人事情報技術の選び方

人事情報システム（HRIS）は、企業が各自の福利厚生計画と従業員情報を管理するために不可欠です。 HRは限られたリソースと絶え間なく変化するデータに直面しているため、福利管理技術はもはや魅力的ではありませんが、大量の情報と福利厚生計画に費やされるお金の両方をHRが管理するのを助ける必要があります。

しかし、人事担当者やその他の役員は、すべての詳細を管理するために最善の人事情報技術を選択していることをどのように認識していますか。

以下は、人事情報技術を選択する過程で尋ねたり答えたりするための重要な質問です。

HR情報テクノロジソフトウェアが提供する柔軟性とスケーラビリティの程度は何ですか？

人事担当者は、ソフトウェアが複数のExcelスプレッドシート、データベース、および紙のドキュメントからデータをインポートできるかどうか、および他のあらゆるシステムや必要なデータと連携できるレベルを判断する必要があります。

ソフトウェアは、複数の情報源から情報を取り込み、フィルタリングすることができるはずです。理想的には、このプロセスも自動化されるべきです。多くのオンライン登録ソリューションでは、データをキャリアに転送してシステムを更新する前に、データを手動で操作する必要があります。更新フォーマット、送信スケジュール、および配信方法を自動化することで、請求および適格性の問題を解消することができます。

このソフトウェアは、HRの会社および給付金運送業者の規則に対応することができますか？

真に有能な登録エンジンは、各登録アクティビティを評価し、必要な正確な資格要件を満たすように特別に設計された、ルール、メッセージ、プロンプト、およびオプションの必要な組み合わせを適用します。ソフトウェアは、会社と通信事業者が持っているすべての適格性ルールに対応する必要があります。

人事情報技術は組織とともに成長し拡大することができるでしょうか。

人事部門は、会社が新入社員、事務所、給付変更、および規則を採用するにつれて成長するテクノロジの能力を評価する必要があります。 HRは、これらの各要素のしきい値について質問する必要があります。

テクノロジソフトウェアは他のシステムと統合できますか？

給与計算やその他の機能は、多くの場合、給付管理と同じ情報を共有します。あるシステムに入力されたデータや他の従業員情報が別のシステムと共有されていると、人事部門はより高い効率を得ることができます。従業員の採用を追跡することも、もう1つの必要な機能です。

誰がソリューションの実装または構築を担当しますか。

どの程度のトレーニングが行われますか？一部のソリューションでは、クライアントが最初の実装に深く関与する必要があります。これは、すでに忙しい人事管理者にとっては圧倒的なことです。

HRは、必要となるトレーニングのレベルと技術的専門知識、および予想される時間について明確に理解している必要があります。このトピックに関して質問するソリューションプロバイダーは、最初は単純に見えるかもしれないが重要な技術的専門知識を含む微妙な分野への洞察を提供することができます。その後、HRは、現実的に完了を妨げるほど面倒な特定のタスクを決定し、HR情報技術の価値とROIを低下させる可能性があります。

トレーニングが必要な場合、料金はかかりますか？

訓練の費用も評価されるべきです - 離れた場所への旅行のための時間と旅行経費を含みます。人事は、人事情報技術の採用に伴うすべてのハードコストとソフトコストを認識する必要があります。

誰がデータを所有するのか

この質問に対する答えは、人事部です。企業は自分のデータを任意のアプリケーションサービスプロバイダ（ASP）に転送できなければなりません。データが通信事業者の専用サーバーにある場合、通信事業者を切り替えた場合、会社に追加料金が請求されることがあります。

どのような種類のメンテナンスと維持費が必要ですか？ソフトウェアが社内のワークステーションまたはサーバーにインストールされている場合、そのテクノロジを定期的に更新する必要があることが多く、計画や管理が面倒な場合があります。人事情報技術の更新は、多くの場合、ASP（Application Service Provider）またはSaaS（Software as a Service）モデルを通じてオンラインで入手可能なソフトウェアを使用して自動的に行われます。

人事情報技術にはどのようなセキュリティ対策が組み込まれていますか？

ソフトウェアがASPまたはSaaSモデルを通じてオンラインで利用可能な場合、プロバイダは毎日のバックアップ、バックアップサーバー、および追加の保護層を提供する必要があります。許可されていない人によって情報が失われたりアクセスされたりすることから情報を保護するために、追加のシステムと手順を整備する必要があります。 HRは、他の管理者と協議して、誰がHR情報技術へのアクセスを許可されるのか、またどの程度の権限を持つのかを決定する排他的権限を持つべきです。

従業員は福利厚生プランに登録し、個人データとプラン選択にリアルタイムで変更を加えることができるでしょうか。

広く一般的なコンピュータへのアクセスを考慮すると、従業員のアクセスは一定であるべきです。

従業員の大多数は自宅でインターネットにアクセスできます。従業員のセルフサービスは時間とお金を節約する大きな可能性を提供します。良いセルフサービスシステムは、彼ら自身と彼らの扶養家族についての情報を入力することを通して従業員を円滑に導くでしょう。

システムは、利用可能な計画を明確に提示し、従業員が都合のよいときに選択を行えるようにし、ウィザードを使用してプロセス全体でこれらのアクションを単純化する必要があります。従業員はまた、扶養家族を追加したり、必要に応じて情報を変更したりすることができます（1日24時間、年中無休）。

これらは組織の人事情報技術のニーズを評価するときに答えるべき追加の質問です。

誰がどの程度までアクセスを許可されるかを決定する権限を技術が人事部に提供しますか？

従業員がアクセスできるのと同じやり方で、このテクノロジは人事部に最終的な発言権を与えます。人事部は、すべてのデータがキャリアに送信される前にそれを承認する権限を持ち、さらに従業員や他の人がアクセスできる範囲を決定する必要があります。

Hr情報技術から利用可能なレポート機能の種類は何ですか？

レポーティングテクノロジは、複数のビューとフォーマット（スプレッドシート、PDF、HTML）、全体像評価、および意思決定を強化するためのドリルダウン機能を提供する必要があります。 HRは、給付金およびその他の従業員データに関連して、いつでも、特定の計画への加入、未解決の行動、および従業員の人口統計情報の変化を評価できなければなりません。

このソフトウェアには、人事管理に役立つ特定の機能がありますか？

部門ごとのニーズに応じて、人事部門は、情報の一括処理、COBRAポリシーの通知と請求の管理、自己請求および請求照合ツールの提供、および特定のレポート作成に関するテクノロジの機能について問い合わせます。

このソフトウェアは、HRと従業員とのコミュニケーションを向上させるための特別な機能を提供していますか？

一部のプログラムでは、大量の電子メール、電子掲示板、特定のフィルタ基準（場所、部署、保険プラン、登録状況、退職状況など）を使用して、さまざまなレベルで従業員と柔軟にコミュニケーションをとることができます。人事情報技術システム通信するためのいくつかの手段を持つことは、プロセスをさらに自動化し、HRがメッセージをより的確にターゲットにするのを助けることができます。

このソフトウェアは、HRと従業員とのコミュニケーションを向上させるための特別な機能を提供していますか？

人事による取引の承認を可能にすることに加えて、多くの人事情報技術システムは、人事がシステム内のデータと確実に一致するようにキャリアの請求を監査する際にゲートキーパーとして機能する機能も提供します。これは、することができます：

• 運送業者の請求書の正確性を保証する
• 時間とお金を節約
• 従業員登録のタイムリーな提供を支援する。
• 従業員が世話をするときの適格性の確認を強化します。

キャリアと情報はどのように交換されるのでしょうか。

そして、この相互作用に対して誰が責任を持つのでしょうか。人事情報技術システムの統合は、ソフトウェアが関係している通信事業者の数だけでなく、それが可能にする接続の種類によっても判断されるべきです。給付管理ソフトウェアを介してキャリアとの対話を成功させるには、次のような多くのステップが必要です。

• 初期の実施データの国勢調査を収集する。
• 進行中の情報交換のための初期統合の設定
• データが確実に受信され正確に適用されるように、毎日または毎週のやりとりを調整する。
• 進行中のアップデートを確認する。
• 登録のためのキャリア要件が規制当局に準拠して満たされていることを確認する。そして
• データ交換の関係を改善するために各キャリアとの積極的な関係を促進する。

各タスクの担当者を知ることは、製品提供を完全に理解するために不可欠です。各ソフトウェアプロバイダは、上で概説したタスクの一部に加えて、さまざまなレベルの統合を提供します。人事部は、選択した通信事業者との強力で継続的でシームレスな関係を示すベンダーと協力することを検討する必要があります。

多くのプロバイダは、一般的なANSI 834ファイルの送信を有効にしています。これは、通信事業者によって受け入れられる場合と受け入れられない場合があります。これは、グループのサイズによって影響を受けることがよくあります。

管理者は、問題を回避するために各通信事業者のニーズに合わせてカスタマイズされた、清潔で検証済みの転送（トランザクションの適格性を保証する）を提供するプロバイダを探す必要があります。また、通信事業者自身の特定の転送言語とやり取りするための専用のEDI（Electronic Data Interchange）部門を持つプロバイダにも注目する必要があります。

どのレベルのカスタマーサービスが提供されていますか？

追加料金はかかりますか？ HRは、提供されるヘルプへのアクセスのレベルと、カスタマーサービスを構成するもの（データベースによるオンラインヘルプ、オンラインチャット、電子メールによるサポート、実際の人との会話、またはそれらの組み合わせ）を決定する必要があります。給付金やその他の人事情報の機密性を考えると、管理者は24時間以内に直接の連絡から24時間以内に回答が得られることを期待するべきです。

人事情報技術システムのコストはいくらですか、そしてそれは利益を上回りますか？

HRは、提供される利点とともに、すべての年間料金、月額料金、およびワンタイム料金を含む、人事情報技術システムの全コストを評価する必要があります。もう少し高価なシステムでは、従業員が自分の記録を管理し、より大きな利便性、時間の節約、および正確性を提供できるようにする機能との違いの代価を支払うだけでは不十分です。これらの要素を考慮し、人事情報技術システムを選択する際に考慮する必要があります。

人事情報技術システムの必要性が高まっています。人事部のスタッフが、人事情報技術システムにおける膨大な選択肢の選択肢を見つけているので、利用可能なすべての選択肢を分析し、評価することがますます重要になっています。

人事情報技術システムを選択することは、部門と会社のニーズに応じて成長する投資と見なされるべきです。これらの質問はあなたの会社に適した人事情報技術システムにあなたを導くでしょう。