プロジェクトの5つの段階

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正式なプロジェクトは次のように5段階のプロセスに従います

開始： プロジェクトチームの編成、プロジェクトのチャーター、およびキックオフ
計画： プロジェクト範囲の確定、詳細な作業の内訳の定義、リスクの評価、リソース要件の特定、スケジュールの確定、および実際の作業の準備。
実行： プロジェクトの定義と範囲に必要な実際の作業を実行する。
監視と制御 実行段階での実際の管理、レポート、およびリソースと予算の管理。
プロジェクト終了： プロジェクトの実施、得られた教訓の評価、プロジェクトチームの延期

従来のプロジェクトフロー

プロジェクトの規模にかかわらず、ステージを通る動きは同じです。プロジェクトは、プロジェクトマネージャを特定し、プロジェクトの重要性を説明する憲章によって開始または開始されます。

プロジェクトが開始されると、計画フェーズに進みます。ここでは、コアチームと作業チームが、プロジェクトの範囲を達成し、時間、コスト、リソース、およびリスクに関する見積もりと評価を作成するために必要な作業を特定します。

計画フェーズの後、作業は、先行活動または先行活動から後続活動に移動するために必要な定義された順序で開始および実行されます。この段階では、プロジェクトの依存関係が重要な役割を果たします。

実行が進行している間、プロジェクトマネージャとチームメンバーは、クリティカルパスアクティビティに重点を置いて、プロジェクト全体を監視、報告、および管理します。この作業は、実行フェーズが完了してプロジェクトが顧客に提供されるまで続きます。

最後の段階であるプロジェクト終了は、メンバーが次のイニシアチブに進むことができるように、成果をまとめ、学んだ教訓を評価し、そしてプロジェクトチームを延期することを含みます。

アジャイルまたは反復開発タイプのプロジェクトの場合、計画と実行は短期間またはスプリントで行われ、プロジェクトが顧客の満足に達するまで完了します。

開始

しっかりとしたプロジェクトの開始はあなたのプロジェクトを成功へと導くだけでなく、将来のすべてのステージのための基礎を築くでしょう。開始時には、プロジェクトチームのメンバーを割り当て、プロジェクト全体の目標について説明し、クライアントまたはプロジェクトの所有者にできるだけ多くの質問をして、プロジェクトを効率的に計画できるようにします。また、プロジェクトに対するチームの熱意を高め、プロジェクト計画に影響を与える可能性がある最新の詳細情報を収集することもできます。追加の手順は次のとおりです。

ステークホルダー分析
エグゼクティブスポンサーの割り当て
チャーター文書の作成と伝達
正式キックオフ会議

計画中

プロジェクトを開始してすべての関連情報を収集したら、次にプロジェクトの計画を開始します。計画段階は、プロジェクトの規模、編成する必要がある情報量、およびチームの規模によって異なります。計画の結果、明確なプロジェクト計画またはスケジュールが作成され、そこから全員が割り当てられたタスクに従います。 Microsoft ProjectやBasecampなどのプロジェクト計画プログラムを使用すると、プロジェクトを計画するときに非常に役立ちます。これらのプログラムのいずれにもアクセスできない場合は、無料のプロジェクト計画作成ソフトウェアをオンラインで一般的に検索してください。

プロジェクト計画プログラムを使用すると便利ですが、必ずしも必要というわけではありません。計画を作成してチームに伝達するためにExcelとWordを使用することも同様に効果的です。計画段階における具体的な作業は次のとおりです。

関係するさまざまな利害関係者のためのコミュニケーション計画を作成します。
詳細な作業詳細構造の開発
クリティカルパスの特定
プロジェクト計画にリソースをプロットし、プロジェクトの依存関係とリソースの制約に基づいて作業の順序を調整する。
詳細なスケジュールを立てる
リスクを評価し、リスクの優先順位付けと軽減の計画を立てる。

実行

しっかりしたプロジェクト計画ができたので、チームは割り当てられたタスクに対してプロジェクトの実行を開始できます。それは皆が仕事をやり始める段階です。プロジェクトの各部分の実行を開始するために必要なものがすべての人に確実に届くようにするには、対面会議で実行段階を正式に開始します。チームを適切な軌道に乗せることはプロジェクトの成功に不可欠であるため、スケジュールとコミュニケーション計画を明確に説明してください。

監視と制御

プロジェクトが実行段階にある間に、計画通りに進行していることを確認するために、プロジェクトの監視と制御を開始します。プロジェクトを監視および制御するにはさまざまな方法があります。チームリーダーによる定期的なチェックイン、毎日の「立ち上げ」、またはより正式な週1回のステータスミーティングが効果的です。これらの会議やコミュニケーションチャンネルから出てくる情報は、フィードバックループと、最終的にプロジェクトに必要な再計画と調整を知らせるでしょう。この段階でのその他の重要な活動は次のとおりです。

プロジェクトの状況について関係者の認識を確実にするために、事前に確立されたコミュニケーション計画を遵守する。
クリティカルパスで作業チームと作業活動を監視する。
活動を迅速に追跡または完了することによって、または必要に応じてスケジュールのパフォーマンスを向上させる機会を特定し、リソースを追加してスケジュールをクラッシュさせる。
実際原価と計画原価の監視
場合によっては、プロジェクト計画の達成額を監視、計算、および報告します。
リスクを監視および軽減し、必要に応じてリスク計画を改良します。

プロジェクト終了

プロジェクトの詳細とタスクがすべて完了し、クライアントまたはプロジェクトの所有者によって承認されたら。最後にプロジェクトを閉じることができます。プロジェクトの終了は、その開始、計画、実行と同じくらい重要です。必要に応じてプロジェクトに戻ることができるように、プロジェクトからのすべての情報を文書化してきれいに整理したいと思うでしょう。すべてのチームメンバーがプロジェクトの間に何が正しかったのか、何が間違っていたのかを振り返ることができるように、プロジェクトの事後分析を行うのも良い時期です。結果を他のプロジェクトメンバーと共有してプロジェクト履歴フォルダーに保存できるように、文書化する必要もあります。

最後に、あなたの会社の方針によって示されるように、フィードバックと業績評価を提供して、正式にプロジェクトチームを延期することが重要です。