どのようにしてプロジェクトをうまく管理できますか？

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おめでとうございます。あなたはたった今重要な新しいプロジェクトを担当しました。明らかに、あなたの上司はあなたのスキルに対する自信の投票としてこの機会を提供しています。そして、あなたがワクワクしている間に、これはあなたがプロジェクト全体を担当するのは今回が初めてで、少し恐ろしいことです。

たくさんの質問があなたの心に浮かびます。

はじめに
プロジェクトを開始から終了に移すために必要な手順は何ですか？
高性能のプロジェクトチームを編成する方法
この過程で誰に助けを求めますか？エグゼクティブスポンサーはいますか？

これらのヒントは、組織に固有の活動のために、プロジェクト、委員会、またはチームのイニシアチブを初めて実行する人を支援することに重点を置いています。あなたがホリデーパーティーを主催しているかどうかにかかわらず、あるいは新製品開発イニシアチブをリードしているかどうかにかかわらず、プロジェクト管理のツールとプロセスはあなたの成功の可能性をずっと高くするために存在します。

プロジェクトプロセスの5つの段階：

開始： プロジェクトを開始します。
計画： プロジェクトのすべての作業を計画する。
実行： 実際に仕事をしています。
管理および管理 進捗状況を監視するためにプロジェクト中に行うすべての作業。
閉鎖： プロジェクトを完成させて実施し、チームを延期する。

これらの手順はすべてのプロジェクトで同じです。

プロジェクト初心者向け13の基本ステップ

範囲を定義します。どのプロジェクトでも、最初の、そして最も重要なステップは、プロジェクトの範囲を定義することです。あなたが達成または創造することになっているのは何ですか？プロジェクトの目的は何ですか？プロジェクトの範囲に含まれないものを定義することも同様に重要です。上司から十分な定義が得られない場合は、自分で範囲を明確にし、確認のために2階に返送してください。この例はビジネスの話題から少し外れていますが、結婚披露宴に関連するものです。結婚披露宴を計画するには、あなたの範囲として持っているかもしれません：ディナー、オープンバー、ウエディングケーキ、そして20,000ドルを超えないコストで特定の日までに踊るためのライブバンドで完成します。

利用可能なリソースを決定します。プロジェクトの目的を達成するために、どのような人、設備、および資金を用意できますか？プロジェクトマネージャとしては、通常、これらのリソースを直接管理することはありませんが、マトリックス管理によって管理する必要があります。
タイムラインを理解する：プロジェクトはいつ完了する必要がありますか？プロジェクト計画を立てるときには、プロジェクトの間の時間の使い方にいくらかの柔軟性があるかもしれませんが、結婚披露宴の場合のように、締め切りは通常決まっています。あなたがスケジュールを満たすために残業時間を使用することにした場合、あなたはあなたの予算の制限に対してそれを比較検討しなければなりません。

プロジェクトチームを編成します。チームのメンバーを集めて対話を始めます。彼らは技術的な専門家です。そのため、彼らの機能管理者がそれらをプロジェクトに割り当てました。あなたの仕事はチームを管理することです。
仕事の詳細、パート1：プロジェクトを完成させるために作成しなければならない主要な部分やコンポーネントは何ですか？例えば、結婚披露宴は、高レベルで必要です：レセプションホール、食べ物、飲み物、ケーキ、ゲスト、そして娯楽。もちろん、これらのより大きな項目はそれぞれ、さらに多くの項目に分割できます。それが次のステップです。

仕事の詳細、パート2： 上記の結婚披露宴の例では、さまざまなコンポーネントを担当するチームまたは人がいる可能性があります。各主要項目を達成するために必要な詳細を詳しく説明するために、チームメンバーと協力してください。食品担当者は、選択肢、費用の制限を理解し、範囲の達成を支援する選択をしなければなりません。. 大きいステップのそれぞれに小さいステップをリストします。どの程度深くあなたがより詳細なステップを踏むかはあなたのプロジェクトのサイズと複雑さに依存します。

予備計画を立てる：すべてのステップを計画にまとめます。これを行うための良い方法は、どの項目が他の項目よりも前になければならないかを識別する優先順位表を使用することです。正式なプロジェクト管理手法では、ネットワーク図と呼ばれるものを開発し、クリティカルパスを特定することが求められます。これはあなたのニーズや知識レベルを超えているかもしれませんが、核心的な問題は正しい順序で活動を順序付けてから活動に資源を割り当てることです。尋ねる質問が含まれます：何が最初に起こりますか？次のステップは何ですか？さまざまなリソースで同時に実行できる手順はどれですか。誰がそれぞれのステップをやるのですか？どのくらい時間がかかりますか？あなたのためにこの詳細の多くを自動化することができる利用可能な多くの優れたソフトウェアパッケージがあります。同じような立場にいる人たちに、彼らが使っているものを尋ねる。

ベースライン計画を作成します。あなたのチームと他の利害関係者からあなたの予備計画についてのフィードバックを得てください。プロジェクトが利用可能な時間に収まるように、スケジュールと作業スケジュールを調整します。ベースライン計画を作成するために予備計画に必要な調整を加えます。
プロジェクト調整の依頼：プロジェクトに割り当てられた時間、お金、または才能が十分にあることはほとんどありません。あなたの仕事は人々が期待するよりも限られた資源でもっとすることです。ただし、プロジェクトには非現実的な制限があることがよくあります。あなたはあなたのケースを作り、あなたの上司にそれを提示し、これらの非現実的な制限を変更するように要求する必要があります。プロジェクトの始めに変更を依頼してください。必要な変更を要求するのが面倒になるまで待ってはいけません。しかし、あなたのプロジェクトが結婚式を含む場合、多くの重要な変更を求めることに成功することを期待しないでください！

あなたの計画を動かしなさい、しかしそれのために死なないでください：計画を立てることは重要ですが、計画は変更することができます。毎朝運転する運転計画があります。ある交差点が事故で遮られた場合は、計画を変更して別の方法で進みます。プロジェクト計画についても同じことをしてください。必要に応じて変更してください。ただし、常に範囲とリソースを念頭に置いてください。
チームの進捗状況を監視するあなたはプロジェクトの始めに少しの進歩をするでしょうが、それでも全員が何をしているのか監視するためにそれから始めてください。それが問題になる前に問題を捕らえることをより簡単にするでしょう。
すべてを文書化する：記録を残します。ベースライン計画を変更するたびに、変更内容と必要性を書き留めます。新しい要件がプロジェクトに追加されるたびに、その要件がどこから来たのか、またそのためにタイムラインまたは予算がどのように調整されたのかを書き留めます。すべてを覚えているわけではないので、それらを書き留めて、プロジェクトの最後のレビューでそれらを調べ、それらから学ぶことができるようにします。
全員に情報を提供する：プロジェクトのすべての利害関係者に、常に進捗状況を知らせます。あなたがそれぞれのマイルストーンを完了したときあなたの成功を彼らに知らせるだけでなく、彼らが出てきたらすぐに彼らに問題を知らせなさい。また、チームに知らせてください。変更が検討されている場合は、できるだけ遠くまで変更についてチームに伝えてください。チームの全員が他の全員の行動を認識していることを確認してください。