初心者のための基本管理スキル

管理スキルのレベル1ピラミッドは、初心者が習得しなければならない基本スキルを示します。それは経営者が成功するために習得しなければならないスキルを示し、成功に向けてこれらの管理スキルが互いにどのように構築されるかを示す、管理スキルピラミッドの基盤です。

基本管理スキル

管理職で成功するためには、誰もが習得しなければならない4つの基本的な管理スキルがあります。これら4つの基本的なスキルは計画、整理、指示、および管理 以下で別々に詳細に説明します。

計画

計画は、あらゆる管理作業における最初の最も重要なステップです。それはまた最も見過ごされているか意図的にスキップされたステップです。計画の量と必要な詳細はタスクごとに異なりますが、このタスクをスキップするのは、盲目の運以外の確実な災害を招くことです。それが私たちに6 Pの計画の格言を与えるものです（または7 Pはあなたの数え方次第です）。

ほとんどの人が計画という用語を一般的な事業計画と関連付けますが、さまざまなレベルの計画もあります。

• 戦略的計画
• 戦術的計画
• 運用計画

さまざまな種類の計画があります。

• 防災計画
• 後任計画
• 危機計画
• 報酬計画

整理する

管理者は、チームの作業を最も効率的かつ効果的な方法で実行するために、チーム、タスク、およびプロジェクトを編成できなければなりません。初心者として、あなたは小さなワークチームやプロジェクトチームを組織しているかもしれません。あなたが会社の部門または新しい部門を組織化しなければならないとき、これらの同じスキルはあなたの経歴の中で後で必要とされるでしょう。

明らかに、作業の計画と編成の間には多くの重複があります。計画が実行する必要があることに焦点を当てているところでは、組織はより運用的であり、そして仕事を最良にする方法にもっと焦点を当てています。

作品をまとめるときは、次のことを行う必要があります。

• 必要な役割を決定する
• 役割にタスクを割り当てる
• 役割に最適なリソース（人または機器）を決定する
• リソースを取得し、それらをロールに割り当てます。
• 役割に資源を割り当て、それらに権限と責任を委任する。

あなたが管理するための小さなチームやプロジェクトを割り当てられているかどうか、初心者の管理者はまた、オフィスやデータシステムを整理することができるはずです。

チームをまとめるために人を身体的に動かすことができない場合もありますが、検討する必要があります。一方で、あなたは何人かの人々を小さなスペースに移動させる必要があるかもしれず、チームがそのスペース内で効果的に働くことができるように物事を組織化しなければならないでしょう。あなたのキャリアの後半では、いくつかの異なる部署のチームとそれぞれのニーズに合わせてオフィスを編成する必要があるかもしれません。

また、チームが収集または配布するために必要なデータを処理するすべてのシステムを編成できるようにする必要があります。最近では、それらはおそらくコンピュータシステムです。たとえば、会社のイントラネット上に共有Webページを設定する必要があるのか​​、ファイルサーバー上の共有フォルダのみを設定する必要があるのか​​を決定する必要があります。情報を必要とするすべての人がアクセスできるように（そして競合他社のように見てはいけない人には利用できないように）、システムをどのように編成しますか？あなたのチームが情報以外のものを必要としているか作り出すならば、あなたはあなたのチームが彼らが必要とするものをそれが必要とする時に得てそしてあなたのチームが適切な時に作り出すものを他に出すことができるように組織化しなければなりません。

あなた自身を組織化することを忘れないでください。私たちはマネジメントスキルピラミッドのレベル3でこれより高いレベルで行きます、しかしあなたが最も効果的になることができるようにあなたがあなた自身、あなたの時間とあなたのスペースを組織することができなければなりません。

最後に、一度物事をまとめるのに十分なことはほとんどないことを忘れないでください。リソース、目標、および外部要因が絶えず変化している場合は、通常、それらを調整するために再編成する必要があります。

直接

指示は行動のステップです。あなたは仕事を計画して組織しました。今、あなたはあなたのチームに仕事を終わらせるよう指示する必要があります。目標がチームの全員に明確であることを確認することから始めます。彼らは皆、目標が何であるかを知っていますか？彼ら全員はチームをゴールに到達させることにおける彼らの役割が何であるかを知っていますか？彼らは彼らの役割を果たすために彼らが必要とするすべて（資源、権威、時間など）を持っていますか？

引っ張って、押してはいけない

プッシュするよりも引っ張る（リードする）と（チームに座って注文する）チームを自分の目標に向かわせるのに効果的です。あなたはあなたのチームの人々をやる気にさせ、チームの目標に向かって彼らを助けそして奮い立たせたいです。

コントロール

何人かの作家はそれを「調整する」または類似の用語と呼ぶことによってこのスキルを「和らげる」ことを試みる。管理者がチームの活動を管理できることが不可欠であるため、より強い用語である管理をお勧めします。

上記のステップでは、作業を計画し、それが最も効率的に行われるようにリソースを編成し、作業を開始するようチームに指示しました。制御ステップでは、行われている作業を監視します。実際の進捗と計画を比較します。組織が設計どおりに機能していることを確認します。

すべてが順調に進んでいれば、監視以外に何もする必要はありません。しかし、それはめったに起こりません。誰かが病気になったり、データベースの並べ替えが予想よりも繰り返しが長くなったり、競合他社が値を下げたり、隣の建物を火災で破壊したりするなど、数日間避難する必要があります。コントロールステップでは、影響を最小限に抑えるための措置を講じる必要があることを指示し、できる限り迅速に目的のものに戻すようにします。

多くの場合、これは計画段階に戻って計画を調整することを意味します。時々それは組織の変更を必要とするかもしれません。そして、あなたは皆を新しい目標に向け直し、それらを鼓舞しなければなりません。そして、もちろん、あなたは新しい計画をコントロールし、必要ならば調整します。このサイクルは、タスクが完了するまで続きます。

管理者コントロールツール

管理ステップでは、パフォーマンスと品質の基準を設定してから、それらが満たされていることを確認するために監視します。監視する必要があるものと同じくらい多くの利用可能なツールがあります。

• スケジューリングツール - いくつかのソフトウェアツールを使用すると、スケジュールを入力してから進捗を定期的に更新できます。プログラムはスケジュールの変更を強調表示するので、是正措置を取ることができます。
• 財務管理 - 管理者として、通常予算があります。財務部からの報告により、あなたの支出（人や他のリソースへの支出）が計画とどのように一致するかがわかります。
• 人による管理 - チームのすべての人が計画どおりに機能していることを確認する必要があります。そうでない場合は、原因を見つけて修正する必要があります。彼らは目標を理解していませんか？彼らは彼らが必要とする何らかのリソースやスキルを持っていませんか？タスクは彼らにとって大きすぎるので変更したり別のリソースに割り当てたりする必要がありますか？マネージャーとしての仕事は、チームのメンバーの業績が計画をどのように満たしているかについてのフィードバックをチームメンバーに提供することを意味します。そうでない場合は、是正措置を講じる必要があります。