プロジェクトスコープドキュメントの内容

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メリット

チームの全メンバーおよびプロジェクトの顧客と共有されていたプロジェクト範囲ステートメントは、プロジェクト管理の不可欠な部分です。その利点の中で：

プロジェクトの予想される機能、品質、およびタイミングに関するすべての関係者間の共通の理解
プロジェクトの他の利害関係者と連絡を取り合い、彼らの支持と関与を得る手段
顧客のニーズを満たすために必要な作業にチームの努力を集中させるためのツール

さらに、当初の範囲を超えた変更が提案された場合は、その記述が修正の見積もりおよび提案の基礎となります。変更がすべての利害関係者に受け入れられた場合は、適用範囲の記述を修正することができます。

入門

プロジェクトマネージャは、プロジェクトイニシアチブからの必要なアウトプットを理解し説明するために、チームメンバー、顧客、エグゼクティブスポンサー、およびその他の主要な利害関係者からのインプットを探す必要があります。これはしばしば成果物と呼ばれます。

成果物の説明には、プロジェクトのコストまたは許容可能なコスト範囲を含める必要があります。それはまた含まれるべき主要な特徴および配達のための時間枠を定義する。

顧客、プロジェクトマネージャ、プロジェクトチーム、およびエグゼクティブスポンサーによって合意された後は、慎重に管理され文書化された変更プロセスを使用してプロジェクトステートメントに対する変更を行う必要があります。

カスケードインパクト

スコープステートメントまたはドキュメントが合意されると、チームの各部分は、関連する作業、タイミング、およびコストの見積もりの基礎としてそれを使用します。範囲ステートメントがより正確で正確であるほど、作業チームが正確な見積もりとリソース要件を作成する可能性が高くなります。

除外が重要になることがあります

成果物から除外されることになっている特定の項目をリストすることは、プロジェクトの範囲の文書にとって珍しいことではありません。例えば、家を建てるという請負業者の範囲文書は、環境許可が所有者によって得られるべきであり、家を建てる請負業者の責任ではないと規定するかもしれません。

何が間違っているのか？

明確さの欠如は、プロジェクトのストレスと失敗の一般的な原因です。あいまいであいまいな範囲の文書では、議論の余地がある未解決の多くの問題が残されています。これらは、プロジェクトの機能、品質、タイミング、およびコストに影響を与える可能性があります。

避けるべきもう1つの落とし穴は「スコープクリープ」として知られています。範囲の記述が曖昧な場合、顧客は当初の計画の意図や範囲を超えた要求をしたくなります。

スコープを調整する

頻繁なスコープ変更はプロジェクトの完成を遅らせ、多大なコストを追加するかもしれませんが、それらは時には必要かつ合理的です。プロジェクトマネージャは、要求された変更を識別し、対応する時間、コスト、および作業負荷の見積もりをすべて修正し、変更が発生した場合の新しいリスクについてプロジェクトを再評価する「変更管理」プロセスに依存します。

プロジェクトマネージャとエグゼクティブスポンサーは通常、状況が完全に分析された場合にのみ、範囲の変更に関する最終決定を下します。変更は意思決定ログに記録されてから、大規模プロジェクトチームに伝達されます。