ビジネスレターの書き方

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あなたはビジネスレターを書く必要がありますか？使用するのに最適なレイアウト、またはあなたの手紙に何を含めるべきかについてよくわからない？あなたが書くすべてのビジネスレターが適切にフォーマットされていて、見た目がプロフェッショナルであることが重要です。

あなたが将来の雇用主、同僚、職業上およびビジネス上のつながりに手紙を書くとき、あなたの手紙のレイアウトはあなたが書いているものとほとんど同じくらい重要です。

文字が正しくフォーマットされておらず、段落の間に十分なスペースがなく、非伝統的なフォントスタイルまたはサイズを使用している場合、それはあなたによく反映されない可能性があります。

ビジネスレター作成ガイドライン

ここにビジネスレターを書くためのガイドラインがあります、それであなたのすべての通信は最も良い印象を与えます。

余白

ビジネスレターの余白は、約1 "にする必要があります。これにより、プロのレターが整理された外観になります。テキストを左寄せにする必要があります。これが、ほとんどのドキュメントの並び方です。

文字間隔

あなたの手紙にスペースを残すことは読者が認めるであろう明確ですっきりとしたそして読みやすい外観を作り出す。あなたのレターはブロックフォーマットであるべきです：パラグラフの間の二重スペースを除いてレター全体が左とシングルスペースで整列されるべきです。

フォントサイズ

プロの手紙の伝統的なフォントサイズは12です。フォントはTimes New RomanまたはArialにする必要があります。ただし、レターヘッドを使用している場合は、レターヘッドのフォントサイズとスタイルが異なる場合があります。

フォントスタイル

プロの手紙の中で異なるスタイルを使う必要はありません。均一なフォント（Times New RomanやArialなどの本の印刷フォント）を使用し、下線を引く、斜体にする、または太字にしないでください。ただし、レターヘッドを使用している場合は、レターヘッドのフォントスタイルが異なる場合があります。

レターテキスト

ビジネスレターのテキストはきれいで読みやすいはずです。 1つの大きなテキストブロックにあなたの手紙を書かないでください。テキストをいくつかの簡潔な段落に分割します。これらの段落は左寄せにする必要があります。これにより読みやすくなります。あなたがあなたの手紙を完成させたら、あなたに代わってそれを読むように他の誰かに依頼してください。彼らにその手紙をじっと見てもらってください。ページにテキストが多すぎませんか。異なる段落を見るのは簡単ですか？

連絡先

あなたの手紙の最初のセクションはあなたの連絡先情報とあなたが書いている人の連絡先情報も含むべきです。また、あなたが書いている日付をあなたの手紙の一番上に含めてください。

挨拶文

読者をよく知っていて、一般的に彼らの名でそれらをアドレスしない限り、あいさつ文にその人の個人的な肩書きとフルネームを含めなければなりません（すなわち、 "Dear Mr. James Franklin"）。読者の名前がわからない場合は、その人の肩書きを記入してください（例：「マーケティングの親愛なる役員」）。読者の性別がわからない場合は、単にフルネームを記載し、個人的な肩書きを避けてください（つまり、 "Dear Jamie Smith"）。読者の性別、名前、および肩書きがわからない場合は、単に「心配することがあります」と書いてください。あいさつ文の後は1行空白のままにしてください。

手紙の段落

専門書簡の段落は比較的簡潔にする必要があります。最初の段落には、わかりやすい簡単な説明と、あなたが書いた理由の簡潔な説明が含まれています。 2番目の段落（およびそれ以降の段落）は、あなたが書いた理由を拡張する必要があります。最後の段落には、あなたが書いた理由を書き直し、該当する場合には、あなたの行動計画を述べなければなりません（あるいは、何らかの種類の行動が読者によってとられることを要求してください）。

閉鎖

ビジネスレターやEメールメッセージを書いているときは、プロのやり方であなたのレターを閉じることが重要です。そのため、あなたはレター全体として、よく書かれていてプロです。

署名

あなたが紙の手紙を送るときは、手書きのあなたの署名とそれに続くあなたのタイプされた名前で手紙を終えてください。これが電子メールの場合は、入力した名前を含めるだけです。

最後に、あなたがそれを送る前にあなたの手紙のスペルチェックと校正を忘れないでください。繰り返しますが、家族、友人、同僚に確認してもらうように依頼してください。私たち自身の間違いをつかむのは難しいので、別の目のペアが見るのは常に良いことです。

ビジネスレターフォーマット

書式設定されたビジネスレターを確認し、レターの各セクションに何を含めるかについての情報を記載してください。

ビジネスレターサンプル

名前苗字

あなたの住所

あなたの市、州の郵便番号

あなたの電話番号

あなたのEメール

日付

連絡先

タイトル

会社名

住所

市、州郵便番号

親愛なる氏/ Ms。苗字：

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ありがとうございました。

手書きの署名（ハードコピーレター用）

あなたの入力した名前