上司が欠勤を管理する方法

CCHの予定外の欠勤調査によると、雇用主は労働者を仕事に従事させることになると地面を失っています。予定外の欠勤率は1999年以来最高水準にまで上昇しています。最も懸念されるのは、仕事に現れなかった3人の従業員のうちほぼ2人が肉体的に病気ではないということです。

ほとんどの企業にとって、欠勤を管理する責任は主に直属の上司にあります。これらの監督者は、特定の従業員が欠席していることを認識している唯一の人です。

彼らは個人の不在を取り巻く状況を理解し、早い段階で問題に気付くのに最適な立場にあります。したがって、会社の欠勤手続きへの積極的な関与は、欠勤方針やプログラムの全体的な有効性と将来の成功にとって極めて重要です。

監督者が欠勤を管理する役割において快適で有能であることを確実にするために、彼らは上級管理職の全面的な支援を受ける必要があります。すべての当事者は、欠勤方針および手続きの目的を認識していなければなりません。部門間に矛盾がある場合ポリシーはその有効性を失う可能性があります。

より一貫性を持たせるために、監督者は、欠勤の管理に関する責任について訓練され、効果的な職場復帰面接の実施方法について助言され、必要に応じて懲戒手続の使用について教育されるべきである。

スーパーバイザーの責任

従業員が不在の間に仕事が適切にカバーされることを保証することに加えて、上司が欠勤を管理するためにとらなければならない他の多くの重要な行動があります。彼らはすべき：

• すべての従業員が、欠席に対処するための組織の方針および手順を十分に認識していることを確認します。
• 従業員が病気の電話をかけたときの最初の連絡先
• 職員の適切で詳細、正確、かつ最新の欠勤記録を保管する（例：日付、病気の性質/欠勤の理由、予想される職場復帰日、必要に応じて医師の認定など）
• 懸念を引き起こす欠勤のパターンや傾向を特定する
• 職場復帰インタビューの実施
• 必要に応じて懲戒手続を実施する。

職場復帰インタビュー

欠勤を最も適切に管理する方法に関する監督者の訓練には、効果的で公正な職場復帰のための面接の実施方法に関する指導を含める必要があります。最近の全国調査によると、これらのインタビューは短期の欠勤を管理するための最も効果的なツールの1つと見なされています。

職場での欠勤の管理と管理に対する経営陣の強いコミットメントを実証することに加えて、職場復帰の話し合いにより、上司は従業員を職場復帰させることができます。面接では、従業員が仕事に戻るのに十分な身分であることを確認することができます。

欠席とその結論が適切に記録されるように、必要な事務処理を完了することができます。従業員と欠席を調査し議論するための確立された手順が整っているという事実は、それ自体では、不名誉な理由による不参加の抑止力として働くかもしれません。

面接は、欠勤者の職場復帰後できるだけ早く（彼または彼女の復帰から1日以内に）実施する必要があります。従業員は彼または彼女の欠席の理由を概説する十分な機会を与えられるべきです。上司は、欠勤につながる可能性のある従業員の問題を調査するための時間として、面接を使用する必要があります。

目標は、オープンで支持的な文化を育むことです。この手順は、必要なときに支援と助言が提供されることを確実にし、従業員が仕事に戻るのに適していることを確認するために適切に設定されています。

従業員は通常、形式化された構造の中で、欠席の本当の理由を説明する機会を理解するでしょう。監督者が欠席の理由の真正性を疑う場合、彼/彼女はこの機会を利用して疑問や懸念を表明するべきです。

常に、面接は単に会社の手続きの一部ではなく、その間に欠席が指摘され、将来の雇用に影響を与える可能性がある重要な会議であることを従業員は認識しておく必要があります。許容できないレベルの欠勤が発生した場合は、会社の懲戒処分を従業員に説明する必要があります。

面接が罰の形になるべきではありませんが、会議中のいかなる時点でも、部内の欠勤の波及効果を強調し説明するための機会として見られるべきです。大多数の従業員は仕事から誇りと達成感を得ており、経営陣はこれらの個人を責任ある成人として扱うよう奨励されるべきです。

欠勤が続く場合の推奨懲戒手続

以下のガイドラインは、短期間の欠席が特定の期間内に許容レベルを超えていると見なされる場合にとるべき推奨ステップの概要を示しています。

ステージ1：カウンセリングインタビュー

• 直属の上司は、欠席に対する自分の懸念について従業員に助言し、病気の理由を突き止め、出席を改善するために何をする必要があるのか​​を判断するよう努めるべきです。
• この段階で何らかの病状が確認され、仕事の適合性に影響を与える可能性がある場合、監督者は会社の承認した医師に予約を取り決めるべきです。これは5営業日以内に書面で従業員に確認されるべきです。
• 話し合いの結果、問題が根本的な仕事の不備によるものではないと思われる場合、監督者は記録された病気は本物かもしれないが、継続的な出席の改善が期待される撮影されます。
• 出席の見直しは、今後6ヶ月間毎月自動的に行われます。

ステージ2：最初の正式なレビュー（口頭による警告ステージ）

• 分析と定期的な監視の結果、従業員の欠席がさらに悪化する場合は、上司との正式な検討会議に出席するように依頼する必要があります。
• 欠席記録は、この面接のために従業員を招待する手紙に詳述されるべきです。従業員は、必要に応じて、組合の代表者または同僚に代表される権利があることを知らされるべきです。
• この会議の目的は次のとおりです。

  - 欠席の根本的な理由について話し合いを続けます。

  - 従業員にサービスの欠如と費用への影響を知らせます。

  - 実質的で持続的な改善が見られない場合、許容可能な出席レベルを維持できないために雇用が終了する可能性があることを従業員に警告します（医学的助言を求める場合を除く）。これは口頭による警告です。

• 医療処置が必要な場合は、直ちに行動を起こさなければなりません。したがって、会議はプロセスのこの部分を完了できるようにするためだけに延期されます。 5営業日以内に、従業員は医療アドバイスを受けなければなりません。その後、会議は人事部と再会し、医師の意見が議論されます。
• 医者が仕事の適性を確認した場合、継続的な欠席の影響について従業員に警告する必要があります。

ステージ3：2回目の正式レビュー（警告段階）

• 定期的なモニタリングにより、欠勤パターンの改善は見られず、人事部との2回目の正式会議が開催されます。
• 従業員を会議に招待する手紙には、欠席記録と、代表者へのアドバイスが含まれます。
• 健康上の問題や病気の性質の変化に関するミーティングでの新しい情報には、会社が承認した医師による評価が必要な場合があります。
• 従業員は、自分の不在記録を説明する機会を与えられるべきです。適切な場合、監督者は正式な書面による警告が発行されていること、およびこの警告が指定された期間従業員のファイルに残ることを従業員に通知する必要があります。警告のコピーを従業員とその代表者に発行する必要があります。
• 従業員は、会社の出席期待に従わず、現在の容認できない欠勤記録を改善しなかった場合、従業員の雇用が終了することになることを知らされるべきです。
• 仕事の適性が疑われる場合は、医師が受けたガイダンスに従って再配置のオプションを選択してください。再配置プロセスおよびオプションについては、該当する場合は従業員の労働組合の代表者に相談してください。

ステージ4：一時的な仕事の中断

• 懲戒手続の前の段階の実施に続いて出席の改善が生じなかった場合、経営陣は給料なしで一時的な停止を進めることができます。一時停止の意図は、開始日と終了日の詳細とともに書面で確認する必要があります。一時停止通知の写しを従業員の担当者に送付する必要があります（該当する場合）。

ステージ5：雇用の終了

• これが懲戒処分の最終段階であり、それによって従業員は会社の出勤要求を遵守できないために解雇されます。解雇は上級管理職と人事の書面による許可がある場合にのみ可能です。
• 従業員を招集する書簡には、代理に関する助言が含まれ、不在記録の概要が示されます。面接の結果、従業員は職務を遂行できないことで解雇される可能性があることに注意する必要があります。
• 繰り返しになりますが、従業員の健康状態や仕事の可能性に関して新しい情報がある場合は、会社の医師に相談する必要があります。
• 能力に基づいて解雇する決定が下された場合、解雇の手紙の写しを従業員の代理人に送付する必要があります（該当する場合）。
• 従業員は解雇に対して上訴する権利を有する場合があります。訴えは、会社の懲戒処分に沿ったものでなければなりません。

欠勤管理における課題

監督者は、許容レベルを超えた欠勤を超えた人々について報告することに不快感を感じたり、気付かないことが多いことに注意してください。監督当局にはすでに多くの圧力がかかっているため、欠勤方針の一貫した実施は常に最優先事項とは限りません。

欠勤を管理することから主観性を取り除き、すべての従業員が同じように扱われるようにすることが重要です。一貫性があり、永続的で、すべての人に公平であることが不可欠です。欠勤が対処されていない、または矛盾した方法で対処されていない場合、士気が低下する可能性があります。

大多数の従業員は、懲罰的ではなくむしろ促進的な方針やプログラムに感謝します。従業員を強制的に働かせる厳格または懲罰的措置により、従業員が「勤務中に欠席」することがあります。

彼らは可能な限り少ないことをし、より多くのことをさせるための努力に抵抗します。柔軟な勤務スケジュール、職務分担、出席表彰、健康プログラムなど、従業員が職場にいるのに役立つ他のプログラムを実施する必要があります。

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Stefanie Yorgesは、Leading Higherのリーダーシップコンサルタントであり、圧倒的なリーダーが職場で勝利を収め、人生で成功するのを支援することを専門としています。