会議管理の実践は生産性の向上に役立つ

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私たちは仕事の多くを会議に費やしています。多くの場合、不適切な会議管理方法は参加者の時間の非生産的な使用につながります。関連記事では、5つの一般的な会議のシナリオを生産的なイベントに変えるためのガイダンスを提供します。会議の効用、生産性、および影響を強化するための追加のアイデアがあります。

会議管理キー - スタンドPAT

一部のマネージャーはP.A.Tを採用しています。会議へのアプローチ P目的、 A玄田、そして Timeframe。セッションの前にこれらの重要なコンテキストのポイントで参加者を武装させることは、人々が参加し、会議の全体的な意図をサポートする準備ができていることを確認します。明確なP.A.T.アウトラインは生産的なセッションを確実にするのを助けます。

あなたはせいぜい1〜2文で会議の目的を定義できるはずです。「この会議は新しいマーケティングキャンペーンを計画することです」または「この会議は返品を処理するための配送の新しいポリシーを確認することです」。目的は、誰がそこにいるのか、何をする必要があるのか、そしてどのように進歩を導き、結論を追求するのかを誰もが知ることを確実にするのを助ける。

議題を設定します。検討/討論/検査しようとしている品目をリストします。各議題項目に期限を割り当て（下記参照）、議論の進行を司る責任者を特定します。時間枠を設定します。少なくとも開始時刻と終了時刻を設定します。議題の各項目に期間を設定することもお勧めします。これらは全体的な会議の時間枠に合わなければなりません。

時間どおりに会議を開始する

予定されている開始時刻の5分後または10分後まで人々が会議に集中するような文化の1つで仕事をしているなら、それは新しい傾向を始める時です。ある会社では、予定されている開始時間にドアを閉めるよう管理者に奨励していますが、遅れている人は参加を歓迎しません。これはあなたが行動しようと思っているよりも過激なことかもしれませんが、会議を秩序あるものにし、目的を検討し、そして期待とタイミングを確認することについては何の問題もないはずです。

ストラグラーが現れるのを待たないでください。誰かが遅れて到着したときは、戻って、すでにカバーされていることを確認しないでください。会議のトピックを続けます。これは、ストラグラーにとって厄介であり、彼/彼女が次のミーティングに間に合うように到着する可能性を改善するでしょう。

会議の開催者/スポンサーが予定どおりに表示されない場合は、会議がキャンセルされたと見なして仕事に戻ります。 5〜7分の待機期間が妥当です。オッズは、会議の主催者が予想外の困難に遭遇したので、あなたは彼/彼女を待っているあなたの時間を無駄にしないことを好むでしょう。

会議をトピックにしておく

良い習慣は、会議中に全員を追跡する役割を誰かに割り当てることです。あまりにも多くの場合、議論は漂流し、それから意見、アイデア、事実、そして感情の渦巻きに低下します。代わりに、役割を割り当てて、出席者全員に、この議題が議題と具体的な議題から外れた場合に、この個人が傍受することを通知します。一部の企業では、この役割は「トラフィック対応」と呼ばれ、他の企業では「トピックキーパー」と呼ばれています。ラベルに関係なく、役割は会議の有効性と生産性を強化するのに非常に役立ちます。

予定外であるが討議することが重要である追加のトピックが発生した場合、それらは明確にとらえられ、将来の検討および討議または個別の会議のために「駐車場」に入れられるべきである。会議の主催者は、会議の全体的な目的をサポートするのであれば、多少の相違のある議論を許可する権利を留保します。

会議メモ/議事録の保存と配布

会議の開催者以外の誰かが会議の議事録を保存する必要があります。議事録の良い記録には以下が含まれます。

会議の時間、日付、場所
目的の説明
議題のコピー
参加者のリストと参加しなかった人々のリスト
結論、行動項目、責任および完了の日付の詳細な要約リスト。多くの記者は結論と行動をリストアップするためのガイドとして議題を使用します。
本当に必要ならば、計画されたフォローアップ会議。

理想的には、会議終了後できるだけ速やかに、そして必ず1営業日以内に会議メモを配布してください。議事録やメモは、参加者にとって重要な注意点であり、他の利害関係者や会議に出席しなかった人にとっての情報源です。議事録は、コミットしたフォローアップ行動を人々やチームに思い出させるために活用するための優れたツールです。