9. 選択した場所と契約を結ぶ

5.イベントを宣伝する

1. イベントの場所で詳細をすべて確定する
2. 出席者に通知するようにしてください
3. すべての講演者にトピックとプレゼンテーションの時間/日を通知する
4. サポートスタッフ全員に義務と交代を通知する
5. 参加者からのRSVPを入手
6. 必要に応じて代替出席者に通知する

フォローアップ

1. すべての講演者からドラフトスピーチを入手
2. 最終スピーチをレビューする
3. すべての出席者、講演者、スタッフの名前タグを取得します
4. 参加者のための材料やプレゼントを購入する
5. イベントの場所を再確認

7.レビューと評価

1. すべての参加者に満足度調査を送信する
2. すべての講演者にレビュー調査を送信する
3. すべての講演者とスタッフにお礼を送る
4. プロジェクトチームとの意見交換会を開催

さらなる計画

上記のプロジェクト計画の作業詳細構造（WBS）は、会社の会議を計画するためのサンプルを示しています。それは単なる概要です。プロジェクトチームは、まだこれらの項目に取り組み、それらの多くを拡張する必要があります。さらに、各タスクに必要な時間、タスクの相対的な重要性、およびタスク間の相互関係/依存関係に取り組む必要があります。