職場におけるコミュニケーションの主な要素

ã€ç¬¬5å›žMMDæ¯æœ¬é¸ã€‘ã¡ã³ã¨ã·ã¡

効果的なコミュニケーションには、コミュニケーションのすべての要素が「共有された意味」、つまり私のお気に入りのコミュニケーション定義のために完璧に相互作用することが必要です。質問をしたり答えたりするときは特に重要です。

コミュニケーションの構成要素

コミュニケーションには5つの要素があり、6つ目はコミュニケーションが行われる職場の全体的な環境です。通信の構成要素は次のとおりです。

メッセージを送信している個人。 送信者は、受信者が送信者と意味を共有するように、メッセージを明確かつ十分な詳細で提示する必要があります。
メッセージのコンテキスト コンテキストは、メッセージの送信者によるメッセージの配信方法です。文脈には、ジェスチャー、ボディーランゲージ、表情などの非言語コミュニケーション、および声調などの要素が含まれます。メッセージのコンテキストの大部分は、受信者がメッセージ送信者を見て聞くことができるときにのみ利用可能です。たとえば、電子メールやIMの絵文字は、送信者が受信者からの入力なしでそれらを作成するため、不適切な代替品です。

文脈のもう一つの部分はコミュニケーションサークルに関与している感情です。送信者は怒っていますか？受信者は通信内容に無関心ですか、それとも送信者に嫌ですか。通常の人間の感情は、メッセージが正常に共有されるかどうかに影響します。

メッセージを受信した人 受信者は慎重にそして注意深く耳を傾け、明確さのために質問をし、そして受信者が送信者と意味を共有することを確かめるために言い換えなければなりません。受信者が送信者を信頼すると、効果的なコミュニケーションの可能性が高まります。
あなたが選ぶ配達方法。 配信方法は、メッセージの意味を伝えるのに最も効果的な媒体に基づいて選択する必要があります。通信方法は、コンピュータやモバイル機器の登場以来非常に多様であるため、配信方法に関する決定はより複雑になりました。配信方法は、送信者と受信者の両方の通信ニーズを満たす必要があります。

通信方法には、口頭によるコミュニケーション、インスタントメッセージ（IM）、電子メール、手紙、サイン、ポスター、ビデオ、スクリーンショット、電話、メモ、フォーム、文書などがあります。これらの方法は拡大し続け、仕事に関係することすべてについての即時のコミュニケーションに対する従業員の期待は高まり続けます。

特に、変更を求めたり、従業員に認識を提供したり、あるいは現場での質問を許可したりする可能性がある組織情報については、対面コミュニケーションが重要性を増しています。従業員はコンポーネントであるコンテキストにアクセスできるため、対面コミュニケーションも好まれています。

メッセージの内容 メッセージの内容は明確にし、受信者からの理解を得るのに十分詳細に提示し説明しなければなりません。メッセージの内容があるレベルで共鳴しており、すでに保持されている受信者の信念と関連している場合、それは最も効果的です。

良い質問をすることでコミュニケーションがどのように向上するか

James O. PyleとMaryann Karinchは効果的なコミュニケーションを助けるために以下を追加します。

人事から顧客サービスまで、悪い質問はほとんどすべての職場を汚染します。悪い質問は、しばしば不完全または誤解を招くような答えを促し、親密な関係を損なうことがあります。一方、良い質問は、効率性、能力、そして信頼関係を構築するための貴重なツールです。

6つのタイプの良い質問があります：直接、統制、繰り返し、固執、要約、そして無関係です。簡単に説明すると：

直接： あなたは基本的な疑問について簡単な質問を投げかけます。
コントロール： あなたがそれを尋ねるときあなたはすでにそれに対する答えを知っています。それは、その人が嘘をついているか、知らされていないか、あるいは注意を払っていないかを調べる方法です。
繰り返す： 同じ情報の後にある2つの異なる質問をします。
しつこい あなたは、同じ質問にさまざまな方法で尋ねて、必要な情報のあらゆる側面を探ります。
概要： あなたはソースに答えを再訪問する機会を与えることを意図した質問をします。

関係ない： それはあなたが知りたい主題に関するものではありませんが、その人がおそらくうそをつくことはないでしょう。それは、真実が「どのように」見えるのかを見て、その人があなたに開かれるようにするという目的を果たします。それはまた質問交換の文脈に結びつくことができる。

6種類の良い質問に関する詳細

直接

直接の質問が一番です：一つの疑問詞、一つの動詞、そして一つの名詞または代名詞。

あなたは誰？
パーティーで何が起こりましたか？
あなたはいつ事務所に着きましたか？
車の鍵はどこにありますか？
なぜあなたは早く会議を離れましたか。
そのiPadにいくら払いましたか。

コントロール

「私は意図的に直接の質問をしないつもりですか」と言うとき、あなたは回答の真実性や正確さをチェックするとき、あなたは統制質問を使い、一貫性を探します。

統制質問は、あなたが答えを知っている故意の質問であり、情報の発見に関するものではありません。彼らは行動の発見、言論のパターン、そして真実性や正確さのレベルについてです。おそらくそれはあなたがその人と前に話したことのあるものでしょう。

従業員がその人について文句を言うために電子メールを送信したために人事チームの誰かがその従業員を疎外したことを知っている場合は、「今日のPamelaでのパフォーマンスレビューでどうでしたか」などの管理質問をすることができます。情報;あなたの人事担当者がどのように質問に答えるのかを知りたいだけです。

繰り返す

あなたは二つの異なる方法で同じ情報を手に入れたいのです。たとえば、「営業部隊には何人の人がいるのですか」と尋ねた場合、話している人は「現場には22人います」と答えるかもしれません。 - 会社が足がかりを築いている地域など - 「販売地域はいくつありますか？」と質問する場合があります。

彼は「22」と回答するかもしれません。これは、営業担当者の人数を確認する方法です。それは絶対的なテストではありませんが、それは彼が前に言ったことに価値と信憑性を与えます。提供された情報を照合する2つの異なる質問です。

繰り返し質問を使用する際には、不一致を発見することもできます。この例のソースが28の販売地域があると回答した場合は、明確にしておくとよいでしょう。おそらく正当な理由があります - 営業部隊は通常28の補数を持っていますが、最近は非常に多くの売上高がありました、それらは6つの短いです - しかし、応答は数の間に不一致があるという事実を疑います人員および販売地域の数。その不一致は、問題を解決するためのさらなる疑問につながるはずです。

しつこい

質問に複数の回答が与えられる可能性がある交換では、完全な回答を得るために永続的な質問を使用してください。繰り返しの質問のように、あなたがその人が真実ではないとあなたが疑うならば、永続的な質問もまた役に立ちます。

「カリフォルニアへの休暇にどこに行きましたか？」と答えた「ディズニーランド」を引き出すかもしれません。ディズニーランドが唯一の場所である可能性はありますが、「他の場所」でその質問に従うのは論理的です。

その繰り返しの質問を回避してディズニーランドに関する質問に直接進むことは、その情報が別の時に漏れることがない限り、あなたがあなたの友人のカリフォルニア旅行の完全な写真を得る機会を逃すことを意味します。

概要

要約質問では、信憑性を判断して彼女が言ったことを情報源にフィードバックするのではなく、「実際に私が言ったことを言ったのか」と考える機会があります。

2ドアハッチバックからフルサイズの高級車まで、あらゆる種類の車を販売しています。若いカップルがショールームにやって来て、高級モデルのうちの1つを試乗するように頼みます。

「あなたはほとんどの時間車を何に使うのですか？」とあなたは尋ねます。

「仕事の前後に通勤しています。私たちは同じ建物で働いています」と彼女は言います。

"他に何のために車を使うのですか？"

“私の両親に会うために週末に旅行します。彼女は一時停止して、「彼らは百マイルも離れた所に住んでいます」と付け加えます。

「なぜあなたは高級車が最良の選択だと思いますか？」

彼らは一目を交換します。彼は言った、「私たちは他のものよりもそれが好きです」。

「あなたの好きな色は何ですか？」と彼女はまっすぐ見ています。

"赤。"

「じゃあ、これが正しかったかどうか見てみましょう。高級車にはフルサイズの赤いクルマが欲しいと思うのですが、この説明はあなたの望むものにどれほど適していますか？」この場合。）

彼らは別の一見を交換する。彼は言った、「私たちはより控えめな色が良いかもしれないと思います」。

「ラグジュアリーモデルについては、それがあなたにとって最良のモデルだと思いますか？」（これも、これまでに聞いたことを要約して検証する方法です。高価なモデルに夢中になっていないかどうかを確認します。他のことを考えたくない、あるいは最初の答えが顕著な事実を隠していたのであれば、

"私の父はこれが道路上で最も安全な車だと言っています。"

要約質問に対する答えは、実際にはそうであるかもしれないが、それがどのように見えるかによるものではないことをあなたに伝えています。行間を読みます。彼らはただ一緒に生活を始めたばかりです。彼女のお父さんはおそらく彼らを買うのを助けるだろう「路上で最も安全な車」を買うためにディーラーにそれらを送った。あなたは前払いとローンの申し込みがおそらくあなたに物語の残りを与えるだろうということを知って、販売を続けることに決めます。

このセールスエンカウンターに埋め込まれている質問のように、簡単な質問に興味を持って見たくないという人がいるかもしれません。あなたが最初に尋ねたのと全く同じ方法であなたが質問をするならば、彼らは正当な結論を持つかもしれません。

フレーズを変更したとしても、同じ質問を2回続けて実行したくない場合もあります。最初の質問と2番目の質問の間にある程度の距離を置いて、その質問を少し言い換えると、相手の発言に本当に興味がある人として出会うことができます。

無関係

あなたは、あなたの質問に答える人が強調されているように思われるかもしれません。適切でない質問は緊張を和らげることができます。または、メモを考えたり参照したりする時間が必要な場合もあります。そのため、質問を使用してちょっとしたスペースと時間を購入します。

「失敗した過去にどのようなプロジェクトを引き受けましたか」や「どのようにして問題を解決しようとしましたか」などの質問を投げかける際に、求職者に戦場尋問の真っ只中にいるように感じさせることができます。。

候補者は、「私は共通の目標を中心に部署を結ぶことで問題に対処しようとしました - 私の息子の小さなリーグチームにボールを打つことに集中させる方法です。」

あなたは彼のねじ込みと彼がどのようにそれを直そうとしたかの議論に戻る前に、「あなたはどのくらい長い間リトルリーグをコーチしましたか？」と尋ねることによって候補者に休憩を与えることができます。

最後に、すべての必要なコンポーネントから始めて最終的に不十分になってしまう問題を台無しにする2つの方法があります。良い.

質問から気をそらすあまりにも多くの修飾子または他の単語やフレーズを追加します。たとえば、「ビニール製のカウンタースツールがひび割れてダクトテープで覆われている食堂での朝食にはどうしましたか。」
答えを待っていないのも一般的です。あなたは「あなたの好きな食事は何ですか？」と尋ねます。その人はすぐに反応するのではなく、ちょっと考えます。あなたは「ローストビーフ」とチャイムします。沈黙あなたの耳を開く必要があるときに口を開けた結果としての発見、情報、見込みを失うことはありません。質問を最大限に活用するための「両耳1口」のルールを覚えておいてください。

環境とコミュニケーション
上記のコミュニケーションの要素は、メッセージを効果的に配信するために一緒に動作するときに共通の意味を促進します。これらの構成要素が発生する作業環境も、コミュニケーションとコミュニケーションが受け取られるかどうかに影響します。

あなたが正当な質問をするとき、あなたは信頼関係を築き、そして自信を刺激します。質問は意味を共有する職場コミュニケーションの基盤の別の部分を形成します

オープンコミュニケーション、従業員の関与、および共通の目標を強調する職場環境では、コミュニケーションはより頻繁で効果的です。しかし、重要なコミュニケーションに対する期待は、これらの最高の職場における水準を高めています。そのため、士気が高く、従業員が集中している職場環境であっても、従業員は何が起こっているのかわからないと不平を言います。

個々の職場のすべての構成要素および全体的な環境のために、コミュニケーションは依然として挑戦的です。誰が何をいつ知っている必要があるのかを知る必要があるという古くからの質問が、だれかの満足度について完全に答えられることは決してありません。

あまりにも多くの情報、不十分な情報、さらには情報過多であることについての従業員の苦情は、職場で共鳴し続けるでしょう。あなたはコミュニケーションの問題を決して解決することはありませんが、コミットメントと思慮深さで、あなたはあなたの対人コミュニケーションとあなたの職場コミュニケーションの両方の効果を高めることができます。

より効果的な職場コミュニケーションとの関連性
1. 優雅さと尊厳をもってフィードバックを受け取る
2. あなたの感情的知性を育てる方法
3. 難しい会話をする方法
4. フィードバック