雇用主が人事ファイルに残してはいけないこと

雇用者はあなたの一般的な人事記録に特定の品目を決して置かないでください。一部の企業では、従業員の人事ファイルおよびレコードの内容には、通常、人事部のスタッフ、従業員、および従業員の上司または上司がアクセスできます。

他の人では、アクセスはHRスタッフに制限され、従業員は彼らの記録へのアクセスを要求することができます。弁護士はまた、訴訟の人事記録の内容と雇用機会均等委員会（EEOC）の苦情を召喚することもできます。元従業員は自分の人事記録のコピーを要求することもできます。

ベストプラクティスにより、人事ファイルは人事部のスタッフのみがアクセスできるようになります。人事ファイルを他の従業員がアクセスできないようにするために、保管場所に鍵をかけて保管する必要があります。

あなたの従業員の人事記録のこれらの潜在的な用途と潜在的な閲覧者のすべてで、雇用主はあなたの従業員の人事記録に従業員の雇用歴の公平で事実の記録を維持するように注意しなければなりません。

したがって、組織の人事記録に保管する文書にこれらの一般的なガイドラインを適用することをお勧めします。

従業員人事ファイルの内容に関するガイドライン

人事記録の情報は事実でなければなりません。

上司または人事スタッフの意見ランダムなメモゴシップ;根拠のない噂。未調査の他の従業員からの質問、報告、または戦闘的な申し立て。追求、調査、および結論付けされていない申し立てその他の事実に反する情報、解説、またはメモは、従業員の人事ファイルから除外する必要があります。

人事部長が従業員の人事記録に提出したことを発見した攻撃的なコメントの最悪の例の1つに、採用部長の面接メモが含まれていました。 「必要に応じて階段を昇り降りするには太りすぎかもしれません。」従業員、弁護士、さらには将来の従業員や上司でさえ、このようなコメントを読んでいると想像してみてください。

別の会社で、上司は、上司や他の人が従業員のファイルに「彼女は昇給できなかったので怒っている。上司と同居するために意図的に仕事を遅くした」などの根拠のないメモを見つけた。問題がありますか？

人事記録は、適切なファイルの場所に慎重に割り当てる必要があります。

州法および連邦法、1996年の健康保険の携帯性および説明責任法（HIPAA）などの雇用法、ならびに雇用主のベストプラクティスに基づいて、会社の人事記録のプロトコルを決定します。

その後、プロトコルを守ります。医療ファイルに属しているときに、ランダムな医師の言い訳が人事ファイルに入れられているのを見つけたくはありません。また、給与ファイルに従業員の昇進の論理的根拠と正当性も必要です。

また、経歴の確認を含む採用決定の記録や、元雇用主との話し合いからのメモを人事ファイルに記録することも望ましくありません。

人事記録に文書を配置する上司、管理者、その他の従業員は訓練が必要です。

従業員の人事ファイルにアクセス可能で文書を配置できる人はだれでも、その文書を適切に書くための訓練が必要です。

従業員が完全なデッドビートであったことを従業員に懲戒処分することを述べても、従業員は賞品を記録しません。しかし、訓練を受けていない監督者は、同様の声明を書き、それを従業員の人事ファイルに入れることが知られています。

さらに良いことには、ファイルへのアクセスを、記録を担当し、人事ファイルに何を入れるべきか、すべきでないかを知っている人事担当者に制限します。

人事記録に入れる情報のバランスを取ります。

従業員の雇用歴の良い面と悪い面の両方を含める。あまりにも多くの場合、人事記録はすべての否定的な出来事を強調し、すべての従業員が経験する肯定的な要素を見逃しています。昇給、昇進、卓越した報酬、賛美のコピーなどを考えて、あなたのメモに感謝します。

上司の報告担当者に関する個人的なメモと公式の会社の担当者の記録との違いを認識します。

業績の改善、プロジェクトや目標の達成状況の追跡、昇給や業績向上の計画の決定などに使用される上司の注意書きは、会社の公式人事記録ではなく上司の非公開ファイルに属しています。

また、メモを取り、管理ファイルに文書を維持する方法について監督者を訓練する必要性を認識してください。個人的なメモにも、意見ではなく事実についての同じ基準、および伝聞ではなく具体的​​な例が適用されます。

上司の個人メモは訴訟の際に召喚される可能性があるため、個人メモについても注意が推奨されます。上司が公務員の人事ファイルにあるレコードのコピーを管理ファイルに保存することはお勧めできません。

ドキュメンテーションや面接メモを借りるには、ちょっとした厄介な問題があります。

ベストプラクティスは、求人から参照チェックまでのそのポジションの記入に関連するすべてのドキュメントを含む、記入するポジションごとに別々のファイルを維持することです。応募者の履歴書、カバーレター、および申請書は、このファイルに属しています。ただし、雇われた従業員の申請書を従業員人事ファイルに移動する必要があります。

このファイルには、潜在的な従業員の資格の偏りのない表現を目指し、最も資格のある候補者を採用するというあなたの決定を支持する公式のチェックリストとフォームがあります。採用プロセス中に採用された採用管理者の意見やメモは、このファイルには含まれていません。

人事部は、雇用決定に関する完全な文書を維持するためにこれらのメモを収集することがありますが、人事記録には含まれていません。

雇用決定に関する事実の文書化。

この文書には、昇進、側方機会への転送、昇給などの決定が含まれ、これらは人事記録に属します。従業員についての上司または人事部の意見は違います。書面による警告などの懲戒処分の公式文書も、従業員の人事ファイルに含まれています。

人事記録に含めるべきでない文書の具体例

以下の情報を人事記録に入れないでください。ドキュメンテーションは別のファイルを必要とするかもしれません、監督または管理メモとして分類されるかもしれません、あるいはまったく雇用者によって保たれるべきではありません。

• 医療情報はすべて医療ファイルに属します。
• 給与情報は給与ファイルに属します。
• 従業員の社会保障番号や、年齢、人種、性別、出身国、身体障害、配偶者の有無、宗教的信条などの保護された分類に関する情報を含む文書は、人事ファイルに保存しないでください。
• 従業員の作業の管理、目標の設定、提供されたフィードバックなどを目的とした監督上の文書は、私用、上司または上司が所有するフォルダに提出する必要があります。
• 従業員の苦情、証人インタビュー、従業員の面接、調査結果、弁護士の勧告、および解決策、さらに報復がないことを確認するためのフォローアップを含む調査資料は、人事記録とは別の調査ファイルに入れる必要があります。
• 従業員のI-9フォームを、従業員の人事記録から離れたI-9ファイルまたは場所にファイルします。
• 犯罪歴、信用報告書などの経歴、および薬物検査の結果を、上司、上司、および従業員がアクセスできない別のファイルに配置します。 SHRMはこの個別のファイルを推奨するか、この情報も従業員の医療ファイルに提出することを推奨します。
• 自己識別用紙や政府の報告書などの従業員の機会均等記録は、人事ファイルにも、監督者がアクセスできる場所にも保管しないでください。

これらのガイドラインに従えば、組織は事実に裏付けられた雇用履歴と人事記録を適切な場所に効果的に保存していることになります。

免責事項： 提供された情報は信頼できるものではありますが、正確性と合法性を保証するものではありません。このサイトは世界中の視聴者に読まれており、雇用法や規制は州によって、そして国によって異なります。あなたの法的解釈および決定があなたの居住地にとって正しいことを確かめるために、法的援助、あるいは州、連邦、または国際的な政府資源からの援助を求めてください。この情報は、手引き、考え、および援助のためのものです。