事務スキルリストと例

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事務的／管理的スキルは、オフィスで働くほとんどすべての人にとって有用です。ほとんどの従業員は少なくともいくつかの事務的な仕事をする必要があるので、これらのスキルはあなたの公式の役職が何であっても役に立ちます。事務員や秘書は特に強い事務スキルを持っている必要があります。これらの役職の従業員は、オフィスの日常業務の大部分を実行します。

事務職の種類

一部の人々はこれらの役職を互換的に使用していますが、事務員や秘書は管理アシスタントとは異なります。管理アシスタントは大学の学位を必要とすることが多く、プロジェクトの先駆けや時にはチームの管理までを含め、より多くの責任が与えられます。

これとは対照的に、事務員や秘書は通常、高校の学位を超えた広範な教育を必要としません（事務や秘書の仕事に焦点を当てた高等教育プログラムはありますが）。彼らはオフィスの日常業務を管理しますが、通常は管理責任を持ちません。

事務員や秘書は、金融、ビジネス、医療、政府、法律など、さまざまな業界で働いています。これらのポジションのいくつかは特定のスキルを必要とします。ただし、ほとんどすべての事務および管理アシスタントのポジションに必要な基本的なスキルがあります。

雇用主が雇用候補者に求める事務スキルのリストについては、以下をお読みください。含まれている5つの最も重要な事務スキルの詳細なリストだけでなく、関連する管理スキルの補足的なリスト。

スキルリストの使い方

あなたはあなたの仕事の検索プロセスを通してこれらのスキルリストを使うことができます。履歴書全体を通して、これらのスキルワードをいくつか使用することが重要です。雇用主は、受け取った履歴書をランク付けして「採点」するために応募者追跡システムを使用することが増えています。これらのシステムは特定のキーワードを探すようにプログラムされているので、それらを組み込んだ履歴書は、2回目の検討中に管理職を雇うことによってさらに検討するために選択される可能性が高くなります。

次に、これらのキーワードをカバーレターに使用できます。あなたの手紙の本文の中で、これらのスキルのうちの1つか2つに言及し、あなたが職場でそれらを実演した時の具体例を挙げてみてください。

最後に、面接でこれらのスキルワードを使用できます。ここにリストされている上位5つのスキルのそれぞれを実演している間、少なくとも1つの例があることを確認してください。

もちろん、仕事ごとに異なるスキルや経験が必要になるため、仕事の説明を注意深く読み、雇用主がリストしたスキルに集中するようにしてください。

また、職業別およびスキルの種類別にリストされたその他のスキルリストも確認してください。

トップ事務スキル

細部への注意

事務的な作業には、オフィスの日常の詳細、他の人が見落としがちなこと、たとえば電子メールの返信や追跡、予定の追跡などに注意を払うことが含まれます。店員や秘書はこれらの詳細に焦点を当てることができるようにする必要があり、何もひび割れから抜け出すことはできません。

分析的
旅行の手配をする
優先順位付け
問題解決
推論
記録の保存
予定のスケジューリング
タイピング

コミュニケーション

事務労働者は、書面および口頭での強力なコミュニケーションスキルを持っている必要があります。彼らは通常電話に答え、メモを書き、電子メールを送り、そして顧客と顧客に挨拶するでしょう。

それゆえ、彼らははっきりそして効果的に話すことそして書くことができなければなりません。彼らは理解しやすい方法で情報を伝える必要があります。

留守番電話
コミュニケーション
対応
顧客サービス
Eメール
ファックス
フロント
言語スキル
聞いている
口頭によるコミュニケーション
校正
書き込み

コンピュータのスキル

この頃と時代では、コンピュータのスキルはどんな事務の仕事にとっても重要です。店員や秘書は迅速かつ正確なタイピストでなければなりません。彼らはまた、一般的にいくつかのデータ入力を行うために必要とされているので、彼らはExcelや他のデータ入力ソフトウェアに精通しているべきです。また、WordやPowerPointなどの他のMicrosoft Officeソフトウェアにも精通している必要があります。 Webページをデザインまたは編集する機能など、追加のコンピュータスキルがあれば、それは大きな利点と見なされます。

データ入力
データ管理
データベースの流暢さ
デスクトップパブリッシング
マイクロソフトオフィス
事務機
ワードプロセッシング

数え上げ

事務的な仕事の多くは計算能力を必要とします。一部の店員は、ある程度は簿記や会社の経理を担当しています。それは計算能力を必要とします。迅速に合計を計算する機能は、書記官または秘書には良い品質です。

経理
正確さ
請求
簿記
予算編成
費用
スプレッドシート
技術

組織

事務員および秘書は組織されなければなりません。彼らは、事務所が円滑に運営されるようにすることを担当しています。これには、雇用主のスケジュールの追跡、Eメールや電話への回答、ファイルの管理が含まれます。これらすべてには、多くの組織的スキルが必要です。

意思決定
メールを配達する
効率的
ファイリング
管理
マルチタスク
見落とし
コピーと照合
計画中
ソート
時間管理

ソフトスキル

これらのトップ5の事務スキルに加えて、最高のサラリーマンはまた習得したコンピテンシーよりもむしろ生来の人格特性であるソフトスキルを持っています。これには、強い対人関係のスキル、チームワーク、柔軟性、信頼性、創造性、適応性、および創造性が含まれます。それらは、オフィスの管理者、受付係、パーソナルアシスタント、オフィスアシスタント、およびエグゼクティブアシスタントにとって不可欠な特性です。