人事ファイルアクセスポリシーとサンプルへのリンク

すべての人事部が広範囲な記録を保持しています。法律では、人事部がそれらの多くを一定期間保管することが義務付けられています。従業員はこれらの記録が存在することをよく知っています（そしてファイルによっては会社から会社へと追跡されるという印象を受けている人もいますが、そうではありません）。

従業員はこれらのレコードが存在することを知っているので、ファイルに何が含まれているかを確認するために時々それらを表示したいと思うでしょう。

従業員（および元従業員のアクセス）の提供方法を​​決定する際には、あなたの事業に適用される法律を念頭に置いてください。多くの州では、ファイルの特定の部分を現在および以前の従業員が利用できるようにすることを会社に義務付ける法律があります。あなたの方針がすべての法律に準拠していることを確認するためにあなたの雇用弁護士に相談してください。

例えば、連邦法では、米国障害者法に関連する記録は人事記録とは別に保管することが義務付けられています。あなたの会社がHIPAAの対象となっている場合は、あなたの医療記録管理もそれに準拠していることを確認してください。

従業員が彼らのファイルで見ることができるものには、かなりの余裕があるかもしれません。ただし、従業員が参照チェックなどの特定の情報にアクセスできないと判断した場合でも、訴訟の場合にはその情報は検出可能であることに注意してください。

したがって、物事を正確に記録し、常に法律に従うようにスタッフに指示してください。従業員の記録は、内部の冗談やコメントを無視するための場所ではありません。これらは法廷ではうまく行きません。

原則として、1人のゲートキーパーをレコードに配置することで、手順が守られ、一貫性が保たれます。ある人事部長が、他の人がまったくアクセスを拒否している間に、他の人が自分のレコードを自分のデスクに持ち帰ることを許可したくない場合があります。

全員に単一の情報源を通過するように求めることは、物事の一貫性と合法性を保つのに役立ちます。記録および記録の保存とアクセスに関する法律は注意が必要です。常に最新の状態に保ってください。

下記の方針はあなたのビジネスのための良いスタートですが、あなたの州と地方の法律が異なるかもしれないことに留意してください。

サンプル従業員レコードアクセスポリシー

すべての従業員、元従業員、および従業員の代表者は、人事部のスタッフに事前に通知して、人事ファイルの特定の内容を閲覧することができます。応募、昇進、懲戒処分、異動など、従業員の雇用資格に関連する文書を閲覧することができます。さらに、従業員はポリシー承認フォームおよびトレーニング記録を確認することができます。

従業員が検討できない文書には、参照または参照チェック、経営陣による調査記録、医療記録、訴訟に関連する文書、他の従業員の機密性を侵害する文書、および従業員計画に使用される文書が含まれます。

手順

自分の人事ファイルの許容される内容を確認したい従業員は、24時間前に通知して人事部に連絡する必要があります（週末は除く）。元従業員、または人事部スタッフに知られていない人は、個人ファイルにアクセスするための身分証明書および/または許可証を提示する必要があります。

従業員は、人事部の担当者の前で自分の人事ファイルを確認する必要があります。

従業員は、人事ファイルの一部を事務所から削除することはできません。

従業員はファイルまたはファイルの一部のコピーを要求することができます。理にかなった範囲で、人事部のスタッフがコピーを提供します。大規模なコピーの場合、従業員はコピーの代金を支払う必要があります。

従業員が人事ファイルの文書に不満を抱いている場合、人事部の担当者の前にいる場合、その従業員は説明または説明を書き、それを紛争文書に添付することができます。いかなる状況においても、人事スタッフまたは従業員が実際の文書を変更することはありません。

従業員は、人事ファイルから文書を削除するよう依頼することもできます。人事部のスタッフが同意した場合、文書は削除される可能性があります。人事担当者が異議を唱えた場合、その問題は会社のオープンドアポリシーに規定されている方法で上訴される可能性があります。

組織の人事ファイルアクセスポリシーを独自に作成するときに、このポリシーが役に立つことを願います。組織のニーズと文化に合わせてポリシーをカスタマイズしてください。