ビジネスレターに最適なフォーマット

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ビジネスレターは、たとえばある会社から別の会社へ、またはある会社からその顧客、従業員、および利害関係者へ送信されることが多い正式な文書です。ビジネスレターは、個人間の職業上の通信にも使用されます。電子メールが最も一般的な連絡文書の形式として使用されていますが、印刷されたビジネスレターは、レファレンスレター、雇用確認、求人など、重要で重大なタイプの連絡文書にまだ使用されています。

効果的で洗練されたビジネスレターを書くことは、あなたがレイアウトと言語のために確立された規則を守る限り、従うのが簡単な仕事であることができます。あなたの受取人は定期的に相当量の通信文を読み、タイプミスや文法的な誤りがないよく実行された手紙を好むでしょう。経験則として、これを2回校正してから、同僚に見直させて、見逃したものがないことを確認します。

ビジネスレターのセクション

あなたのレターの各セクションは、あなたの連絡先情報とあなたの受取人のそれから始めて、適切なフォーマットに従うべきです。あいさつ手紙の本文。閉鎖;そして最後に、あなたの署名。

ビジネスレターフォーマット

以下は伝統的なビジネスレターのフォーマットで、読者との関係や希望する結果に基づいてそれを組み立てる方法のヒントが記載されています。

あなたの連絡先情報:

あなたの名前

あなたの職種

あなたの会社

あなたの住所

市、州郵便番号

あなたの電話番号

メールアドレス

日付

受取人の連絡先情報：

彼らの名前

彼らの称号

彼らの会社

会社の住所

市、州郵便番号

挨拶文：

あなたが具体的にあなたが演説している人に自信がないならば、「心配するかもしれない人に」を使ってください。
正式な挨拶文を使用してください。受信者がわからない場合は姓をクリックします。
あなたが受信者と非公式の関係を持っている場合にのみ、「親愛なる名」を使用してください。

からだ

フォーマットの基本

各段落の間、あいさつ文の後、終わりの上にスペースを追加して、シングルスペース行を使用します。
（左余白に対して）あなたの手紙を左揃えにします。

右トーンを打つ：

冒頭の段落を簡潔にして、あなたの手紙の目的を単純で対象を絞った言葉で明確にします。あなたは「私は…を参考にして書いています」から始めて、そこからあなたが言う必要があることだけを伝えることができます。

それ以降の段落には、読者にあなたの目的を完全に理解させるが、蛇行する文章や不必要に長い単語を避けるような情報を含めるべきです。繰り返しますが、注意を引くのは簡潔にしてください。

あなたの意図が何らかの方法で受取人を説得することであれば、それはお金を投資すること、あなたに照会すること、あなたを雇うこと、あなたとパートナーを組むこと、または問題を解決することです。たとえば、読者にチャリティイベントを後援してもらいたい場合は、その会社の慈善目的との重複を特定します。読者に、あなたを助けることはお互いに有益であると確信し、そしてあなたは彼らの支持を勝ち取るチャンスを増やすでしょう。

最後の段落を2文にしてください。単にあなたの書いた理由を繰り返し、あなたの要求を検討してくれた読者に感謝します。

無料で閉じる

閉じるためのいくつかの良いオプションがあります：

粛白、
敬具、
心から、
敬具

あなたの手紙がそれほど正式でない場合は、以下を使うことを検討してください。

ではごきげんよう、
ベスト、
ありがとうございました、
よろしく、

サイン：

あなたの最後のすぐ下にあなたの署名を書き、あなたの最後とあなたのタイプされたフルネーム、タイトル、電話番号、Eメールアドレス、そしてあなたが含みたい他のどんな連絡先情報の間にも４つのスペースを残しなさい。以下の形式を使用してください。

あなたの手書きの署名

フルネームを入力

タイトル

ビジネスレターの例

このビジネスレターのサンプルをモデルとして使用できます。テンプレートをダウンロードするか（Google DocsおよびWord Onlineと互換性がある）、または下記のテキスト版を読んでください。

辞書のテンプレートをダウンロードする

ビジネスレターの例（テキスト版）

あなたの名前

あなたの職種

あなたの会社

あなたの住所

市、州郵便番号

あなたの電話番号

メールアドレス

日付

受信者の名前

受信者のタイトル

受取会社

受取人の会社の住所

市、州郵便番号

親愛なる氏/ Ms。苗字、

私たちの今後のリベラルアーツ部門ジョブネットワーキングイベントに参加するようにあなたを招待したいと思います。このイベントは20XX年2月1日午後に開催されます。私たちは、リベラルアーツの学位を取得している新入社員を探している可能性がある地域のビジネスリーダーと出会う機会を、卒業したシニアに提供したいと考えています。

イベントはノーザン州立大学のコックス学生センターで開催され、2〜3時間ほど続きます。当社の学生と会うために会社の代表者に参加または送付することに興味がある場合は、できるだけ早めにお知らせください。テーブルを予約することができます。

あなたの時間をありがとう、そして私はあなたからすぐに聞くことを望みます。

敬具

あなたの署名（ハードコピーレター）

あなたの入力した名前

あなたの職種

あなたが電子メールの手紙を送っているなら、あなたの署名はわずかに異なるでしょう。連絡先情報を手紙の見出しに含めるのではなく、署名の下に記載してください。例えば：