人事管理における文書の重要性
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目次:
ドキュメンテーションは、雇用イベントの書面による記録です。これらの記録は、政府および法的に義務付けられた要素、会社の方針および実務によって要求される文書、最良の人事慣行によって提案される文書、ならびに雇用イベントに関する正式かつ非公式の記録で構成されています。
雇用記録に関する文書
従業員の文書化された記録は、その人の行動、話し合い、パフォーマンスコーチングインシデント、目撃されたポリシー違反、懲戒処分、積極的な貢献、報酬と表彰、調査、要件と目標の達成の失敗、業績評価などに関する文書です。
これらの記録を維持することで、雇用主と従業員は、特定の出来事に関して起こった出来事や議論についての書面による履歴を保存することができます。雇用関係の文書化は、従業員の昇進、従業員の昇給、および解雇を含む懲戒処分などの行動を支援するために必要となる可能性がある書面による記録を提供します。
従業員に関する文書は、必要に応じて、一般的に前向きなものもあれば負のものもあります。それは事実であり、判断ではありません。それは出来事が起こるときの出来事について説明するものであり、出来事についての見方や意見に基づくものではありません。文書には、正式な従業員の表彰や懲戒処分の実施など、注目に値する事例で取られた措置についても記載されています。
記録が適時、詳細かつ正確であるように、出来事が発生した時にできるだけ近い文書を作成する必要があることを忘れないでください。
法的手続きでは、従業員の過去の実績に関する文書化は、雇用主がその出来事から経験する結果にとってしばしば重要です。純粋にネガティブな出来事に焦点を当てることなく、従業員の業績の公平な見通しを提示することが目標です。
ドキュメントの種類
方針、手順、従業員ハンドブック、および業績開発計画も、従業員が期待されることを知っている秩序ある、公正な職場を維持するために、期待される従業員の行動および職場の要件を記録する文書の形式です。
記録はまた、性的嫌がらせなどの従業員の不正行為を含む敵対的な職場での出来事に対する被告人、被告人および証人の書面による声明でもあります。
この文書には、署名された雇用申請書、雇用参考書、履歴書やカバーレターなどの申請資料、経歴書などの永久的な記録も含まれます。従業員の人事ファイル以外に、医療記録、FMLA記録などと同様に、I-9フォーム（従業員の米国での就職適格性を検証する）などのその他の事務処理も維持されます。
1年にわたる従業員との彼または彼女の話し合いの管理者の記録のように、文書化も非公式である可能性があります。管理者がすべての報告担当者についてこの文書を管理することが重要です。パフォーマンスの理由から従業員を選抜するべきではありません。これは後日差別として解釈される可能性があります。
文書は正式なものであり、従業員の人事ファイルに保管されている場合があります。従業員は、コピーを受け取ったことを確認するためにこの文書に署名し、その内容全体を見直す必要があります。注：署名は、資料に記載されている内容との一致を意味するものではありません。
ドキュメンテーションの使用
ポジティブかネガティブかを問わず、重大インシデントの文書化も推奨されます。これは、マネージャが一定期間にわたる従業員の実績を記録できるようにするためです。
組織は保持しているドキュメントを他の方法で使用できます。これらには、手順、作業手順、およびコンピュータソフトウェアの手順をいくつか挙げることができますが、人事機能の目的では、これらはドキュメントの一般的な用途です。次のセクションでは、適切に文書化する方法について説明します。
パフォーマンスドキュメントのサンプル
従業員の業績に関する文書化により、従業員のしつけ、退職、または公正な昇進、報酬、および表彰を行うことができます。文書化がなければ、これらの行動のいずれかについて訴訟を起こすことは困難であり、雇用主にとって潜在的に危険です。
雇用主は、従業員の差別的取扱いについてのいかなる潜在的告発も避けなければなりません。すべての合法性は別として、優秀な雇用主は公正で、一貫性があり、従業員の目標とキャリアプランを支持する職場環境を作りたいと考えています。
この環境は、賞賛行動および是正または改善を必要とする行動の両方について、管理職の従業員のパフォーマンスに関する専門的な文書によってサポートされています。これらを文書化する方法については、前に詳細に説明しました。次のような状況では、適切なドキュメントの例がさらに増えます。
遅滞と欠勤の文書化
違う:
マークは通常仕事に遅れます。マークはあまりにも多くの仕事を逃します。
右:
4月1日：マークは病気になって仕事の8時間を逃した。
4月4日：Markは、予定されている開始時刻から2時間遅れて、午前10時に仕事に到着しました。
4月6日：マークは医者の予約を予定し、それから新しい炉を設置するために家にいた。
4月12日：マークは病気になって仕事の8時間を逃した。
パフォーマンスの記録
違う:
メアリーは信頼できない。彼女は自分がやろうとしたことをすることはほとんどありません。
右:
5月2日：メアリーは、製品提案の最初のドラフトが本日の週例会議でレビューできるようになると約束しました。メアリーは予想通りドラフト文書を作成しなかった。彼女は忙しすぎていて、助けを必要としている人たちは戻ってこなかったと言いました。
マネージャーは答えた：あなたは何の助けが必要でしたか？情報？誰があなたに戻ってこなかったのですか、そしてあなたは彼らから何を必要としましたか？
カールとマイケルは彼らの進歩についてメアリーを更新する必要がありました。
あなたが忙しくして自分のコミットメントを追う時間がなかったことは何ですか？それらを満たすために限られた時間であまりにも多くの約束をします。
あなたを助けるために私は何ができますか？
ドラフト文書をいつレビューできるようにしますか。
これらのサンプルは、誤って書かれた文書に対する効果的な文書の外観の概要を示しています。このアドバイスに従って、職場の方針、実績、および出来事を効果的かつ合法的に文書化します。
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