作業プロジェクトの変更管理

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プロジェクトマネージャは、計画の立案とチームの目標設定に多くの時間を費やします。その後、スポンサー、利害関係者、およびチームは、作業の範囲と展開プロセスを変更するために多くの時間を費やします。明確な、簡単な変更管理プロセスを準備し、詳細の一部がシフトしても、全体像をしっかりと見極めることは、プロジェクトを前進させてクールな状態に保つのに大いに役立ちます。

その変化を受け入れる

変更は、プロジェクト管理ライフサイクルのほぼすべての時点で発生します。変更が避けられない - 実際にはしばしば有益な - プロセスの一部であることを認識することは、最良のプロジェクトマネージャが計画と実行にもっと敏捷なアプローチを採用することを可能にします。変更が発生したときにそれを効果的に処理するための戦略を確立することは、方向性が常に変化しているように見えることがあっても、すべての人が賞に目を向けるための最速の方法です。

定義済みの構造化された変更管理プロセスは、実行プレイブックです。あなたの戦略は「聖書」です。あなたのために、開発プロセスの中での変化に対する提案に - 要求さえも - リーダーとしてどのように対応するのが最善かを定義します。それはあなたが、優雅にそして確実に、時には争いのある協調的な状況を全当事者の最終目標の達成に向けてナビゲートするのを助けるでしょう。

変更管理プロセス

変更管理プロセスは次のようになります。

プロジェクトの工程変更依頼を受ける
以下に関するプロジェクト予算に焦点を当てて、変更要求/需要を評価します。
材料
関連する許可要件
工数
失われた/得られた時間
プロジェクトの株主を準備して提示する/要求に応じてどのように進めるかについてのあなたの提案を連絡する
続行するために株主決定の承認または辞退を受け取る

順番に各ステップを見てみましょう。

プロジェクト内プロセス変更依頼・需要受領

あなたは夕方に急いでオフィスから飛び出したときに、会議で、Eメールで、電話で、廊下で、プロジェクトを変更する要求を受け取ります。理想的には、変更依頼フォームに情報を入力することになりますが、実際には多くの重要な利害関係者がこの種の事務処理を完了することがプロジェクトマネージャの仕事であると考えています。

プロジェクト変更依頼テンプレート（詳細についてはすぐに説明します）は、依頼のすべての詳細を正確かつ簡潔に取り込む必要がありますが、非公式にはそれらはあなたに届きます。すべての詳細が正確に記録されていると感じたら、すべてのポイントが完全に対処されたことを確認するために開始者を過ぎてフォームを実行します。

変更が運動をすることについてであるかもしれないことを覚えていてください。変更が作業の開始に関連するとは限りません。プロジェクトの範囲を拡大するか縮小するかにかかわらず、プロセスは同じです。

変更評価を実行する

変更要求を詳しく見てください。あなたは以下への影響を評価します。

スケジュール
ドキュメンテーション
現在までに行われた作業とまだ行うための作業
予算
品質対策
範囲
リソースの可用性

たとえば、ソフトウェアの変更は5日と推定されます。これは、スケジュールに5日を追加するだけではなく、別のタスクを押し出し、重要なリソースが休日にある時間枠内にそのタスクを移動するためです。そのタスクも移動する必要があるため、全体としてこの変更によりスケジュールに8日が追加されます。それには5千ドルかかるでしょう、そして余分な8日はサプライヤー契約と別の月に私たちを追いやるので、そこにも考慮するコストがあります。品質は変わりませんが、範囲の変更は新しい変更を反映させるために行われます。

すでに開始されているプロジェクト計画とトレーニングマニュアルを含むすべての関連文書は更新される必要があるでしょう。

そのため、全体像では、単純な5日間の変更で大きな効果が得られます。全体像を把握することで結果が変わる可能性があるため、実装を決定する前に、関連するすべての要素を考慮することが重要です。

リコメンデーションの準備と提示

要求された1つまたは複数の変更の完全な影響を理解した上で、シフトの実行可能性に関する推奨事項を提示します。

場合によっては、認識された利点がコストよりも小さいために変更が実装されないことがあります。他の場合では、追加作業を行うコストを相殺するのに十分な利益があるかもしれません。それでも、規制やコンプライアンスの問題、または組織の再編成などの内部的な問題に起因する悪影響にかかわらず、変更が避けられないため、管理できない場合があります。

決定

承認の制限内にある小さな変更については、変更を受け入れるか拒否するかの決定はあなたにかかっています（チームからの正しい入力による）。それより大きいものはすべて、プロジェクトスポンサーまたはプロジェクト委員会によって承認されるべきです。どのカテゴリに該当するかについての用語は、通常、プロジェクトの最初に明確に説明されています。

結果にかかわらず、プロセスに関わるすべての人に通知されることが重要です。開発の任意の時点でチームメンバーを疎遠にすると、プロジェクト全体の整合性が損なわれる可能性があります。また、将来のコラボレーションも損なわれる可能性があります。

変更管理ツール

このプロセスをより簡単かつ合理的にするために、数多くの変更管理ツールが開発されています。すべての変更管理ツールボックスの中心は、次のとおりです。

プロジェクトの範囲を変更するための適切な手順を踏まえたチェックリストまたはプロセスマップ
テンプレート変更依頼フォーム（注意：あなたのプロジェクトが自動化されたワークフローからオンラインで作業する場合は、このフォームをドキュメントリストに含めることをお勧めします。

プロジェクト変更依頼フォームの開発

プロジェクト変更依頼フォームには、次のものを含める必要があります。

変更を要求している人の名前（「要求者」）。
変更番号のような一意の識別子（要求を出してフォームを使用している人がここに何を入力すればよいかわからないため、後でこれを自分で追加できます）。
できるだけ詳細な提案された変更の説明。
変更のカテゴリ理想的には、リクエスタは事前に入力されたこのセクションから選択できるので、ボックスにチェックマークを付けるだけで済みます。これは、変更要求が規制に関連しているのか内部コンプライアンスに関連しているのかをメモするのに適した場所です。それが（真に）可能であれば、多くの計画および評価手順を省略して続行できます。
変化の「理由」それを実行することの正当性は何ですか？要求者はなぜそれを望んでいるのですか？
時間、コスト、品質、範囲など、プロジェクトのさまざまな要素に対する提案された変更の潜在的な影響。依頼者はすべての詳細を持っているとは限らないので、変更評価ステップを通じてこれらの空白を埋めるためにあなたの援助が必要になるかもしれません。この時点であなたが探しているのは、それが既存のプロジェクトパラメータを増減させるか変更するかについての明確化です。

変更がさらに議論されるように変更要求フォームはあなたが記入するべき詳細のためのスペースで四捨五入されるべきです。テンプレートには以下のスペースも含める必要があります。

決定の変更：承諾、却下、または延期
決定を下した人（またはグループ）の名前と、決定が行われた日付およびその他のコメント。

変更とプロジェクト範囲管理

プロジェクト範囲管理は、プロジェクトを正常に実行するために必要なものとそうでないものとの間の区別をフィルタリングして洗練するプロセスです。プロジェクト変更要求を受け取ったら、それらの変更がプロジェクト全体にどのように影響するかを検討する必要があります。変更管理プロセスを使用すると、変更が実際的ではない、または必要ではない理由を洗練してコンテキスト内で定義できます。

プロジェクト管理知識体系の手引き（PMBOKガイド） - 第5版のプロジェクト変更管理は、あなたが思うほど直感的ではないので、言及する価値があります。「PMBOKガイド」「プロジェクトスコープ管理」セクションに「コントロールスコープ」と呼ばれるプロセスという形で優れたスターターガイドラインが含まれています。ただし、プロジェクトの変更管理プロセスは、より統合された方法で処理する必要があり、それは本文に反映されています。「PMBOKガイド」ユーザーはまた、統合化された変更管理プロセスの実行についても参照する必要があります。これは、より大きなランドスケープですべてがどのようにリンクするのかを明確に示しているためです。

PMPになるためには、「PMBOKガイド」がどのように変更管理を網羅しているのかを理解することが重要です。しかし、実際にプロジェクトで使用する変更管理プロセスは、統合され、わかりやすく、実用的である必要があることに注意してください。

変更プロセスを通じてチームを率いる

プロジェクトチームはプロジェクトの成功に不可欠であるため、プロセスへの変更を管理するときに積極的に参加することを支援します。

チームがプロジェクト変更管理プロセスを迅速に理解できるようにするための5つの方法があります。

1.変更についてオープンにしてください。 プロジェクトの変更が予想されることをチームに知らせてください。

2.プロセスについてオープンにします。 ここで説明されている変更管理プロセスは、すべての人にとって自然なものではありません。ほとんどのチームメンバーは、アドバイスがあるまで彼らに何が期待されているのかわかりません。彼らとプロセスを通過するための説明会を設定し、それぞれがその実行における彼または彼女の役割を教えてください。

それを容易にしなさい。 プロジェクトの変更は、せいぜいよく、制御された混乱です。それをうまくナビゲートするためにあなたがとるステップはあなたの巧妙さをプロジェクトマネージャとして定義する。あなたのチームは、変化が不安定であることを発見する可能性があります。スケジュールが間違っている、予算が異なる、要件が確かに異なる

あなたのチームはあなたに指導と安定化を求めます。プロセスをできるだけ簡単にします。

助けるためにそこにいる。 新しい作業方法をうまく統合するには時間がかかります。以前に非公式な方法でプロジェクトの変更を管理したことがある場合（またはまったく行わなかった場合）、正式なプロセスへの変更が「ここでのやり方」になるまでにしばらく時間がかかることがあります。彼らはあなたを越えて何かを実行する必要がある場合、チームはあなたが彼らを助けるためにそこにいることを知らせましょう。

いいえと言うのを恐れないでください。 すべての変更が賢明な提案であるとは限りません。現時点で変更がプロジェクトにとって正しいことではないことを強く感じているのであれば、変更要求者との会話の中でそれらの側に待機することをチームに伝えてください。

プロジェクトを完全に脱線させることができる方法の中で、変更を効果的に管理できないことが最も重要です。適切な情報とプロセスを備えれば、プロジェクトの変更は、関係者全員にとって、管理されたスマートで有益な方法で対処できます。