従業員のパフォーマンスを向上させるための懲戒通知書の書き方
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目次:
懲戒令状は上司によって書かれ、従業員が改善しなければならない業績問題の公式声明を提供します。懲戒令状は、正式な懲戒処分プロセスの一歩であり、従業員が改善に失敗した場合には、解雇を含む懲戒処分が追加される可能性があります。
懲戒令状は、従業員と雇用主にとっての従業員の業績に関する問題の文書化における重要な要素です。懲戒令状には、改善しなければならない業績と、業績が改善しなかった場合の影響が明確かつ具体的に記載されています。
懲戒令状は通常、監督者による口頭での指導に従います。彼らはしばしばパフォーマンスの問題や関連するパフォーマンスの問題について、口頭の警告や正式な口頭の警告と呼ばれる、従業員への口頭での訂正が先行しています。
即時性とパフォーマンスの問題の重大度に応じて、懲戒令状がパフォーマンスの議論を始めるかもしれませんが、これは珍しいことです。
督促状の構成要素
有効な懲戒令状にはこれらの要素があります。
- 従業員が改善しなければならない問題または業績の問題に関する明確な記述。
- 懲戒通知書には、従業員が業績の期待に応えるために自分の業績を変更することができる方法の例がいくつか列挙されている場合があります。 （これにより、上司の期待を中心にした共通の見解または共通の意味が従業員に提供されます。）
- 不業績が従業員と組織の成功に与える影響。 （失敗したことが職場に悪影響を及ぼしているのはどうしてですか。）
- 関連性がある場合は、従業員の業績を向上させるためのタイムライン。
- 該当する場合、期日または終了日になると、監督者は従業員の業績を再評価します。
- 懲戒令状に記載されているように、従業員の業績が向上しない場合にその従業員が予想できる影響についての明確な記述。
- 上司または従業員の上司の署名。
- 業績が懲戒通知書の焦点である従業員の署名。手紙には通常、従業員の署名が手紙を受け取ったことを表すものであり、必ずしもその内容に同意するものではないという声明が含まれています。
- 従業員が書面で懲戒通知書の内容に異議を申し立てる機会。従業員は賛成、反対、表明などをすることができます。従業員によって書かれた反論は、元の懲戒令状に添付されています。
以下は、懲戒令状の2つの例です。あなたがあなた自身の懲戒令状を開発するとき、それらを使ってください。
懲戒のサンプルレター
これは懲戒令状の一例です。督促状テンプレート（Google DocsおよびWord Onlineと互換性があります）をダウンロードするか、その他の例については下記を参照してください。
督促状1のサンプルレター（テキスト版）
ジェフリー・ジョーンズ
投稿者：ジョージピーターソン
日付：2018年9月1日
再：懲戒の手紙
これは、あなたのパフォーマンスが期待される貢献レベルを満たしていないことをあなたに通知するための正式な懲戒通知です。カスタマーサポートのテクニカルエキスパートとしての仕事では、期待される仕事はテクニカルサポートのエキスパートグループ全体とそのマネージャによって開発されました。これはそれらが各テクニカルサポートの専門家のパフォーマンスのための受け入れられた規格であることを意味します。
あなたは次のようなやり方では失敗しています。
- 1週間にサービスを提供する顧客数は、残りの技術サポート専門家が満たす標準を30％下回ります。
- あなたが対応する問題の難易度は、他のスタッフが達成している基準を40％下回っています。
- 顧客があなたと電話で過ごす時間の長さは、他のスタッフの25％を超えています。
ご覧のとおり、仕事にとって最も重要な3つのパフォーマンス測定では、成功していません。あなたの上司は何度もあなたと話しました、そしてあなたは追加の訓練を受けました。その結果、私達はあなたが実行する気がないと信じています。これは他の技術スタッフの作業負荷に悪影響を及ぼす。
私たちは、業績の3つの分野すべてにおいて直ちに改善が見られるか、または雇用の終了を含む懲戒処分が追加されるでしょう。私たちはあなたが改善する能力を持っていると信じています。早急な改善が必要です。
George Peterson、スーパーバイザー
Marian Demark、人事マネージャー
督促状見本#２（テキスト版）
リンダ・ロドリゲス
投稿者：メアリーウィルモント
日付：2018年9月1日
再：懲戒の手紙
この懲戒令状の目的は、あなたの出席があなたの仕事を遂行する能力に悪影響を及ぼしていることを正式にあなたに通知することです。給与が免除されている従業員は特定の時間に働くことを要求されていませんが、40時間の週労働が標準であり、期待されています。
あなたは新しい仕事を始めてから少なくとも週に1日は仕事に出られず、週にわずか32時間働いています。あなたの上司は、FMLAが個人または家族の医療上の問題で休業できるかどうかをあなたに知らせました。彼はまたあなたが効果的にあなたの仕事を遂行することができるようにあなたが調節が必要であるかどうかあなたに尋ねました。
彼はあなたがこれらの問題とあなたの出席について話し合うためにあなたが人事部を訪問することを提案しました。あなたは私達があなたがこの悪いパフォーマンスを改善するのを助けるために私達が提供した3つの機会すべてを拒否しました。
現実には、あなたは40時間以内に仕事を遂行することはできません。仕事の割り当て期限が足りず、遅刻がマーケティング部門の同僚の仕事に悪影響を及ぼしています。彼らはあなたの演奏の失敗の結果として彼らの締め切りを逃しています。
さらに、同僚に割り当てられたときの未完成の仕事は、週に40時間の仕事を必要とする仕事をすでに抱えているため、仕事量が過負荷になっています。これは不公平であり、私たちは今から職場へのこれらの悪影響を容認しません。
私たちはあなたの出席の即時の改善を見る必要があります、さもなければ私たちはあなたの雇用を終了させます。これはあなたが週5日仕事に出席しなければならないことを意味します。あなたが週5日仕事に出席しなかった場合、あなたはあなたが雇用されてきた目標を達成することはできません。
当社の標準的な有給休暇制度では、1年間に6日間の病欠日と2回の個人休暇が与えられます。あなたは前もって休暇日を申請しなければなりません。
あなたはすでにあなたの現在の欠席であなたの病んだ日の4つとあなたの個人的な日のすべてを使っています。私たちはあなたにもっと時間を割り当てるつもりはありません。これはあなたが前もって要求しなければならないたった２病日とあなたの支払われた休暇時間をあなたに残す。
あなたがあなたの利用可能な有給休暇を超える欠席があるならば、我々はあなたの雇用を終了させます。私たちはあなたがあなたの仕事を失うことにどれほど近いかをあなたが理解することを願っています。これ以上警告は表示されません。
よろしく、
Mary Wilmont、マネージャ
Thomas Credence、人事担当ディレクター
被猶予を受けている従業員がどのように返答する権利を持っているかについてのガイダンスについては、受領の確認書の例を参照してください。
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懲戒のサンプルレター
- サンプルの懲戒猶予：管理上の無関心
- 書面による懲戒サンプル：出席
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