従業員向けのサンプルインターネットおよび電子メールポリシー
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従業員が仕事や職場の関係に影響を与えるため、従業員が何を期待しているのかを理解するのに役立つ効果的なインターネットおよび電子メールのポリシーは、雇用主および従業員にとって必須です。あなたは、自分の従業員、あなたの職場、またはあなたの会社のために使われているか、彼らを巻き込んでいる職場提供の装置または従業員所有の装置から従業員が何ができるかを定義するために記録し続けたい。
Statista.comによると、「2019年には、世界中で27億7000万人のソーシャルネットワークユーザーが、2017年の24億6,000万人から増加すると推定されています。ユーザーはソーシャルネットワークユーザーであり、これらの数字は成長すると予想されています。」
米国内の85％以上の人々がソーシャルメディアにアクセスしているため、従業員の意見や共有についてのガイダンスがますます重要になっています。従業員は不適切に行動したり、存在していないことを知らなかったりするため、ガイドラインを気にする必要はありません。したがって、適切で不適切なインターネットおよびEメールの使用法の例を多数提供することによって、従業員をトレーニングするのと同様に、公正で、わかりやすく、賢明なポリシーの開発を強くお勧めします。
このサンプルのインターネットおよび電子メールポリシーを使用して、職場での適切な使用方法について明確なガイダンスを従業員に提供することを検討してください。もちろん、あなたの文化のニーズや職場で従業員に提供したい環境に合わせて調整してください。あなたの地域およびあなたの業界における合法性を確実にするために、弁護士に相談してください。
従業員向けのサンプルインターネットおよび電子メールポリシー
従業員のコンピュータまたは内線電話に割り当てられているボイスメール、電子メール、およびインターネットの使用は、企業の業務遂行のみを目的としています。同社では、Microsoft Office製品スイートに加えて、インターネットへのアクセスとソフトウェアの使用を必要とする職責もあります。
会社の目的のために適切に承認された人々だけが、追加のソフトウェアにアクセスしてダウンロードするためにインターネットを使用することができます。この承認は通常、情報技術（IT）部門が人的資源と関連して行う決定に対して排他的です。
ソフトウェアアクセス手順
Microsoft Office製品スイートに加えて必要なソフトウェアは、上司が承認し、IT部門がダウンロードする必要があります。現在会社のネットワーク上にないソフトウェアやWebサイトにアクセスする必要がある場合は、上司に相談してIT部門に相談し、製品からどのような収益が期待できるかについて説明してください。
ネットワークリスクとは見なされないすべての合理的な要求は、あなたと他の従業員に対して考慮されます。この方針の目的は、生産性を向上させる製品への従業員のアクセスを制限することではありません。目標は、組織のネットワークに対するリスクを最小限に抑えることです。
自社設備
固定電話、スマートフォン、タブレット、ラップトップ、デスクトップコンピュータ、および会社がお客様の用途に提供するiPadを含むがこれらに限定されないすべてのデバイスまたはコンピュータは、会社の業務にのみ使用する必要があります。会社がデバイスとこれらのデバイスに関する情報を所有していることを覚えておいてください。何らかの理由で会社を辞めた場合、会社はあなたが仕事の最終日に機器を返却することを要求します。
会社のネットワークに接続されていない個人用電子機器を使用して、休憩や昼食時に適切なインターネットサイトにアクセスすることができます。
インターネット利用
会社の時間にインターネットを使用すること、または会社のネットワークに接続されている会社が所有するデバイスを使用することは、会社の業務のみを行うことが許可されています。インターネットを使用すると、企業の機密情報のセキュリティが侵害される可能性があります。
インターネットを使用すると、ウイルスやスパイウェアを介してシステムが汚染される可能性もあります。スパイウェアは、社外の無許可の人が会社のパスワードやその他の機密情報にアクセスする可能性を秘めています。
このようなプログラムを会社のネットワークから削除するには、ITスタッフが技術的進歩を図るための時間と注意を払う必要があります。この理由のために、そして仕事のために仕事の時間の適切な使用を保証するために、我々はスタッフにインターネットの使用を制限するよう頼みます。
さらに、いかなる状況においても、従業員が所有するデバイスを含む会社所有のコンピュータまたはその他の電子機器を、勤務中のポルノまたはその他の不道徳、非倫理的、または非ビジネス関連のインターネットの取得、閲覧、または利用に使用することはできません。サイトそうすることは、雇用の終了までを含む懲戒処分につながる可能性があります。
ソーシャルメディア
あなたの雇用主は、あなたがソーシャルメディアでやっていることの一部は、新入社員を募集し、私たちの会社のブランドを強化するアウトリーチであることを理解しています。ソーシャルメディアマーケティング担当者、技術サポート、および採用担当者など、多くの従業員は職務内容にソーシャルメディアの責任を負っています。
あなたの雇用主はまた、あなたが毎日24時間365日過ごすオンラインの世界に対する当社の従業員の関係が、勤務時間と勤務時間外のぼやけにつながることを理解しています。ソーシャルメディアの使用を仕事関連のコンテンツに限定し、就業時間中に広めることを強くお勧めします。
さらに、あなたは会社に属している、または会社に関するものである機密または保護された情報を共有することを禁じられています。あなたの会社や同僚を不利な立場に置くような不愉快な情報を共有しないことを強くお勧めします。
会社の評判とブランドはすべての従業員によって守られるべきです。同僚の生活や行動をオンラインで共有してはいけません。オンラインで子供の名前を使用する前に、親である同僚の好みをメモしてください。
仕事用機器からの、または労働時間中のソーシャルメディア参加では、年齢、人種、肌の色、宗教、性別、出身国、身体障害、または遺伝情報を含む保護された分類を差別するソーシャルメディアコンテンツは禁止されます。
性的嗜好や体重を差別保護の対象と見なすことも当社の方針です。この方針に違反するソーシャルメディアに参加した従業員は、会社の嫌がらせ方針に従って対処されます。
会社でのEメール使用
電子メールは会社の業務にのみ使用されます。会社の機密情報は、許可なく、いつでも会社の外部で共有してはなりません。また、会社のコンピュータやEメールを使って個人的な業務を行うことはできません。
また、ビジネス外の電子メールを従業員、家族、または友人に転送することを検討している場合もあります。業務に関連しないEメールは会社の時間と注意を浪費します。
ポルノの閲覧、またはポルノによるジョークやストーリーの電子メール送信は、セクシャルハラスメントと見なされ、セクシャルハラスメントポリシーに従って対処されます。即時解約は、これらの場合に当社が講じる可能性がある最も頻繁な懲戒処分です。
差別するメール
年齢、人種、肌の色、宗教、性別、出身国、身体障害、または遺伝情報を含む、保護された分類を差別する電子メールの内容は禁止されています。性的嗜好や体重を差別保護の対象と見なすことも当社の方針です。このポリシーに違反する電子メールを送信した従業員は、ハラスメントポリシーに従って対処されます。
これらの電子メールは会社で禁止されています。非ビジネスEメールを送信または転送すると、懲戒処分の対象となり、解雇につながる可能性があります。
会社が従業員のEメールを所有
会社は、電子メールで送信された通信、または会社の機器に保存されている通信を所有していることに注意してください。経営陣およびその他の権限のあるスタッフは、いつでもあなたのEメールまたはあなたのコンピューター上のあらゆる資料にアクセスする権利を有します。あなたの電子通信、保管、またはアクセスが個人用であると考えてはいけません。
このコミュニケーションの意味についての追加情報が必要な場合は、あなたの上司または人事スタッフに説明を求めてください。
