プロジェクト憲章の役割と目的

プロジェクト憲章により、プロジェクトは正式に組織内に存在します。作業の実行を承認し、プロジェクトマネージャを任命する文書です。それはあなたに、プロジェクトマネージャとして、そこに記述されている作業をするための命令を与えます。

プロジェクト憲章の最も重要な役割は、プロジェクトが達成することを正確に説明することです。この重要なプロジェクト文書の内容を見てみましょう。

プロジェクト憲章に入るもの

プロジェクト憲章の最初のセクションには、プロジェクトの名前、スポンサーとプロジェクトマネージャの名前、および文書の作成日が記載されています。それからあなたは文書の中身に入ります。

プロジェクト憲章の主なセクションは以下の通りです。

• プロジェクトの目的：これがプロジェクトが望まれる理由を説明しています。このプロジェクトを推進しているビジネスケースや契約を参照することも、単にこの作業を行うことが重要な理由を簡単に説明することもできます。
• プロジェクトの説明：このセクションでは、プロジェクトが達成しようとしていることを説明します。構築する予定のアイテムまたは提供する予定のサービスの詳細を含める必要があります。
• 予算：現時点では、プロジェクトのタスクに関するすべての詳細を把握しているとは限らないため、完全で詳細なプロジェクト予算をまとめることはできません。予算上の制約や、予想される初期の支出の範囲の高さをメモします。

• リスク：すべてのプロジェクトにリスクがあります。プロジェクト憲章のこのセクションは、プロジェクトリスクログの初期バージョンを構成します。この時点で知っているリスクを文書化して、管理チームが今後のプロジェクトに影響を与える可能性があるものを確認できるようにします。
• マイルストーン：高レベルのマイルストーンを知っている場合は、このセクションのプロジェクト憲章にそれらを含めてください。後でより詳細な計画をまとめるときに、それらをガントチャートに転送できます。現時点では、締め切り日や、作業中の契約に指定されているものを探しているだけです。

• プロジェクトの目的：これは非常に重要なセクションですが、まとめるのは難しい場合があります。あなたは質問に答えようとしています：「私たちがどのようにして終わったのか、どうやって知ることができるのですか？」たとえば、すべての部署のタイムレコーディングシステムを立ち上げるプロジェクトでは、「すべてのチームが年末までにタイムシートシステムを使用するようになります」という目標があります。また、誰になるかをメモします。あなたがこの目的を達成したことに同意する責任を負います。プロジェクトの最後に問題が発生するのを避け、突然作業が完了したと承認する人がいなくなります。

• プロジェクト管理者権限レベル：明確で他の場所に文書化されていない限り、より上級の誰かからさらに承認を得ずにできることについての憲章のセクションを含める価値があります。一般的に、予算とタイムスケールにどの程度の許容度レベルが設定されているかに関連しており、次のように表現されます。このセクションを拡張して、プロジェクトマネージャがプロジェクトチームのスタッフを採用および解雇する権限を与えられている場合は、それを指定することができます。

プロジェクト憲章の承認

プロジェクト憲章の最後のセクションは承認セクションです。プロジェクトマネージャとプロジェクトスポンサー（または、長期のスポンサーがまだ任命されていない場合は、その仕事を始めた人）が文書に署名して日付を記入する必要があります。今日では、電子メールを使用している可能性が高いので、後で参照する必要がある場合に備えて、電子メール承認のコピーをプロジェクトファイルに保存してください。