プロの手紙とEメールの作成ガイドライン

紙の手紙かEメールで - プロの手紙を書くための最良の方法は何ですか？一方が他方よりも優れているわけではありません。場合によっては、電子メールを介して通信することが理にかなっていることもありますし、場合によっては、伝統的なタイプ、印刷、および署名付きの手紙を送る必要があるかもしれません。どちらを選択する場合でも、最高の職業的な手紙とEメールの作成およびフォーマットのガイドラインに従うことが重要です。

電子メールは速くて簡単ですが、電子メールメッセージの中には開封されないものがあります。あなたが書いている人やあなたが書いている理由によっては、入力して署名付きの手紙を送るか、オンラインでアップロードする必要があるかもしれません。

選択するメッセージの種類は、通信相手と通信の目的によって異なります。

プロの手紙とEメールの作成ガイドライン

すべてのよく書かれた手紙はいくつかのセクションを含みます。各セクションに含める情報と全体的な形式は、タイプレターを送信するのか、電子メールメッセージを送信するのかによって異なります。

あなたが手紙のさまざまな部分を知っていること、そしてそれぞれに何を記載すべきかが重要です。また、入力通信と電子メール通信の両方を処理して署名する方法を知る必要があります。手紙のさまざまな部分は次のとおりです。

• 連絡先
• あいさつ文
• レターの本文
• 閉鎖
• 署名

連絡先

連絡先情報を含める方法は、手紙の送信方法によって異なります。電子メールメッセージでは、あなたの連絡先情報はメッセージの最後にありますが、手紙では、あなたの連絡先情報はページの一番上にあります。連絡先情報セクションに含める内容と、入力された文字と電子メールの両方のサンプルを次に示します。

あいさつ文

あいさつ文はあなたの手紙のあいさつ文のセクションです。「親愛なるピーターソンさん」や「気になる人へ」など。職業上の対応に適した手紙のあいさつ文の例を次に示します。

レターの本文

あなたの手紙の本文はいくつかの段落を含みます。最初の段落には、あなたが書いた理由の紹介と簡単な説明を含めるべきです。 2番目の段落（およびそれ以降の段落）では、あなたが書いた理由をさらに説明する必要があります。最後の段落は、あなたが何かを要求しているのであれば、読者に行動を要求するか、あるいはあなたがどのようにフォローアップするかを述べるべきです。あなたの手紙の目的をはっきりさせるようにしてください。読者はあなたが何を求めているのか、そして彼らがどのようにあなたを助けることができるのかを知る必要があるでしょう。

または、サービスや支援を提供している場合は、提供できるものが明確になっていることを確認してください。

閉鎖

手紙は「よろしく」や「誠意をこめて」のような言葉で閉じられ、その後にカンマが続き、タイプされた手紙を送るのであればあなたの署名、Eメールメッセージを送るのであれば。以下は、ビジネスおよび雇用関連の連絡文書に適した手紙の締めくくりの例です。

署名

あなたの手紙への最後の仕上げはあなたの署名です。そして、それは電子メールメッセージの中に、あなたの連絡先情報を含みます。これは、手紙に署名する方法と、署名を設定して電子メールで送信する方法です。

手紙の書き方

あなたが彼らを非常によく知らない限り、正式にあなたが書いている個人に演説することは重要です。会社に連絡担当者がいない場合に使用できる一般的な情報を含むレターの送信方法は次のとおりです。

連絡文書の書式設定

メッセージに含める必要があるすべての情報が揃ったので、手紙や電子メールメッセージに使用する標準形式を確認します。

レターライティングガイドライン

次のステップはあなたの手紙を磨くことです。段落とページの上下の間には、十分なスペースを空けてください。また、読みやすいプロのスタイルとフォントサイズを選択する必要があります。あなたが言うことはあなたが書いている理由に左右されるので、あなたの個人的かつ職業的状況に合うようにあなたの手紙を調整するようにしてください。以下は、ページ余白、フォント、スペース、含める内容の詳細など、さまざまな種類の文字を書くためのステップバイステップガイドです。

• ビジネスレターの書き方
• カバーレターの書き方
• 求職願書の書き方
• レファレンスレターの書き方
• 辞表を書く方法
• ありがとうの手紙を書く方法
• LinkedInメッセージと招待ガイドライン
• プロのメールメッセージガイドライン

例とテンプレート

テンプレートを使用することは、基本的なフォーマットから始めているので、あなた自身の手紙やEメールメッセージを始めるのに素晴らしい方法です。手紙の適切な欄にあなたの情報を記入してください。

例を見ることも役に立ちます。なぜなら、あなたは自分の通信文で何を言うべきかについてアイデアを得るからです。

• レターサンプル：ビジネスレター、カバーレター、面接礼状、フォローアップレター、就職および却下レター、辞任レター、感謝状、ビジネスレター、その他のレターサンプルやテンプレートなど、書面によるサンプルを見直します。
• 電子メールメッセージの例：これらの電子メールの例には、雇用、求人、ビジネス用の電子メールメッセージの例、電子メールテンプレート、フォーマットされたメッセージの例、件名、グリーティングおよび署名の例が含まれます。

校正とスペルチェック

最後に、手紙を印刷またはアップロードするか、電子メールメッセージを送信する前に、スペルチェック、文法チェック、校正を行ってください。

間違いがないことを確認するためのヒントはそれを大声で読むことです。読み間違いだけで見逃した間違いに気付くでしょう。