管理アシスタントインタビューの質問と回答

あなたが管理アシスタントの仕事のために面接しているとき、面接官はあなたの資格がポジションにどれほど関連しているか、そしてあなたが会社と部門にどのように適合するかについて知りたいでしょう。

仕事には管理スキルと対人スキルの両方が必要であるため、採用担当マネージャは、自分のポジションにふさわしい特定の属性と、それほど定量化できない人々のスキルについて尋ねることがよくあります。

インタビューを処理するためのヒント

話し合いがコミュニケーション能力、組織のスキル、適時性などのソフトスキルを超える可能性があることに注意することが重要です。あなたはまた、ハードスキルについて話す準備ができているはずです。

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ソフトウェアプログラムについて話し合う準備をする

多くの管理アシスタントのポジションでは特定のソフトウェアを頻繁に使用する必要があるため、使用してきたさまざまなプログラム、これらのプログラムの使用方法、および専門知識のレベルについて話し合う必要があります。

• 回答例：私は技術を使うことと新しいプログラムについて学ぶことが大好きです。私はまた、システムの使用についてそれほど精通していないかもしれない同僚を教えるためのコツを持っています。ケントアソシエイツでの私の最後の仕事で、私は自分がサポートしている専門家チームのためにプロジェクト管理システムをレビューすることを志願しました。私の上司が私の推薦を承認し、私たちはWebベースのシステムAsanaを導入しました。これは私たちがプロジェクトを追跡し、Webプラットフォーム上で情報を共有するのを助けます。
• 回答例： 私はPowerPointスライドの執筆先であり、営業担当者がプレゼンテーションで顧客を驚かせる手助けをしています。私はExcelの上級ユーザーでもあり、プロジェクト提案のための予算予測を作成するための複雑なマクロを作成します。

管理プロセスを議論する準備ができている

あなたは前の立場であなたのワークフローと管理プロセスを議論する準備ができているべきです。行政の専門家として、存在するべきではありません。 あなたが組織化されていて詳細志向であることを疑います。あなたのインタビュアーは知りたいと思うでしょう どうやって あなたはあなたの毎日のワークフローでこれらの資質を明らかにします。

• 回答例：組織力と細部へのこだわりは私の最も強い資産のひとつです。私は複雑なプロジェクトに秩序をもたらすことができる状況で繁栄しました。たとえば、私は以前、クライアントのためにプロモーションイベントを計画していた8人の専門家をサポートしました。各プロジェクトの目標と進捗状況を追跡するためのテンプレートを作成し、それを共有ドライブに設定して、関係するスタッフ全員がチームのプロジェクトとイベントに関する進捗状況を追跡できるようにしました。
• 回答例：アルフレッドグループで働いているとき、私はローン申請書を処理するために必要なステップを概説した手順マニュアルを作成し、それからすべてのローン担当者が同じ手順に従うことができるようにそれをオンラインでアップロードしました。

常に積極的に対応する

インタビューを通してあなたの態度に注意してください。

管理アシスタントはしばしば彼らが働いている個人と非常に密接に連携するので、それは常に前向きでプロフェッショナルで丁寧であることが不可欠です。

面接担当者に、あなたと一緒に仕事をすることが楽しい経験になることを疑いを持たせたくないでしょう。

• 回答例：私は私達の代理店でフロントデスクで働いていました、そして私が現在と将来の両方のクライアントに前向きな印象を与えたことは非常に重要でした。私は自然な「できる」人です、そして、私のレビューは定期的に私のカスタマーサービス指向を賞賛しました。
• 回答例：同社はやり取りの後にクライアントを調査し、私の名前は常に親切で楽しい、そしてプロフェッショナルなスタッフとして浮上しています。私の上司は、オフィスに援助を求めるときにクライアントが私に要求する頻度についてコメントしました。

インタビューの準備

準備する方法の1つは、職務内容を分析して、職位が焦点を当てている特定のスキルセットがあるかどうかを把握することです。たとえば、出張計画、プロジェクトの調整、日々の会議のスケジュール設定、個人的な支援、またはその他に重点が置かれていますか。もしそうなら、仕事に特有のインタビューの質問に答えるときあなたの最も適切な経験を強調することを忘れないでいてください。

求人情報に記載されているスキルのリストを作成し、あなたが同様に適用可能であると思う他のいくつかを追加してください。それからあなた自身の管理上およびオフィスの技術を見て、あなたの資格を仕事に合わせてください。

これはあなたが最も適切な方法であなたの答えを特定の立場に合わせるのを助けるでしょう。

管理アシスタントインタビューの質問と回答

準備している間、あなたが尋ねられるかもしれない質問を検討して、そして以前の仕事からの特定の経験と成功を強調して、応答を組み立てる方法についていくらかの考えを与えることは役に立つことができます。

• どのようなコンピュータースキルを持っていますか？また、どのプログラムを快適に使用できますか？ - ベストアンサー
• 複数回線の電話を使用して大量の電話を処理するのは快適ですか。 - ベストアンサー
• この会社では、私たちは自分自身を同じ目標に向かって共に働くチームとして考えるのが好きです。チーム環境で働くことについてどう思いますか？ - ベストアンサー
• 他の2〜3人の従業員を監督するとどのように感じますか？ - ベストアンサー
• あなたの最大の強みは何ですか、そしてそれはこの立場であなたのパフォーマンスをどのように助けるでしょうか？ - ベストアンサー

• あなたの最大の弱点は何ですか？ - ベストアンサー
• あなたはどのようにストレスや圧力を処理しますか？ - ベストアンサー
• 上司の仕事はどうでしたか？ - ベストアンサー
• 上司に何を期待しますか？ - ベストアンサー
• あなたは独立して仕事をすることを望みますか、それともチームで働きますか？ - ベストアンサー
• あなたは人々とうまくいっていますか？ - ベストアンサー
• 個人的なチームワークの例を挙げてください。 - ベストアンサー
• 受付係の面接の質問： - 質問のリスト

インタビュアーに尋ねる質問

また、会社についていくつかの調査を行い、機会が生じたときに適切な質問をする準備をする必要があります。インタビューの早い段階で機会を得られなかった場合は、早めに質問したり、さらに議論したりする可能性があるいくつかの質問を出すことが役立ちます。

多くの場合、これはインタビューの終わり近くになるでしょう、従ってインタビュアーに良い印象を残すことは重要です。それを行うための素晴らしい方法は、あなたがあなた自身のいくつかの質問と尋ねられた質問に結びつけることによってあなたの興味と就職の面接の準備を示すことです。

• この役職の責任は何ですか？
• この部門の典型的な日（週）を説明できますか？
• この部門の強みは何ですか？弱点は何ですか？
• あなたの過去のアシスタントはあなたのために働くことの最も良い部分であると言いますか？彼らは何が最悪だったと思いますか？
• 今後5年間で会社はどの方向に進んでいくと思いますか。あなたはその成功に何らかの脅威があると思いますか？
• なぜあなたの最後のアシスタントはそのポジションを離れましたか？彼/彼女の強みは何ですか？彼/彼女の弱点は何でしたか？彼/彼女は今何をしているのですか？
• あなたの最高のアシスタントはどんな属性を持っていましたか？あなたの最悪のアシスタントはどうですか？
• パフォーマンスレビューはどのくらいの頻度で行われますか？誰がそれらを行いますか？
• 管理アシスタントにおいてあなたにとって最も重要なスキルは何ですか？
• あなたは自分の部署で働く人々にどのように報い、励ますのですか？
• この部門で進行中の生産上の問題はありますか？
• 過去の人事問題にどのように対処しましたか。
• この立場にある人にとって最大の課題は何ですか？
• あなたの意見では、この立場の最も価値のある側面は何ですか？
• あなた（会社/部署）は職業協会の会員資格を支持していますか？そして職業能力開発を継続していますか？
• この事務所の事務職員の役割とは何ですか？
• 残業や週末は予定されていますか？
• あなたはこの会社で働くことについて何が一番好きですか？変更はありますか？
• あなたはここで働くことについて少なくとも何が好きですか？
• あなたは部門がチームとして働くことを奨励しますか、それとも個々の貢献にもっと集中しますか？

就職の面接でより多くの質問に備える

職業別の面接の質問に加えて、あなたはまたあなたの雇用歴、教育、長所、短所、業績、目標、そして計画についてのより一般的な質問も求められます。最も一般的なインタビューの質問と回答の例を以下に示します。