新しいプログラムマネージャごとに知っておくべき10のこと

プログラム管理はやりがいがあり、給料が高いキャリアの選択ですが、それはまた挑戦的な役割である場合もあります。初めてプログラム管理職に就いたばかりの場合、またはプログラム管理職に進むべきかどうかを知りたい場合は、その職業に何が必要かを理解することが重要です。プログラム管理の役割を始める前に、これらすべての新しいプログラムマネージャが知っておくべき10のことを考慮してください。

プログラム管理はプロジェクト管理と同じではありません

プロジェクト管理とは、作業の計画、タスクとリソースの編成、プロセスの管理、そして特定の目的の達成を目的としています。新しいオフィスを開く、新しいアプリケーションを起動する、オリンピックスタジアムを構築するなど、プロジェクトの明確な開始点、中間点、および終了点は明確な一連の目的で決まります。

プログラム管理は異なり、一般的にはるかに広いです。プログラムマネージャは一度に複数のプロジェクトを監督することができ、各プロジェクトには独自のプロジェクトチームとプロジェクトマネージャがあります。これらのプロジェクトをまとめて、長期にわたって組織に価値のあるものを提供するように設計された、より大きなプログラムの一部になる可能性があります。

不確実性を期待する

プログラムは本質的に不確実です。全体像が何であるかを知っているかもしれませんが、それはあなたが始めたときの単なるビジョンステートメントです。どのようにしてそこにたどり着くか、そしてどのプロジェクトが長期間にわたって必要とされることになるかという正確な道は、あなたが行くにつれて解決しなければならないものです。

あなたはあなたが知っていることの詳細な計画から始めて、あなたが近づくにつれてそれの残りにどのように取り組むべきかの絵を作り上げるでしょう。それ以上進むことができなくなるまで、計画と納入の視野を徐々に広げていきます。

次のステップを計画するために定期的に時間を遮断してください。また、この機会を利用して、ビジネス価値を実現するための軌道に乗っていることを確認できます。

バーンアウトに気をつけろ

プロジェクトは1年かそこらで終わっているかもしれませんが、プログラムは無限に伸びることができます。

プログラムマネージャは、チームをバーンアウトから保護する必要があります。あなたは際限なく最高速度で仕事をすることができないので、あなたのスタッフメンバーが十分なダウンタイムを得ることを確実にしてください。これには、納品物が少なく、休暇を取るためにオフィスから離れても十分な時間があることが含まれます。

病欠を管理し、あなたの残業報告を見て、そしてあなたが衰退を減らしそしてプログラムの生涯にわたってあなたの才能ある人々を保ちたいならあなたのチームの福祉が最も重要であるという事実に警戒しなさい。

あなたはペースを管理する必要があります

完成日が遠いプログラムを配信するときは、作業のペースを管理する必要があります。何年にもわたって勢いを維持するのは難しいため、プログラムマネージャとしての役割は、優先順位とプロジェクトを調整して、定期的に測定可能な成果が得られるようにすることです。

素早い勝利と、より大きな目標に向けた着実な進歩を混同してください。これはチームがあなたが前進していることを確認するのに役立ち、モチベーションを高く保つために共有するいくつかの短期的なサクセスストーリーがあることを保証します。最後に、それは投資家や経営幹部が進歩していることを理解するのを助けます。

成功のためにあなたのチームを訓練する

プログラムは、組織にとって斬新な、独自の、または変革的なものを提供することがよくあります。そのようなイニシアチブに取り組むことの課題の1つは、あなたがおそらく必要なすべてのタスクとプロジェクトを完了することができるために社内にスキルを持っていないということです。

それは大丈夫ですし、期待されることです。新しいプログラムマネージャとしてのあなたの仕事は、あなたが一緒にあなたがすべてのリソース要件に取り組むことができるようにあなたが持っている人々を熟練させ、再訓練し、そして発展させることができることを確実にすることです。

限られた期間内に特定のリソースしか必要としない場合があります。たとえば、必要なスキルが1週間だけであれば、スタッフの1人にフォークリフトの運転方法を訓練することはできません。ただし、会社のオンラインプレゼンスの管理方法を変革するのであれば、ソーシャルメディアや検索エンジンの最適化に関する専門知識とともに、Webサイト開発のスキルを社内に持たせることはおそらく価値があるでしょう。これらは、ビジネスが長期的に頼るスキルです。

これらのうちどれをチームに組み入れる必要があるのか​​、どれをアウトソーシングするのかを決定してから、各プロジェクトの成果を管理する準備が整うために必要なトレーニングと採用のタスクをプログラムが確実に提供できるようにします。

ガバナンスはより複雑です

もしあなたがプロジェクト管理のバックグラウンドから来たのであれば、ガバナンスはあなたにとって驚きではありません。それは、意思決定が正しい方法で行われ、正しい人々が関わっていることを確実にするために、プロジェクトとプログラムの構造が編成され制御される方法です。全体的なビジネスケースに適合する方法で作業が進められていることを確認することは非常に重要であり、それは人々の説明責任を維持するのに役立ちます。

ガバナンスはまた、プロジェクト管理室と上級管理職が、プログラムが利益をもたらすために順調に進んでいることを確認するための方法です。それはまたそれらの利益がもはや達成されないことを示すことができるならば、プロジェクトまたはプログラム全体を閉鎖するための正式な道筋を提供する。

ガバナンスは、プロジェクト環境よりもプログラム環境の方が複雑です。プロジェクトボードと運営グループは通常、エグゼクティブレベルのメンバーシップを持っています。プログラムの最終結果は通常ビジネスの変革であるため、これは予想されることです。

計画はもっと難しい

プログラムに関与しているプロジェクトマネージャは通常、自分のプロジェクト計画をまとめてから、プログラムマネージャとしてのあなたの指揮の下にプログラム管理チームが集まり、計画が統合されます。

これは行われるよりも簡単です。プロジェクトとプロジェクトタスクの間の依存関係を特定する必要があります。それはあなたにプログラム全体のためのリソース要求を見て、そして主要な人々の空室状況に適するために活動を調整することを強制します。

統合プログラム計画が確立されたら、ガントチャートまたは他のソフトウェアツールでそれを追跡できます。プロジェクトマネージャが自分のプロジェクトをリアルタイムで追跡しているときは、プログラム計画を調整し、全員に変更点を知らせ、それが自分の仕事の領域にとって何を意味するのかを詳しく説明する必要があります。

すべての行を計画する必要はありません

プログラムマネージャとして、あなたは詳細計画をするためにあなたのプロジェクトマネージャに頼ります。何千ものタスクを含むプログラムを追跡するのは現実的ではなく、また望ましくもありません。

何かがプログラムレベルの影響を与えるかどうかを示すのに十分な詳細を含む、プロジェクトのロールアップされた高レベルのビューが必要です。

これを行う最も簡単な方法は、専用のソフトウェアアプリを使用することです。基本的なスプレッドシートであなたの数百万ドルのプログラムを管理しようとするのはやり過ぎるでしょう。

委任する必要があります

プログラム管理の役割を担っているということは、あなたが委任を得意としているにもかかわらず、さらに上達する必要があるということです。

良いニュースは、あなたはプロジェクトマネージャのチームを持つべきであるということです、そしてあなたはあなたの変革的変化をサポートするために専用のプログラム管理オフィスさえ持つかもしれません。

プログラムにはやるべきことがたくさんありますが、すべての可動部分が適切なタイミングで一緒に動くように設定するのは大変な作業です。あなたはそれを一人ですることはできませんし、試してはいけません。プログラムの開始に必要な時間を計算してから、あなたをバックアップするためのチームがあることを確認します。

プログラム管理室に誰もいない場合は、プログラム管理チームに出向くよう依頼してください。やるべきことはたくさんあります。たとえば、プロジェクト調整の役割を担っている誰かが、プログラムレベルで必要な調整を提供できるように完璧に配置され、戦略的なタスクに参加できるようになります。

紛争を恐れないで

プログラムにはたくさんの意味があります。困難な利害関係者によるプロジェクトから、一見したところ達成できない期限まで、毎日、紛争の機会が与えられます。プロジェクトの遂行を中断させることに気をつけ、衝突の状況が始まる前にそれを回避するために必要なときに介入する準備をしてください。