プロジェクト管理の基本ツールを使用してプロジェクトを計画する

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定義上、通常の業務活動とは対照的に、プロジェクトは一時的で独自のイニシアチブです。多くの企業がイニシアチブを主導するために訓練を受けた認定プロジェクトマネージャに頼っていますが、プロジェクトスキルはすべての専門家にますます必要とされています。この記事では、プロのプロジェクトマネージャにとって非常に有効なプラクティスを採用することに関心のあるプロのためのプロジェクト計画の概要を説明します。

プロジェクトの真の定義と計画を立てる

プロジェクトマネージャは、プロジェクト期間全体のかなりの部分が計画に費やされていることを理解しています。私たちの多くは、仕事を始めようと急ぐ傾向があります。これは、プロジェクトの世界では、「自分で組み立てる」小売業者の1つから購入した新しい家具の説明を読み飛ばすのと同じことです。指示を読まずに作業を進めようとすると、あなたの努力のある時点で深刻な問題が発生する可能性があります。

作業に直接入るのではなく、いくつかの重要な問題を突き止めることが重要です。

あなたはまさに何を作っていますか？できるだけ具体的にしてください。
それはいつまでに完成しなければなりませんか？
プロジェクトを完了するために、どのようなリソース（人、設備、および予算）にアクセスできますか？

上記の3つの項目は、有効範囲ステートメントの基本的な構成要素です。すべてのプロジェクトマネージャは、作業を開始する前に範囲を明確にするように努めます。

会社ホリデーパーティーイニシアチブの範囲

会社のホリデーパーティーのためのサンプルのスコープステートメントは、次のようになります。

私たちの目標は、1万ドルを超えないコストで、12月末までに100人の従業員とその重要な従業員のために会社のホリデーパーティーを計画し、実施することです。私たちの計画と調整は、CEOの監督下にある4人の委員会で構成されます。パーティーにはオープンバー、プレートミール、デザート、エンターテイメントが含まれます。

その単純だが重要な文を作成するために時間を割くだけで、プロジェクトに関わるチームに強力なガイダンスが提供されます。誰もがプロジェクトの性質、時間枠、リソース、そして予算を理解しています。

スコープを個別の作業ブロックに分割する

プロジェクトマネージャは、特定の期間内に誰かが完了しなければならないプロジェクトのすべての作業を明確で実用的な用語で記述するために、作業詳細構造と呼ばれるものを作成します。あなたの状況では、作業の内訳は次のようになります。

場所を特定します。
空室状況を確認し、デポジットで固定します。
食べ物のオプションを選択してください。
バーとバーに含まれているものを確認してください。
デザートオプションを確認してください。
食べ物を選んで招待状を作成して配布します。
返された招待状に基づいて食品の選択を確定します。
娯楽の種類を決めます。
エンターテイメントのオプションを確認して選択します。
ダイニングルームの設定を確認してください。
ゲスト用のテーブルギフトを購入しましょう。
イベントを調整して実施します。

プロジェクトマネージャは、リソースやタイミングを考慮せずに、プロジェクトの作業のこの内訳を詳細に説明しますが、ブレーンストーミング形式で行います。プロジェクトの範囲を達成するために必要なすべての作業が特定されたら、それを整理し、責任を割り当て、チームメンバーから時間とコストの見積もりを依頼します。

作業詳細からのプロジェクト計画の登録

前のページで識別された簡単な作業の内訳を完了した後、今しなければなりません：

プロジェクトの範囲を達成するためのすべての主要項目が特定されていることを確認します。
誰がどの作業項目を処理するのかを確認し、担当者の主要な作業タスクの概要を示す責任マトリックスを作成します。
各チームメンバーが自分のタスクをレビューし、時間とコストの見積もりを特定し、期限を書き留め、リソースのニーズを要約し、彼らが説明責任を負うべき作業を徹底的に評価したことを確認するよう依頼します。

上記の手順が完了したら、プロジェクトチームは協力してイベントを適切な順序で順序付けし、リソースの競合や潜在的なスケジューリングの問題に注意する必要があります。プロジェクトマネージャは、ネットワークダイアグラムを作成し、クリティカルパスを計算してからリソースをスケジュールすることによって、このステップを完了することが多く、多くの場合コンピュータソフトウェアを利用します。

非公式な方法を使用している小規模なプロジェクトでは、項目を順番にレイアウトする単純なポストイットタイプのアプローチが必要な場合があります。このプロセスで、あなたは素晴らしい休日パーティーを計画して配達するために必要なステップと締め切りの全体像を発展させることができます！

仕事を始めましょう

プロジェクトの適切な範囲指定、主要なタスクの識別、タスクの順序付け、および時間とリソースの要件の評価に時間がかかったので、チームに割り当てられた責任を任せる準備が整いました。非公式のプロジェクトマネージャとしてのあなたの役割は、作業を監視し、チームメンバーをサポートし、問題が発生したときにそれを識別し解決するのを助けることです。優れたプロジェクトマネージャがチームメンバーと定期的に会合して進捗状況を評価し、新たに発生するリスクを特定してナビゲートします。

ボトムライン

上で概説したのと同じアプローチを、部署または部署のあらゆるプロジェクト状況に適用できます。明確な範囲の作成、作業の特定、リソースの割り当て、見積もりとスケジュールの作成、そして作業の監視と管理を行います。あなたの実践はあなたの職場のプロのプロジェクトマネージャによって認識され評価されるでしょう、そしてあなたの結果はそれを通して考えずに単に仕事に飛び込むよりはるかに良いでしょう。