あなたは出口インタビューの参加率を向上させることができます

出口面接は、従業員から真実かつ誠実なフィードバックを得るための最良の方法の1つです。欠点は、出口インタビューから大量のデータを作成するのに時間がかかることです。ただし、参加率を上げると、出口インタビューからすぐに大量の実用的な情報を得るのに役立ちます。

出口インタビューのための良い参加率と考えられるもの

調査によると、紙と鉛筆の出口での面接の平均回答率は約30〜35％です。これは、2000人の従業員と15％の離職率を持つ会社が、年間約100件の退職面接を受けることを期待していることを意味します。この参加レベルでは、組織は全従業員のわずか5パーセントから退場のフィードバックを受けています。

ほんの少しの努力で、その回答率を2倍にすることができるはずです。 65％以上が出口面接への参加に適した目標です。あなたは紙と鉛筆の出口インタビュー、ウェブベースのオンラインの出口インタビューと電話の出口インタビューでこれを達成することができます。

出口インタビューへの参加の測定

回答率を測定するには、完了した退職面接の数を、退職面接を依頼した従業員の数で割ります。理想的には、2番目の数は終了の合計数と等しくなければなりませんが、実用上の理由から、これは一般的には当てはまりません。

一例として、あなたが出口面接を完了するように依頼した300人から125の出口面接を完了した場合、あなたの参加率は125/300であり、これは0.416または41.6パーセントに相当します。

この種の参加を追跡するための適切な方法があることを確認することが重要です。最低でも、改善プロジェクトの開始時とその後定期的に参加率を追跡する必要があります。

理想的なシナリオは、定期的に参照できる移動平均を維持することです。このリアルタイムの番号はすぐに出口のインタビューの従業員の参加の低下（または増加）を警告します。オンラインの出口インタビュー管理システムがこれを自動的に行います。

大企業は、子会社、大部門、または地理的地域ごとに、参加率を個別に追跡することをお勧めします。中小企業は、通常、組織の総参加率の恩恵を受けることができます。

出口面接への参加率が改善する可能性があると判断した場合、次のステップは現在の出口面接プロセスを分析することです。検討のための2つの最も重要な分野は以下のとおりです。

1. なぜ従業員は出口面接を完了しないことを選択しているのですか？
2. 人的資源がタイムリーかつ効果的な方法で従業員に情報を届けるのを妨げる物流上の問題はありますか？

終了面接を完了していない従業員

従業員が退職面接を完了しないことを選択した理由のいくつかは、次のとおりです。

• 出口の面接は長すぎる。
• 出口面接の質問は、混乱を招くか個人的に侵害的です。
• 従業員は、出口の面接が読まれたり、違いを生じたりするとは考えていません。
• その従業員は悪影響を恐れています。
• 従業員は会社に腹を立てている。
• 従業員は先延ばしにするか忘れます。
• その過程は困難または不快です。

あなたが評価された質問と出口インタビュー調査を使用しているならば、35-60の質問は正しい調査の長さについてです。従業員にとって60を超える質問が長く不快に感じ始めます。あなたが70の質問を超えるならば、あなたは未完成の出口インタビューのより多くの数のために準備されるべきです。

簡単にするために出口のインタビューの質問を確認してください。従業員の立場に身を置き、質問にどう答えることができるかを自問してください。感情や感情を求めるような多くの出口面接の質問は避けましょう。

多くの従業員は自分の気持ちに同調していません（あるいは、そうであれば彼らはあなたとそれらを共有したくないかもしれません）。従業員がプロセスについてどのように感じるかよりも、プロセスの有効性を評価する方がはるかに簡単です。

無視されるインタビューのフィードバックを終了

従業員が提供するフィードバックが読まれない、または直ちに無視されると思われる場合、従業員は退職面接を完了しません。あなたが彼らのフィードバックを大切にしていることを従業員に知らせることは重要です。出口インタビューからの提案に基づいて改善を行う場合、そのアイデアがどこから来たのかを従業員に伝えることを恐れないでください。

時間が経つにつれて、従業員はあなたが聞くことを学ぶでしょう。これが企業文化の一部になると、オープンで誠実なアイデア、提案、批評をたくさん受けることができます。

正直な意見からの反響

また、誠実なフィードバックが影響を与えないことを従業員に明確にしてください。退職面接での陳述は、将来の再雇用の適格性を妨げるために決して使用されるべきではありません。

従業員が退職面接のフォームに誠実ではない、またはまったく記入しないようにと言う専門家が多くいます。彼らは、企業がこの情報を従業員に対して使用していると主張しています。人事の専門家は、これはナンセンスであることを知っていますが、彼らはまだこの根拠のない認識と戦う必要があります。

怒っている従業員からのフィードバック

会社に腹を立てている従業員は、出口面接に参加しても助けたくないと感じるかもしれません。あなたは出口の面接で彼らの怒りを逃がすようにこれらの従業員を励ますことができます。これらの怒っている従業員の多くは、彼らの声が聞こえる機会を得て興奮しています。

清潔で単純化されたプロセスも重要です。それがウェブベースであるか紙と鉛筆であるかにかかわらず、出口インタビューフォームは直感的で理解しやすい調査フォームでうまくレイアウトされるべきです。

物流問題はあなたの出口面接プロセスで見直すべき2番目の主要分野です。一般的にどのプロセスにも弱いリンクがあり、出口インタビューも例外ではありません。検査には、従業員が通知を出したときに始まり、従業員が退職面接を提出したときに終わる一連のイベントをすべて含める必要があります。

あなたの出口面接プロセスを監査する

次の情報を見つけることで、退会面接プロセスの監査を始めることができます。

• 従業員は一般的にどのようにして退職の意思を通知しますか。
• 最初に通知された人は誰ですか、また通常どのくらいの通知が与えられますか？
• 誰が人事部にどのように伝えますか？従業員が通知を出した後すぐにHRに通知されますか？ HRの誰が最初に通知を受けますか？
• 誰が出口インタビューを開始する責任がありますか？この人には、いつ従業員の解雇が通知されますか？
• 従業員は出口の面接についてどのように通知されますか。誰によって？どんな方法？いつ？
• 退職面接プロセスの人事部に明確な所有権はありますか？このプロセスに携わる人々は、出口面接の重要性と緊急性を理解していますか。
• 従業員は出口面接について何を話しましたか？どのように彼らは出口の面接を完了するよう奨励されていますか？従業員は複数回、また複数の方法で言われていますか。
• 出口の面接は簡単ですか。
• 従業員はいつ、どこで退職面接を行いますか。必要なリソースに簡単にアクセスできますか？
• 従業員は、職場で面接を完了している場合、出口面接を完了するためのプライバシーを持っていますか？
• 監督者や管理職は出口面接プロセスを支援していますか？彼らは従業員から否定的なフィードバックを受けるのを恐れていますか？あなたは出口の面接についての情報を従業員に伝えるために恐ろしい監督者に頼っていますか？
• 従業員が退職面接を提出するのは簡単ですか。

上記の監査の各質問を確認して、出口の面接プロセスをよく見てください。これらの各分野を改善するためにできることを決定してください。レビューを終えたら、すぐに改善を始めることができます。

あなたの出口面接プロセスを再測定する

あなたが行う変更のいくつかは非常に早く参加率の顕著な改善をもたらすでしょう。他の人たちは会社の文化を効果的に浸透させるためにより長い時間を必要とします。

3か月、6か月、9か月および12か月のあなたの参加率を再測定しなさい。 12ヶ月目までには、出口面接の参加率が劇的に向上すると予想されます。これは、売上高を制限し、従業員の定着率を高めるために使用できるデータが増えていくことを意味します。

結論

出口面接プロセスに参加する退職者の数を増やすことで、出口面接の価値を大幅に高めることができます。出口インタビューの内容と構造の両方をレビューして改善し、独自の内部プロセスを使用することで、参加率を大幅に向上させることができます。

最後に、人事スタッフとの実際の対面インタビューがあなたの参加率を向上させるだけでなく、より良い情報を提供するかもしれないという可能性を検討してください。フォローアップ質問の価値を過小評価することはできません。

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Beth Carvinは、Nobscot CorporationのCEOであり、ビジネス、起業家精神、人事、採用、セールスおよび事業開発の分野での経歴を持ちます。